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Einladungen

Einladungen müssen immer wieder geschrieben werden: Ein Unternehmen lädt zum Tag der offenen Tür oder zum Besuch seines Messestandes ein, der Geschäftsführer feiert ein Jubiläum, eine neue Filiale wird eröffnet ...

Auch wenn Sie zu geschäftlichen Anlässen einladen, haben solche Briefe einen eher persönlichen Charakter. Je nachdem, wie viel "Privates" in Anlass oder Feier steckt, können Sie dafür auch von der Geschäftsbriefnorm abweichen, also beispielsweise auf den Firmenbriefkopf verzichten oder auf besonderem Papier drucken. Dass Sie modern und persönlich schreiben (ohne "flapsig" zu werden), versteht sich von selbst; das gilt ja heute für jeden Geschäftsbrief.


Was gehört in eine Einladung?

Die Antwort: alles, was der Empfänger an Informationen braucht - und alles, was Sie an Reaktion einfordern wollen, um optimal planen und organisieren zu können. Dazu gehören zum Beispiel: 


  • Der Anlass:

    Wir laden Sie herzlich ein, uns auf der X-Messe zu besuchen. (Wenn Sie einen Betreff verwenden, gehört der Anlass dorthin.)  


  • Zeit und Ort:

    Sie finden uns vom ... bis zum ... jeweils von ... bis ... Uhr in Halle 5, Stand V.8, gleich neben der Cafeteria. (Bei schwierig zu findenden Orten geben Sie am besten zusätzliche Hinweise wie im Beispiel oder legen eine Skizze bei. Bei einem mehrteiligen Programm kann auch ein grober Ablaufplan hilfreich sein.)  


  • Organisatorisches:

    Bitte geben Sie mir bis zum ... Bescheid, ob und mit wie vielen Personen Sie kommen möchten. (Hierher gehören auch beispielsweise Kleiderwünsche und Hinweise zu Mahlzeiten.)  


  • Antwortkarte oder -formular:

    Wenn Sie mehrere Daten der Eingeladenen abfragen möchten, können Sie ihnen und sich selbst die Sache leicht machen, indem Sie eine Antwortkarte beifügen oder ein Faxformular (ein Beispiel finden Sie im Kasten). Das Faxformular bietet den großen Vorteil, dass auch die Eingeladenen ein Exemplar und damit den Überblick behalten. 



Autor(en): Gabi Neumayer

Quelle: working@office Ausgabe Nr.: 01/2003

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