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Durchblick im Dokumenten-Dickicht

Für einen reibungslosen Dokumenten-Workflow ist eine passende Ordnungsstruktur das A&O. Doch auch das beste Ablagesystem funktioniert nur, wenn sich alle daran halten. Neun Praxistipps von einer Organisationsexpertin.

Ein Produktionsbetrieb würde zum Stillstand kommen, wenn man beim Zusammenbauen eines Produkts jedes Mal von Neuem nach den passenden Komponenten suchen müsste. Dagegen scheint es normal, wenn Kollege Müller an der Bürotür von Assistentin Meier anklopft, weil er gerade ein dringend benötigtes Angebot nicht in den Unterlagen findet.


Organisationexpertin Martina Müll-Schnurr verrät Ihnen neun Praxistipps für die "Chefsache" Ablage: 


 

1. InitiativeDas O.K. von Chef/Chefin einholen
2. Projektgruppe gründenDie Nutzer der Ablage bestimmen 
3. WorkshopLaden Sie Ihre Kollegen und Kolleginnen ein und erklären Sie das Vorgehen. Legen Sie in diesem Workshop Ziele und Problemstellungen fest
4. Ist-Analyse vor OrtListe der Ordner (nach Räumen und Zuständigkeiten) erstellen und kritische Durchsicht
5. Erarbeiten der künftigen AblagestrukturAblagestruktur für die Papierablage entwickeln: Es wird eine erste Version geben, an der noch gefeilt werden muss bis zum ersten endgültigen Aktenplan
6. Schulung der MitarbeiterBestimmung von Ablageverantwortlichen in jeder Abteilung, Schulung des Ablageverantwortlichen und Klären von Kompetenzen, Rechten und Pflichten, Durchführung von Informationsveranstaltungen / Schulungen mit allen Mitarbeitern
7. Umstellung PapierablageEinen festen Termin für die Umstellung der Ablage definieren
8. Umstellung der EDV-AblageEntweder Installation eines Dokumenten-Management-Systems oder Neuordnung der Windows-Ordner im gemeinsamen Netz
9. Ablage als Prozess- Abschlussbericht an die Geschäftsleitung/Auftraggeber- Abschlusssitzung der ProjektgruppeDas Thema „Ablage“ wird in das regelmäßige Prozessmanagement der Organisation und in das jährlicheBerichtswesen aufgenommen. Der Aktenplan muss gepflegt werden





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