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7 Beispiele für gelungene Absagen per E-Mail

Nicht alle Einladungen kann oder will Ihr Chef annehmen. Mit unseren charmanten und individuell formulierten Briefen schreiben Sie auf jede Einladung eine freundliche und glaubhafte Absage – ganz gleich, ob es einen guten Grund dafür gibt oder nicht.

Einladungen per E-Mail absagen

Mit unseren 7 Beispiel-E-Mails fällt es Ihnen leichter, Einladungen für Ihren Chef abzusagen.

Je persönlicher die Einladung, desto wichtiger die Absage

Viele Führungskräfte erhalten am laufenden Band Einladungen: zur Messe, zur Geschäftseröffnung, zum Empfang und vieles mehr. Logischerweise kann Ihr Chef nicht alle Einladungen annehmen. Und zu manchen Veranstaltungen könnte er zwar hingehen, möchte er aber nicht. Fakt ist: Sie müssen sich etwas einfallen lassen.

Je enger der Kontakt und je persönlicher die Einladung ist, desto wichtiger ist eine Absage. Wenn der Eindruck entsteht, die Einladung wurde wahllos verschickt, fällt es nicht weiter auf, wenn Sie sich nicht zurückmelden.

Feiert aber der neue IHK-Präsident seinen Einstand, sollte Ihr Chef sich für die Einladung bedanken und absagen, wenn er nicht hingehen kann oder mag.

Müssen Sie sich per Brief bedanken?

Eine E-Mail ist schon sehr praktisch. Doch wägen Sie ab, wann diese Form angemessen ist und wann nicht. Bleiben wir beim Beispiel des IHK-Präsidenten.

Wenn eine offizielle Einladung verschickt wurde und es besteht eine enge Bindung zur örtlichen IHK, ist die Absage per Brief die richtige Entscheidung.

Eröffnet jemand eine neue Filiale und lädt per E-Mail oder Postkarte ein, reicht es, wenn Sie per E-Mail absagen und alles Gute für den Neustart wünschen.

Einladungen absagen – wie schnell sollten Sie reagieren?

Die Entscheidung, ob Ihr Chef teilnehmen möchte oder nicht, ist in der Regel schnell getroffen.

Reagieren Sie am besten binnen zwei Tagen, nachdem Ihr Chef die Einladung erhalten hat – mit unseren Formulierungsideen geht das ruckzuck.

Sie können sich nicht im Namen Ihres Chefs bedankenSehr häufig schreiben Assistentinnen: „Herr Berger bedankt sich sehr für die Einladung, bedauert aber …“

Unsere Meinung: Das ist zwar üblich, aber unhöflich und wirkt arrogant.

Stellen Sie sich vor, Sie laden jemanden zu einer Party ein und der hält es nicht für nötig, persönlich abzusagen, sondern delegiert den „Vorgang“. Lassen Sie den Gedanken sacken. Vielleicht stimmen Sie dann mit unserer Einschätzung überein. Auch ist die persönliche Absage Ihres Chefs nicht aufwändig. Sie schreiben den Brief, er unterschreibt. Sie entwerfen für ihn eine E-Mail, er verschickt sie.

Und wenn Sie trotzdem die Absage verschicken müssen?

Sie finden in diesem Beitrag zwei Beispiele für „Assistentin bedankt sich im Namen des Chefs“, da einige Chefs und Chefinnen darauf bestehen, dass die Sekretärin den Brief in seinem oder ihrem Namen schreibt. Und wir möchten Sie bei dieser Aufgabe unterstützen.

Beide Texte stellen jedoch besondere Situationen dar. So ist es beispielsweise legitim, wenn

  • die Assistentin eine Einladung der IHK absagt, die an einen großen Personenkreis verschickt wurde und beispielsweise von einer Sachbearbeiterin ausgesprochen wurde, oder
  • der Chef über einen längeren Zeitraum abwesend ist und die Assistentin mit Grüßen und der Bitte um Entschuldigung absagt.

Unser Tipp: Absagen von Assistentin zu Assistentin sind immer möglich. Werden Sie also gebeten, Ihre Zu- oder Absage an eine Assistentin zu verschicken und nicht an den Einladenden, dann können Sie das gern tun und müssen Ihren Chef nicht bitten.

So profitieren Sie und Ihr Chef von gekonnten Absagen

Jegliche Kommunikation mit Geschäftspartnern beeinflusst die Beziehung zu ihnen. Positive, wertschätzende Kommunikation kommt bei jedem gut an.

Wenn es Ihnen gelingt, auch Absagen so zu formulieren, dass der Empfänger Ehrlichkeit, Aufrichtigkeit und Wertschätzung spürt, unterstützen Sie damit die gute Beziehung.

