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So delegieren Sie Aufgaben im Auftrag Ihres Vorgesetzten

Zu den Aufgaben einer Assistentin gehört es auch, hin und wieder im Namen des Chefs Aufgaben an Kolleginnen und Kollegen zu delegieren. Damit die Kollegen jeweils pünktlich auch das abliefern, was vom Chef gewünscht ist, sollten Sie folgendes beachten.

Delegieren

In vier Fremdsprachen übersetzt: So delegieren Sie Aufgaben im Auftrag Ihres Vorgesetzten.

  1. Delegieren Sie an die richtige Person Bevor Sie die Aufgabe weiterdelegieren, prüfen Sie, wer für diese Aufgabe am besten geeignet ist: Wer hat die benötigte Fachkompetenz? Wer ist verfügbar? Fragen Sie notfalls Ihren Chef, wenn Sie nicht sicher sind, wer die Aufgabe bekommen soll.
  2. Erklären Sie den Hintergrund der Aufgabe Damit der beauftragte Kollege nicht denkt, Sie verschwenden seine Zeit unnötig, erläutern Sie, warum Sie die Aufgabe an ihn delegieren. Gerade, wenn Sie zum wiederholten Male nach bestimmten Unterlagen fragen, wird er Ihrem Wunsch eher entsprechen, wenn er weiß, warum er diese erneut ausstellen soll.
  3. Formulieren Sie genau, was Ihr Chef wünscht Damit keine Missverständnisse entstehen, sollten Sie ganz genau formulieren, was Ihr Chef wünscht. Sagen Sie also nicht: „Schicken Sie mir einen Überblick über das Projektbudget.“, sondern besser: „Bitte erstellen Sie eine Excel-Tabelle mit der Entwicklung des Projektbudgets über die letzten 3 Quartale.“ Es entstehen weniger Nachfragen und Missverständnisse, wenn Sie die Aufgabe so konkret und detailliert wie möglich beschreiben.
  4. Sagen Sie, was mit dem Endprodukt passiert Informieren Sie den Kollegen, wohin er das Ergebnis schicken soll und ob noch jemand informiert werden muss. Sagen Sie zum Beispiel: „Schicken Sie die Tabelle per E-Mail direkt an Herrn Dr. Müller und setzen Sie bitte Frau Schneider vom Controlling in Kopie.“
  5. Setzen Sie eine Frist Um zu vermeiden, dass Sie unendlich lange auf das Ergebnis warten oder den Kollegen erinnern müssen, kommunizieren Sie klar, bis wann Sie das Ergebnis benötigen. Sagen Sie nicht. „Es ist dringend.“, sondern besser: „Ich brauche die Unterlagen bis spätestens Freitag, 14 Uhr.“ Und denken Sie immer daran: Gut delegiert ist halb erledigt!

In jeder Ausgabe von working@office finden Sie einen Text, der von unseren Muttersprachlern bzw. Diplomübersetzern in vier Fremdsprachen übersetzt wurde. So können Sie Ihre Fremdsprachenskills erweitern. Dies ist die deutsche Übersetzung des Texts aus working@office 7 | 2019.

Wichtige Begriffe und Vokabeln

  • Delegieren
  • Hintergrund der Aufgabe
  • im Auftrag von
  • Frist
  • Ich benötige die Unterlagen bis spätestens …
  • Herr Schneider bittet Sie, drei Sheets zu erstellen …
  • priorisieren

Lesen Sie außerdem: Ihr Chef ist ein Delegationsmuffel? So entlasten Sie ihn dennoch!

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