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Endlich gute Meetings

Jeden Tag ein Meeting. Mal gilt es aktuell anstehende Themen zu erörtern, mal Entscheidungen vorzubereiten oder Möglichkeiten zu diskutieren und Vorgänge zu analysieren. Erfolgreiche Besprechungen, die die erwarteten Ergebnisse bringen, sind leider nicht immer die Praxis.

Endlich gute Meetings

Jeden Tag ein Meeting. Mal gilt es aktuell anstehende Themen zu erörtern, mal Entscheidungen vorzubereiten oder Möglichkeiten zu diskutieren und Vorgänge zu analysieren. Erfolgreiche Besprechungen, die die erwarteten Ergebnisse bringen, sind leider nicht immer die Praxis.


Kennen Sie das? Teilnehmer, die unbefriedigt aus Besprechungen gehen; Chefs, die nicht all ihre Punkte durchbringen konnten, und dazu noch Besprechungsprotokolle, die nur bruchstückhaft sind.


Die Folgen sind eindeutig

Informationen, die bei einer Besprechung durch die eingebrachten Erfahrungen Einzelner kurzfristig an Qualität und damit an Wert für das Unternehmen gewonnen hatten, konnten nicht so dokumentiert und visualisiert werden, dass sie in gleicher Qualität den anderen Teilnehmern später zur Verfügung stehen. Oft fehlt allerdings schon die Validierung des gemeinsamen Verständnisses von Sachverhalten direkt während der Diskussion. Jeder kennt die Situationen, in denen gleiche Vokabeln benutzt werden, die aber fast jeder in der Runde etwas anders interpretiert.


Warum geht so manches schief?

Analysiert man nun die im Berufsleben typischen Besprechungen, so stößt man recht schnell auf einige wenige Problemkreise, die - und das ist das Erstaunliche - von den meisten Teilnehmern in ihrer Berufsausbildung, bei sonstigen Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen durchaus thematisiert und mit Skills zur Verbesserung durchgearbeitet wurden. Warum also dann immer wieder dieser Sitzungsfrust?


Wenn wir uns die am häufigsten zum Meetingfrust beitragenden Aspekte einmal anschauen, erkennen wir viele bekannte Situationen sofort wieder: 


  • Festlegung des Besprechungs-Typs und die dazu notwendige Vorbereitung erfolgt gar nicht oder ungenügend. Folge: Keine Entscheidungen auf Entscheidungs-Meetings; zu wenig Zeit; um alle Agenda Punkte zu erörtern; unzureichende Durchdringung von komplexen Themen; u.v.m.

  • Mangelhafte Moderation und schlechtes Zeitmanagement bei Besprechungen

  • Nicht vorhandene Validierung von Inhalten und unklare Abgrenzung von Fakten und Annahmen

  • Mangelhafte Dokumentation der tatsächlichen Besprechungsinhalte in Protokollen zur späteren Verfolgung der Themenentwicklung und Abhängigkeit verschiedener Aspekte untereinander

Die Liste lässt sich mit Sicherheit aus eigenen Erfahrungen jederzeit verlängern. Nun, wenn aber all diese Punkte bekannt sind, was können die Verantwortlichen und die einzelnen Teilnehmer tun, um diesen oft gespürten Meetingfrust gar nicht erst aufkommen zu lassen?


Schnelle Abhilfe - aber wie?

Patentrezepte, welche diese Probleme sofort aus der Welt schaffen können, gibt es leider nicht. Allerdings gibt es ein paar Punkte, bei denen man sofort ansetzen kann, und bei denen sich sofort Erfolge, hin zu wesentlich mehr Effizienz nachweisen lassen. Grundsätzlich ist die Planung von Besprechungen, das Agieren während der Besprechungen und die Art der Dokumentation während der Besprechung auf den Prüfstand zu stellen. Das hat eine Vielzahl von Konsequenzen, die, sofern man aufbauend darauf verschiedene Dinge ändert, sofort messbare Verbesserungen ergeben.


  • Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur der Planung von Besprechungen im Hinblick auf Typ, Inhalt, Zeitansatz und Vorbereitung

  • Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur der beim Meeting (und der Planung) verwendeten Infrastruktur wie z.B.: Projektor, Notebooks, Software (wie Outlook, PowerPoint ...)

  • Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur der festgesetzten Standards für die Meeting-Agenda und die Dokumentation während der Besprechungen sowie für die Protokolle

  • Reflektieren der Meetingmoderation und gegebenenfalls Korrektur der Vorgehensweise

Wissen wir doch alles!?

Mit Sicherheit gibt es in jeder Organisation Personen, die Analysen durchführen können und damit Verbesserungen erzielen. Schneller, präziser jedoch geht es mit externer Hilfe, da diese sich ganz themenunabhängig und ohne Rücksicht auf interne Befindlichkeiten mit dem Thema beschäftigen kann. Einzig die Entscheidung, etwas zur Verbesserung, zur Effizienzsteigerung bei diesem Aspekt der internen Kommunikation zu tun, fehlt häufig im Alltagsgeschäft vieler Unternehmen!  Die Themenstellung muss immer eng im Verbund mit der jeweiligen Organisation und den agierenden Personen angegangen werden. Bereits wenige Stunden intensive Auseinandersetzung mit den Beteiligten führen umgehend bei den folgenden Besprechungen zu spürbar besseren Ergebnissen, mehr Effizienz und zufriedeneren Teilnehmern bei Besprechungen führten.


Auf das wie kommt es an

Ein Coaching ist besonders effektiv. Der externe Berater muss mit in den Besprechungen sitzen und direkt erleben, wie die Dinge gehandhabt werden. Gerade als Außenstehender erkennt man häufig die Schwachstellen bei Besprechungen. In der Nachbesprechung werden die Verantwortlichen sensibilisiert, Vorschläge für Änderungen unterbreitet und nach erfolgter Umsetzung auch das Ergebnis zu bewertet.


Wirkung schon beim Behandeln von einer Baustelle

Dass ein Unternehmen die Art und Weise untersucht, wie Informationen während Besprechungen festgehalten werden und später in Protokollen auftauchen und diesen Prozess mit den vorhandenen Mitteln effektiver gestaltet, führt unweigerlich zu enormer Zeiteinsparung, reduziert deutlich Fehlerquellen und steigert die Produktivität aller Beteiligten. 


Über den Autor

Eckhard Moser ist Unternehmensberater und Trainer im Team von Lorenz-Seminare.


 


 

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