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E-Mail an alle: So verbreiten Sie wichtige Informationen freundlich und wirkungsvoll

Ob Sie neue Strukturen ankündigen oder regelmäßige Termine organisieren müssen – diese Tipps unterstützen Sie dabei, Ihre E-Mails an alle schnell versenden zu können.

Wirkungsvoll Informationen per E-Mail verbreiten

Verbreiten Sie Informationen an alle Kolleginnen und Kollegen freundlich und wirkungsvoll!

E-Mail an alle: Der Ton macht die Musik!

Es mag sein, dass Sie gerade jetzt viel um die Ohren haben. Die Kollegen vielleicht auch. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, wichtige E-Mails zwischen Tür und Angel zu formulieren. Denn dabei bleibt die Höflichkeit ungewollt schon mal auf der Strecke.

Wenn solch eine E-Mail einen gestressten Kollegen erreicht, ist der vielleicht genervt und verhält sich nicht so kooperativ, wie Sie es von ihm gewohnt sind.

Freundlich und partnerschaftlich formulieren bei der E-Mail an alle

Sie erreichen Ihre Ziele leichter, wenn Sie partnerschaftlich statt distanziert formulieren. Dazu sollten Sie diese drei wichtigsten Tipps befolgen:

  1. Verwenden Sie mehr Verben als Substantive.
  2. Sprechen Sie die Kollegen direkt an.
  3. Dosieren Sie bitte und danke richtig.

Diese Formulierungen sollten Sie vermeidenFormulieren Sie besser so

Wir bitten um Beachtung der neuen Reisekostenrichtlinie.

Meine Meinung: „Beachtung“ ist ein hartes Substantiv. Und es folgt keine direkte Ansprache in diesem Satz. Das wirkt zusammen unfreundlich.

Bitte beachten Sie die neue Reisekostenrichtlinie. Sie gilt ab sofort.

Meine Meinung: Aus „Beachtung“ wird „beachten“, und schon gibt es eine direkte Ansprache. Das liest sich viel freundlicher.

Rückmeldungen zur Tagesordnung werden bis zum xx. erbeten.

Meine Meinung: Passivisch formulierte Texte wirken besonders distanziert. Ergänzt wird der Eindruck durch die beiden „ung-Wörter“.

Bitte geben Sie mir bis zum xx. Bescheid, wenn Sie die Tagesordnung ergänzen möchten.

Meine Meinung: Ergänzt um ein „bitte“ und geschrieben wie gesprochen wirkt die Aufforderung schon viel freundlicher.

Muster: Bitte an alle, Besucher anzumelden

Empfangssekretärinnen → alle Kolleginnen und Kollegen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir bitten um Ihre Unterstützung.

Zu 90 Prozent funktioniert es gut, dass Sie uns am Empfang spätestens am Vortag per E-Mail sagen, welche Gäste Sie am nächsten Tag erwarten. Vielen Dank dafür. Dann sind wir vorbereitet, können die Damen und Herren teilweise sogar mit Namen begrüßen, die Ausweise vorbereiten und sie auf unserer Willkommenstafel namentlich willkommen heißen. Die Besucher, so unser Eindruck, fühlen sich bei uns gut aufgehoben.

Leider können wir 10 Prozent der Besucher diesen Empfang nicht bieten, weil wir nicht wissen, dass sie kommen.

Bitte – auch wenn viel zu tun ist, denken Sie daran, uns Ihre Besuchstermine durchzugeben. Das wäre eine große Hilfe, und den Gästen würde das bestimmt auch gefallen.

Es grüßen Sie

die Kolleginnen vom Empfang

Regina Meyer     Bärbel Hof     Christiane Huber

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