Und Sie erleichtern sich und Ihrem Chef den weiteren Kontakt zu diesem Geschäftspartner.

So nicht:Besser so:

Recht herzlichen Dank für Ihre freundliche Einladung.

Unsere Meinung: Eine Formulierung, mit der man vermeintlich nichts falsch macht. Nur, dass sie seelenlos wirkt.

Was für eine schöne Überraschung. Herzlichen Dank für Ihre Einladung.

Unsere Meinung: So drücken Sie wirkliche Freude aus.

Ich möchte mich recht herzlich für Ihre freundliche Einladung zu Ihrem Firmenjubiläum bedanken.

Unsere Meinung: „Möchten?“ – tun Sie‘s!

Vielen Dank für Ihre Einladung zu Ihrem 50. Firmenjubiläum. Ich freue mich sehr.

Unsere Meinung: So spricht man –und so kann man auch schreiben.

Herr Schröder bedankt sich recht herzlich für Ihre freundliche Einladung zu Ihrem Firmenjubiläum.

Unsere Meinung: Nur in Ausnahmesituationen können Sie für Ihren Chef absagen. In der Regel ist das unhöflich.

Ich gratuliere Ihnen zu Ihrem 25. Firmenjubiläum! Danke, dass Sie mich dazu eingeladen haben.

Unsere Meinung: Starten Sie mit einem Dank und formulieren Sie dann „locker“ weiter.

Ich nehme Bezug auf Ihre freundliche Einladung zum …

Unsere Meinung: Anwaltsdeutsch hat in einer freundlichen Absage gar nichts verloren.

Sie haben mich zu Ihrer Geburtstagsfeier eingeladen. Danke – ich freue mich sehr darüber.

Unsere Meinung: Klingt das für Sie nicht auch viel freundlicher und ehrlicher?

Mit großem Bedauern muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich Ihrer Einladung nicht folgen kann.

Unsere Meinung: Das ist arg theatralisch. Und eine Einladung kann man auch einfach „nicht annehmen“. 

Ich kann leider nicht dabei sein.

Unsere Meinung: Schreiben Sie, wie es ist. So würden Sie auch reden.

Aufgrund anderweitiger terminlicher Verpflichtungen muss ich leider absagen.

Unsere Meinung: Der Standardabsagesatz. Den haben Sie bestimmt auch schon häufiger gelesen.

Mein Terminkalender macht mir einen Strich durch die Rechnung.

Unsere Meinung: Trauen Sie sich, ein wenig umgangssprachlicher zu schreiben. Das ist glaubhaft.

Einladungen absagen: 7 Musterformulierungen

Weitere praktische Tipps und Muster für Ihre professionelle Korrespondenz finden Sie hier ...

Absage mit Dank für Einladung zum Unternehmertreffen

Chef → Unternehmer/Veranstalter

Betreff: Danke schön für die Einladung

Lieber Herr Dr. Henkel,

vielen Dank für Ihre Einladung zum diesjährigen Unternehmerforum.

Die Veranstaltung im letzten Jahr ist mir noch in guter Erinnerung, und für dieses Jahr haben Sie ebenfalls wieder interessante und spannende Themen auf die Agenda gesetzt.

Doch ich muss leider verzichten. Mein Kalender macht mir an diesem Tag einen Strich durch die Rechnung. Ich bedauere das sehr.

Ich wünsche Ihnen eine rundum gelungene Veranstaltung.

Beste Grüße

Holger Lorenz

Absage mit Dank für Einladung zur Verabschiedung

Chef → Geschäftspartner

Betreff: AW: Einladung zur Verabschiedung

Lieber Herr Stolz,

ich betrachte die Einladung zu Ihrer Verabschiedung mit einem lachenden und zwei weinenden Augen.

Zum einen freue ich mich für Sie, dass Sie schon bald Zeit für all die Dinge haben, die während Ihres Berufslebens möglicherweise zu kurz gekommen sind. Zum anderen wäre es mir lieber, Sie blieben Ihrem Unternehmen und mir als Ansprechpartner erhalten. Und das zweite weinende Auge sieht, dass ich, egal wie ich es drehe und wende, am 12. März keine Zeit habe, persönlich Adieu zu sagen. Ich habe mich trotzdem sehr gefreut, dass Sie an mich gedacht haben und mich dabeihaben möchten.

Ich vertraue darauf, dass wir zumindest noch einmal telefonieren werden, bevor Sie sich anderen Dingen widmen.

Es grüßt Sie herzlich

TLS Consulting

GmbHRolf Richter

Absage mit Dank für Einladung zum 10. Firmenjubiläum

Chefin → Geschäftspartner

Betreff: Vielen Dank!

