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Die aktuellen Duz- und Siez-Regeln fürs Büro – auch für schwierige Situationen

Heute duzt doch jeder jeden. Oder etwa nicht? Lesen Sie in diesem Beitrag alles rund ums Duzen und Siezen und was man machen kann oder auch nicht – damit Sie Fettnäpfchen vermeiden und immer alles richtig machen.

Duz- und Siezregeln

Manche Situationen sorgen für Unsicherheit – wann darf die Kollegin oder der Kollege geduzt werden?

Duzen – was „früher“ undenkbar war

Heutzutage gibt es Unternehmen, in denen alle Mitarbeiter den Vorstandsvorsitzenden duzen. Das wäre vor zehn Jahren in einem deutschen Unternehmen undenkbar gewesen. Aber: Die Globalisierung macht es möglich.

Ist das schlimm? Das sieht jeder anders. Einige empfinden es als positiv, andere tun sich schwer damit, dass Hierarchien nicht mehr durch Siezen gekennzeichnet sind.

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Allerdings: Das Wegfallen der klassischen Umgangsformen durch globalisierte Unternehmen macht die Empfehlungen für das Duzen und Siezen nicht einfacher. Wir geben Ihnen trotzdem einen Leitfaden an die Hand, an dem Sie sich im Duz-Dschungel orientieren können.

Die aktuellen Empfehlungen zum Duzen und Siezen im Büro

Für den geschäftlichen Umgangston gilt die Anrede mit „Sie“ und dem Nachnamen und Titel, soweit vorhanden.

Wer wem das Du anbietet, ist so geregelt:

  1. Der Ranghöhere bietet zuerst das Du an. Also müsste Ihr Chef Ihnen das Du anbieten und nicht umgedreht – auch nicht, wenn Sie älter sind als Ihr Chef.
  2. Im Privatleben bietet der Ältere dem Jüngeren das Du an. Sie können also Ihrer älteren Nachbarin nicht einfach das Du anbieten. Darauf müsste die alte Dame schon von allein kommen.
  3. Es ist heute egal, ob die Frau oder der Mann den Wunsch, zu duzen, zuerst äußert. Das macht es etwas einfacher. Sie müssen nicht mehr überlegen, ob die jüngere Frau dem älteren Mann im Privaten das Du anbieten darf. Das darf Sie nämlich streng genommen nicht. Denn es gilt: Der Ältere bietet dem Jüngeren das Du an.

Führt Duzen zu Respektlosigkeit?

Weit verbreitet ist die Ansicht, dass, sobald man einander duzt, Hemmungen rasch verloren gingen – nach dem Motto: „Du Blödmann“ ist schneller gesagt als „Sie Blödmann“.

Doch stimmt das wirklich? Wenn Sie eine Kollegin, Ihren Chef oder einen Mitarbeiter duzen, muss dies keine negativen Auswirkungen haben. Nicht zwangsläufig sinken die Hemmschwellen. Nicht zwangsläufig beschimpft man einander schneller, nur weil man sich duzt. Genauso wenig führt das Duzen automatisch zu Vertrautheit, Vertrauen und Sympathie. Nur weil Sie sich mit jemandem duzen, sind Sie noch lange nicht miteinander befreundet.

Entscheiden Sie, mit wem Sie sich duzen

Nicht jeder Mensch versteht, dass Duzen nicht mit mangelndem Respekt gleichzusetzen ist. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Gesprächspartner sich Ihnen gegenüber auch dann respektvoll verhalten kann, wenn er Sie duzt, können Sie ein Duz-Angebot getrost annehmen oder ihm selbst das Du anbieten. Wenn Sie den Menschen so einschätzen, dass für ihn das Duzen mit Respektverlust und geringer Wertschätzung einhergeht, lassen Sie es lieber.

Wann ist es sinnvoll, das Du anzubieten?

Es ist ganz allein Ihre persönliche Entscheidung, ob und wann Sie jemandem das Du anbieten.

Es gibt keine allgemeinen Empfehlungen dazu. Möglicherweise helfen Ihnen die folgenden Überlegungen:

Es ist Ihnen und Ihrem Gesprächspartner schon öfter passiert, dass Ihnen beiden das Du herausgerutscht ist? Offensichtlich verspüren Sie so viel Nähe zueinander, dass das Du längst überfällig ist.

Sie haben sich mit einem Kollegen oder einer Kollegin schon häufiger privat getroffen, zum Beispiel auf einen Kaffee nach der Arbeit? Das Siezen erscheint Ihnen dann vielleicht etwas künstlich.

Bevor Sie das Du anbieten, fragen Sie sich:

  • Warum möchte ich diesen Kollegen, diese Kollegin duzen?
  • Wäre auch die Zwischenlösung mit Vornamen und Sie denkbar?
  • Wird sich das Arbeitsklima hierdurch voraussichtlich verbessern, im Falle einer Ablehnung verschlechtern?
  • Hat dieser Kollege nach meiner bisherigen Einschätzung eine ähnliche Einstellung wie ich zum Duzen, oder muss ich unangenehme „Nebenwirkungen“ wie zum Beispiel plumpe Vertraulichkeit von seiner Seite befürchten?
  • Bringe ich den Kollegen damit vielleicht in eine unangenehme Situation? Vielleicht schätzt er das Siezen für meine Beziehung zu ihm.


