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E-Mail Basics: präzise Korrespondenz

E-Mails sind nach wie vor das mit am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel in der Arbeitswelt. Da wir täglich eine ganze Flut an E-Mails nicht nur erhalten, sondern auch selbst schreiben, übersehen wir manchmal das Wesentliche.

E-Mail Basics: präzise Korrespondenz

Die Folge ist, dass Dinge, die wir für längst erledigt gehalten haben, mit etlichen Rückfragen wieder bei uns auf dem Monitor landen. Das kann man jedoch ganz einfach vermeiden. Der folgende Artikel zeigt einige Grundregeln für die effektive elektronische Post.

Achten Sie auf einen aussagekräftigen Betreff

Konkretisieren Sie den Betreff, damit der Empfänger mit einem Blick erfassen kann, worum es in Ihrer Mail geht. Statt so ...

Unser Telefonat am 1. Dezember 2016
Guten Tag, Frau Schmelz,

vielen Dank für das angenehme Telefonat am 1. Dezember 2016. Gerne bestätigen wir Ihnen den Termin 15. Dezember 2016 um 14:00 Uhr in unserem Hause. Wir wünschen Ihnen eine gute Anreise und freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.
Freundliche Grüße

... besser so:

Terminbestätigung

Guten Tag, Frau Schmelz,
vielen Dank für das nette Telefonat am 1. Dezember 2016. Gerne bestätigen wir Ihnen den Termin in unserem Hause:
Datum: Mittwoch, 15. Dezember 2016
Dauer: 14:00 bis 15:30 Uhr
Teilnehmer: Peter Schneider, Personalleiter; Marie Pauli, Personalreferentin
Ort: Muster GmbH, Marienstraße 1, 12345 Musterhausen,
Raum XL27
Gerne können Sie einen unserer Besucherparkplätze direkt vorm Haus nutzen. Wir wünschen Ihnen eine gute Anreise und freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.
Freundliche Grüße

Achten Sie auf vollständige Informationen und Übersichtlichkeit

Diese Variante ist deutlich besser strukturiert und dadurch übersichtlicher. Der Text ist klar in Einleitung, Hauptteil und Schluss gegliedert, sodass der Empfänger die wesentlichen Informationen sofort erkennen kann. Das Thema ist im Betreff genannt; ein Blick verrät also, worum es geht. Nicht nur der Anfangstermin, sondern auch das Ende der Besprechung ist angegeben, sodass der Empfänger seine Zeit planen kann. Der Empfänger erfährt außerdem, wer seine Gesprächspartner sind und welche Position sie haben.
Der Ort ist klar definiert und der Empfänger weiß genau, welche Adresse er in seinem Navigationssystem eingeben muss und wo er parken kann.

Konkrete Zeitangaben sind wichtig

Statt so ...
Teammeeting am 15. Dezember 2016
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 15. Dezember findet unser Teammeeting statt. Frau Müller wird wie gewohnt die Tagesordnung erstellen. Bitte teilen Sie ihr Ihre Tagesordnungspunkte so bald wie möglich mit.
Freundliche Grüße

Auch hier ist der Betreff nicht aussagekräftig genug. Weshalb wird die Botschaft des Betreffs im Briefanfang wiederholt? Wann ist „so bald wie möglich“? Ohne konkrete Zeitvorgabe ist kein zielgerichtetes Handeln möglich.
... besser so:

Ihre Tagesordnungspunkte für das Teammeeting am 15. Dezember 2016
Liebe Kolleginnen,
liebe Kollegen,
bitte senden Sie Frau Melanie Müller bis Freitag, 15.12.2016, die Themen zu, die Sie in diesem Meeting besprechen möchten. Nur so ist ein zielgerichteter und strukturierter Ablauf des Meetings möglich.
Herzlichen Dank und freundliche Grüße

Formulieren Sie so konkret wie möglich

Statt so ...
Terminplanung 2. Halbjahr 2016
Sehr geehrter Herr Maus,
bitte rufen Sie mich am Montag einmal an.
Herzlichen Dank und freundliche Grüße

Diese E-Mail ist zwar kurz und freundlich. Herr Maus wird sicherlich versuchen, Sie zu erreichen, doch er hat keine Möglichkeit, sich auf diesen Anruf gezielt vorzubereiten. Auch weiß er wahrscheinlich nicht, wann er Sie am Montag am besten erreichen kann.
... besser so:

Seminarplanung 2. Halbjahr 2016

Guten Tag, Herr Maus,
gerne würden wir auch im zweiten Halbjahr mit Ihnen zusammenarbeiten.
Bitte rufen Sie mich am Montag, 4. März 2016 zwischen 14:00 und 16:00 Uhr an, damit wir Termine vereinbaren können. Wir planen, je zwei Seminartage zum Thema „Moderne Korrespondenz“ in den Monaten Juli, September und November anzubieten. Bitte prüfen Sie, welche Termine Sie uns in diesen Monaten reservieren können.
Herzlichen Dank und freundliche Grüße


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