Guten Tag, lieber Herr Klostermann,10 Jahre Klostermann GmbH – das ist wahrlich ein Grund zum Feiern. Sie haben sich in 10 Jahren ein solides Unternehmen aufgebaut. Darauf können Sie zu Recht stolz sein. Und ich wäre sehr gern dabei, wenn Sie diesen besonderen Moment feiern. Vielen Dank für Ihre Einladung!

Jetzt kommt leider ein „Aber“: Mein Terminkalender macht mir an diesem Tag einen Strich durch die Rechnung. Keine Chance, was ich auch versuche. Es tut mir sehr leid, dass ich nicht dabei sein kann, um Ihnen persönlich zu gratulieren.

Ich wünsche Ihnen, dass Sie eine rundum gelungene Feier erleben werden – mit vielen Gästen, die Ihre Freude über das Erreichte teilen.

Es grüßt Sie aus Heidelberg

Scherzinger GmbH

Birgit Jansen

Geschäftsführerin

Absage mit Dank für Einladung zum 50. Geburtstag

Chef → Geschäftspartnerin

Betreff: Hoch sollen Sie leben!

Liebe Frau Dr. Stattner,

herzlichen Dank für die schöne Einladung zu Ihrem 50. Geburtstag. Ich wäre sehr gern dabei, um mit Ihnen anzustoßen und Sie hochleben zu lassen.

Doch ausgerechnet an diesem Tag ist terminlich bei mir „die Hölle los“. Ich kann mich nicht loseisen, so gern ich es auch täte.

Ich wünsche Ihnen eine wirklich schöne Feier mit gut gelaunten Gästen und vielen Geschenken.

Genießen Sie Ihren Ehrentag!

Mit den besten Grüßen aus Hamburg

Petersen KG

Ralf Schuster

Absage mit Dank für Einladung zur Veranstaltung bei der IHK

Sekretärin → IHK-Mitarbeiterin

Betreff: AW: Einladung zur Informationsveranstaltung am 20. Februar 20..

Guten Tag, sehr geehrte Frau Scheiber,

Dr. Patrizia Stark hat mich gebeten, Ihnen herzlichen Dank für die Einladung zu sagen.

Sie profitiert sehr von den Veranstaltungen, die Sie regelmäßig für die Unternehmen der Region organisieren, und dankt Ihnen, dass Sie sie dazu stets einladen.

Die Themen der Februarveranstaltung erscheinen ihr erneut sehr interessant. Umso mehr bedauert sie, nächsten Monat nicht dabei sein zu können.

Bitte werten Sie ihre Absage nicht als Desinteresse und führen Sie sie weiter in Ihrem Verteiler.

Freundliche Grüße

Wagner GmbH

Thea Zuber

Assistenz Dr. Patricia Stark

Dank und Absage auf Einladung zur Eröffnung neuer Geschäftsräume

Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: AW: Einweihung unserer neuen Geschäftsräume

Sehr geehrter Herr Stelzer,

Rolf Stegner hat mich gebeten, Ihnen sehr herzlich für die Einladung zur Eröffnung Ihrer neuen Geschäftsräume zu danken. Er ist im Augenblick sehr viel unterwegs und bittet um Entschuldigung, dass er sich nicht persönlich bei Ihnen meldet.

Er ist natürlich neugierig, Ihr neues „Zuhause“ zu sehen, schaff t es jedoch beim besten Willen nicht, Platz in seinem Kalender freizuschaufeln. Ich habe auch alles versucht – leider vergeblich.

Herr Stegner wird sich auf jeden Fall noch persönlich bei Ihnen melden und schickt auf diesem Weg schon mal beste Wünsche für ein schnelles Einleben im neuen Domizil.

Freundliche Grüße

Carola Merz

Assistenz Rolf Stegner

Absage mit Dank für Einladung zur Eröffnung einer Filiale

Bankvorstand → Kunden

Betreff: Eröffnung Ihrer Filiale

Lieber Herr Struebig,

Ihre Einladung strotzt ja vor Optimismus. Zwischen den Zeilen habe ich regelrecht den frischen Wind dieses Neustarts gespürt. Danke schön, dass Sie mich dabeihaben möchten.

Gern wäre ich gekommen, um die Stimmung dieses Neubeginns zu erleben und auf mich wirken zu lassen. Aber ich müsste die Eröffnungsfeier schon nach kurzer Zeit wieder verlassen, da seit Längerem ein nicht verschiebbarer Termin in meinem Kalender steht – keine Chance, daran ist nichts zu rütteln.

Ihr Startschuss wird hoffentlich viele gute Kunden und Geschäftspartner anlocken und bei allen einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen.

Einen Stapellauf nach Maß und dann viel Wind in Ihren Segeln wünscht Ihnen

Sparkasse Frankfurt-Nord

Roger Massmann

Mitglied des Vorstands

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