Wie Sie das Du anbieten, ohne den anderen zu überrumpeln

Auch wenn Sie sich sicher sind, eine Person duzen zu wollen, muss diese das nicht genauso sehen. Sie sollten also immer damit rechnen, dass Ihr Gegenüber Ihr Angebot ablehnt. Und vor allem sollten Sie Ihr Angebot so formulieren, dass die Person ablehnen kann.

So nicht:

„Also, ich finde, wir kennen uns jetzt lange genug, dass wir uns duzen können. Ich bin die Meike.“

Meine Meinung: Das ist überrumpelnd und nicht wertschätzend. Der andere hat kaum eine Chance abzulehnen. Es klingt auch nicht wie ein Angebot, sondern wie ein Beschluss. So sollten Sie nicht über andere verfügen.

So formulieren Sie ein echtes Duz-Angebot

„Wir kennen uns jetzt schon längere Zeit und verstehen uns gut. Ich fände es schön, wenn wir uns duzen würden.

Wenn Sie lieber beim Sie bleiben möchten, verstehe ich das und respektiere Ihre Einstellung. An unserem guten Verhältnis wird sich dadurch nichts ändern.“

So machen Sie es Ihrem Gegenüber leicht, eine aufrichtige Entscheidung zu treffen.

2 heikle Duz-Angebote und wie Sie stilsicher reagieren

1. „Überfall“ am ersten Arbeitstag

Es ist Ihr erster Tag in der neuen Firma. Sie werden begrüßt mit: „Hallo, ich bin die Britta, wir sitzen uns gegenüber. Ich zeig dir erst mal alles.“

Fühlen Sie sich durch eine solche Begrüßung überrumpelt? Vielleicht. Und Sie halten es für ungeschickt, gleich am ersten Tag zu sagen, dass Sie nicht geduzt werden möchten? Verständlich. Aber wie geht es jetzt weiter?

Unabhängig davon, ob Sie ein Freund des Duzens sind oder nicht – Sie mögen sich durch diese Begrüßung „überfallen“ fühlen. Aber wehren Sie sich nicht, denn schließlich ist es Ihr erster Arbeitstag und Sie möchten es sich nicht sofort mit den anderen verderben.

Mein Tipp: Finden Sie heraus, ob sich im Unternehmen alle duzen. Fragen Sie einfach danach: „Duzen sich hier alle?“ Wenn die Antwort ja lautet, haben Sie keine Chance auszuscheren.

Ja, Sie könnten auf die Sie-Ansprache pochen, doch damit würden Sie sich ins Aus bugsieren.

Wenn sich nicht alle duzen, sollten Sie die Kollegen innerhalb der ersten Tage darauf ansprechen, dass Sie lieber beim Sie bleiben möchten – vorausgesetzt, das ist wirklich Ihr Wunsch.

So könnten Sie formulieren:

„Ich freue mich sehr über den herzlichen Empfang, den Sie mir bereitet haben. Ich komme nur nicht so gut damit klar, dass wir uns schon duzen. Ich würde sehr gern noch beim Sie bleiben und später schauen, ob wir uns duzen. Das hat nichts mit Ihnen zu tun. Ich bin da einfach etwas altmodisch.“

Oder:

„Das finde ich aber sehr nett von Ihnen, dass Sie mir das Du anbieten. Lassen Sie mir doch noch ein bisschen Zeit, mich einzugewöhnen. Ich kenne das aus meiner alten Firma nicht, dass man sich beim Vornamen nennt. Ist das erst mal okay?“

2. Duz-Falle Firmenfeste

Beispiel:

Tina geht nicht gern zu Betriebsfesten oder Weihnachtsfeiern. In der Regel trinken die Kollegen reichlich Alkohol und werden schon mal zu vertraulich. In diesem Jahr ist es Holger Hubschmidt, Bereichsleiter Technik, der ihr an der Sektbar das Du anbietet. Es ist mehr ein Aufzwingen als ein Angebot.

Tina hat nicht das Gefühl, dass sie eine Wahl hat. Jetzt graut es ihr davor, Herrn Hubschmidt – besser gesagt: Holger – auf dem Flur zu treffen. Er ist so gar nicht der Typ, den sie gern duzen würde. Tina beschließt, „Holger“ erst einmal aus dem Weg zu gehen.

Haben Sie auch schon einmal darüber nachgedacht, erst gar nicht zur Weihnachtsfeier zu gehen, damit Ihnen dort keiner das Du anbieten kann?

