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Digitale Rechnungen sicher aufbewahren

Eine Rechnung muss heutzutage nicht mehr mehr Post verschickt werden, der Versand kann auch in PDF-Form per Mail erfolgen. Die Rechnung kann anschließend jedoch nicht einfach ausgedruckt oder der Anhang abgespeichert werden.

Digitale Rechnungen sicher aufbewahren

"E-Mails und deren Anhänge einfach auszudrucken und abzuheften oder beides in den Mailpostfächern der Mitarbeiter liegen zu lassen ist nicht nur für den Workflow ineffizient. Ein solches Vorgehen genügt auch den gesetzlichen Vorgaben nicht", weiß Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, steuerlich relevante E-Mails – also E-Mails, die die Funktion eines Geschäftsbriefes oder Buchungsbeleges erfüllen – revisionssicher zu archivieren. Maßgeblich sind hier die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, ist ein professionelles Dokumenten-Management-System (DMS) notwendig. Das System muss dabei komplexe Anforderungen erfüllen: "Die E-Mails samt ihrer Anhänge müssen einerseits vollständig, im Originalformat aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Außerdem ist ein Zeitstempel ebenso wichtig wie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Deshalb reicht eine einfache Dateiablage eben nicht aus", betont Krekeler.

Das von ihm entwickelte System Office Manager DMS erfüllt diese Anforderungen. E-Mails können per Drag&Drop aus dem E-Mailprogramm in das Archivierungssystem exportiert werden und sind dort per Volltextsuche recherchierbar. Das System erbringt auch den erforderlichen Nachweis der Unveränderbarkeit der Dateien. "E-Mails können außerdem in unterschiedlichen elektronischen Akten, die auch alle anderen Unterlagen zu einem bestimmten Thema enthalten, eingebunden werden. So bekommen Mitarbeiter einen schnellen Überblick über alle Informationen, die nur einen bestimmten Kunden, einen bestimmten Lieferanten oder ein Projekt betreffen und können die darin enthaltenen Informationen in ihren täglichen Arbeitsprozess integrieren", erläutert Krekeler die weiteren Funtktionen des Systems. Er rät außerdem dazu, die E-Mail, die der Rechnung als Anhang dient, mit zu archivieren.

Zwar sieht das der Gesetzgeber nicht vor. Da der Unternehmer jedoch verpflichtet ist, den Nachweis über die Echtheit der Rechnung zu erbringen, kann die E-Mail später als Indiz dienen. Office Manager DMS ist für einen einzelnen Arbeitsplatz als Einstiegslösung für weniger als 200€ erhältlich. Mehr Infos unter www.officemanager.de

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