Klar ist: Durch Alkoholgenuss sinkt die Hemmschwelle – der Umgangston wird zwangloser als gewöhnlich. Das Du kommt einem sehr leicht und teilweise wahl- und gedankenlos über die Lippen. Firmenfeste sind also die reinste Duz-Falle.

Gleichzeitig bietet sich jedoch die Chance, das Verhältnis zu den Kolleginnen und Kollegen zu verbessern. Vielleicht wäre Ihnen das Duzen mit der einen oder anderen Kollegin ja ganz angenehm.

Es gilt: Sie entscheiden!

So verhalten Sie sich, wenn Sie lieber beim Sie bleiben möchten:

  • Auch wenn Sie auf der Weihnachtsfeier oder dem Betriebsfest von Kolleginnen und Kollegen infolge des schon geflossenen Alkohols geduzt werden, bleiben Sie beim Sie.
  • Wenn Sie am nächsten Arbeitstag noch geduzt werden, siezen Sie einfach zurück. Notfalls müssen Sie Ihren Gesprächspartner darauf aufmerksam machen, dass das Betriebsfest eine Ausnahme war und Sie lieber beim Sie bleiben.

So verhindern Sie als „Sie-Anhänger“ unerwünschte Duz-Angebote

Wenn Sie ein „Sie-Fan“ sind, können Sie eindeutige Signale an Ihre Umwelt aussenden, sodass Ihre Mitmenschen nicht so schnell auf die Idee kommen, Ihnen das Du anzubieten.

So funktioniert’s: Leben Sie Ihren Kollegen korrekte Umgangsformen vor. Verwenden Sie daher keine Spitznamen oder Verniedlichungen wie zum Beispiel „die Schneiderin“ für Ihre Kollegin Frau Schneider.

Nicht anwesende Dritte bezeichnen Sie nicht mit „der Schröder“ sondern mit „Herr Schröder“.

Können Sie ein „Duz-Verhältnis“ beenden?

Grundsätzlich ist dies natürlich möglich, allerdings sollten die Gründe für die Beendigung schon wirklich gravierend sein. Denn eines ist klar: Wenn Sie jemandem sagen, dass Sie sich nicht länger mit ihm duzen möchten, wird sich das Verhältnis zwischen Ihnen beiden erheblich abkühlen.

Überlegen Sie sich gut, ob Sie das „Duz-Verhältnis“ beenden möchten oder ob es noch einen anderen Ausweg gibt, um die Situation zu lösen. Wenn nicht, können Sie Ihren Wunsch beispielsweise so äußern:

„Klaus, ich würde gern kurz etwas mit dir besprechen. Wir duzen uns jetzt seit ein paar Monaten, und ich finde, dass sich unser Umgang miteinander dadurch nicht verbessert hat. Ganz im Gegenteil. Ich finde, dass das Siezen für uns besser war; wir waren respektvoller zueinander. Ich möchte, dass wir uns wieder siezen.“

Kein Du in offiziellen Schreiben

Das kommt immer wieder vor. Sie verstehen sich mit einem Geschäftspartner oder einem Kollegen sehr gut; irgendwann haben Sie angefangen, einander zu duzen. Nun wird es offiziell. Sie verschicken eine Rechnung, ein Angebot, eine Ausschreibung oder Ähnliches.

Meine Empfehlung: Siezen Sie Ihren Ansprechpartner in diesem Schreiben, denn dieses wird abgelegt, weitergeleitet, was auch immer. Ein Du macht sich in diesem Fall nicht gut. Einige Menschen werden beim Du immer sehr hellhörig und könnten vermuten, dass Geschäfte nur wegen der sehr guten Beziehungen zueinander abgeschlossen werden. Lassen Sie deshalb die Finger vom schriftlichen Du bei offiziellen Schreiben.

Mein Tipp: Um beim Empfänger des Briefs nicht für Unmut zu sorgen oder um die durch das Siezen entstandene Distanz abzubauen, kleben Sie doch einen Haftzettel mit ein paar persönlichen Worten auf den offiziellen Brief:

Hallo Mark, ich hoffe es geht dir gut. Gruß Sabine

In Gratulationen und Einladungen ist das Du erlaubt

Etwas anders liegt die Sache bei „halb offiziellen“ Schreiben wie Gratulationen oder Einladungen. Duzen Sie dann die Personen, die Sie ansonsten auch duzen.

Einer siezt, der andere duzt den Ansprechpartner – was tun? Angenommen, Sie müssen einen Brief formulieren, in dem zwei Vorgesetzte einer dritten Person zum Geburtstag gratulieren. Der eine Chef siezt das Geburtstagskind, der andere duzt es.

Mein Tipp:

Sehr geehrter Herr Mertens, lieber Dirk, …

Die weitere Ansprache im Brief bleibt allerdings beim Sie.

Beachten Sie: In einer solchen Situation ist es nicht erforderlich, so zu tun, als sieze man sich. Auch wenn der Brief von anderen gelesen würde, wäre das Duzen nicht kompromittierend – für niemanden.


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