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Dankesschreiben und Motivationsschreiben an Mitarbeiter

Die Motivation der Mitarbeiter ist der Motor eines Unternehmens. Überzeugen Sie Ihren Chef davon, dass es gut ist, einige persönliche und anerkennende Worte an die Mitarbeiter zu richten. Damit die anerkennenden Worte Ihnen und Ihrem Chef leicht von der Hand gehen, haben wir uns bereits Gedanken für Sie gemacht – für gelungene und motivierende Zeilen im Handumdrehen.

Dankesschreiben und Motivationsschreiben an Mitarbeiter

Was bringen Motivationsbriefe?

Was setzt Mitarbeiter eines Unternehmens in Bewegung und hält sie auf Trab? Ganz sicher die Bezahlung, das Betriebsklima und der Entscheidungsspielraum, in dem sich das Vertrauen des Arbeitgebers widerspiegelt. Aber das ist nicht alles. Es gibt eine emotionale Komponente, die Sie nicht unterschätzen sollten. Überzeugen Sie Ihren Chef, hier einmal Flagge zu zeigen. „Gute Arbeit, guter Lohn – und damit basta!“ beschreibt eine überholte und heute nicht mehr akzeptable Einstellung. Das ist der eindeutige Trend der Ergebnisse von Studien und Umfragen und entspricht ganz sicher auch Ihrer persönlichen Erfahrung. Mitarbeiter sind und bleiben motiviert, wenn ihre Leistungen registriert und ab und zu ausdrücklich erwähnt werden. Diesen Applaus kann deren Chef niemandem aufs Gehaltskonto überweisen. Er muss ihn selbstpersönlich ausdrücken und vermitteln. Mit Motivationsbriefen, in denen Ihr Chef seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lobt und anspornt, schafft er eine Stimmung, die die Belegschaft stärkt, sich Herausforderungen zu stellen und Probleme mit einer positiven Grundeinstellung anzugehen.

Vermeiden Sie eine zu distanzierte Ausdrucksweise!

Wenn Ihr Chef den Mitarbeitern für die geleistete Arbeitdanken möchte und auf weiteres Engagement der Belegschaft setzt, ist es wichtig, dass Sie seine Schreiben persönlich und emotional, aber nicht zu „offiziell“ und distanziert formulieren.

So nicht:

Auch in diesem Jahr nehme ich das Jahresende zum Anlass, Ihnen für Ihre erbrachten Leistungen meinen Dank auszusprechen.

Das sagt das Assistentinnen-Handbuch dazu: Gut gemeint, aber durch die übertrieben feierliche und offizielle Ausdrucksweise sehr unpersönlich. Der Einstieg mit „Auch in diesem Jahr“ mindert von Anfang an die Wirkung der Aussage. Sie degradieren dann seinen Brief zu einem Routineschreiben, das nun mal wieder fällig ist: Alle Jahre wieder – the same procedure as every year!

Der Assistentinnen-Handbuch-Tipp: Vermeiden Sie Ausdrücke, die auf Routine und Wiederholung hindeuten: „wie jedes Jahr“ – „wie Sie sicher bereits erwartet haben“ –„wie immer“ – „unser übliches Neujahrsschreiben“.

Besser so: Noch bevor der Vorhang für das Jahr 20.. fällt, kommt hier mein Applaus für Ihre Leistungen. 

So nicht: Im Hinblick auf das vor uns liegende Jahr erwarten die Wirtschaftsexperten, dass die Konjunktur schon bald einen Aufwärtstrend verzeichnen wird.

Das sagt das Assistentinnen-Handbuch dazu: Dieser Satz ist so kompliziert formuliert, dass man ihn gleich zweimal lesen muss, um ihn zu verstehen.

Besser so: Ich bin zuversichtlich und aus gutem Grund optimistisch, dass es mit der Wirtschaft und mit unserem Unternehmen bergauf gehen wird.

Der Assistentinnen-Handbuch-Tipp: Orientieren Sie sich bei Ihren Formulierungen ein wenig an der gesprochenen Sprache. Ein Satz wie „Dank Ihrer Kompetenz und Ihres unermüdlichen Einsatzes kann Ihre Abteilung in diesem Geschäftsjahr so hervorragende Resultate verzeichnen“ ist zu verschachtelt und klingt viel zu kompliziert. So etwas würden Sie nicht sagen – schreiben sollten Sie es auch nicht!

E-Mail, Brief oder Aushang?

Generell gilt: Je persönlicher der Brief ist, desto motivierender ist seine Wirkung. In kleinen Unternehmen oder in einer relativ kleinen Abteilung sollte jeder Mitarbeiter einen Brief erhalten, den Ihr Chef persönlich unterschrieben hat. Verzichten Sie unbedingt auf eingescannte Unterschriften. Das würde die ganze Wirkung zunichte machen. Eine E-Mail ist in größeren Unternehmen eine Alternative. Hier sollte die Unterschrift Ihres Chefs eingescannt sein. Bedenken Sie, dass bei den meisten Mitarbeitern das E-Mail-Postfach Tag für Tag überflutet wird. Eine E-Mail geht hier leicht unter und verfehlt ihre Wirkung. Sie sollten daher überlegen, ob nicht doch ein persönlich gestaltetes Schreiben möglich ist. Sinnvoll und wünschenswert ist es ganz sicher. Die Frage ist nur, ob Sie den Arbeitsaufwand dafür in Kauf nehmen möchten. Zusätzlich könnten Sie einen Aushang anfertigen, den alle Mitarbeiter sehen. Das gilt vor allem dann, wenn einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen Zugriff auf einen PC haben. Eine weitere Möglichkeit ist übrigens die, der Gehaltsabrechnung einen Brief des Chefs beizulegen. Dann erhält ebenfalls jeder im Unternehmen das Schreiben. Briefe, die nur einzelne Mitarbeiter erhalten, zum Beispiel wenn nur Mitarbeiter eines bestimmten Projektseine besondere Anerkennung erhalten sollen, werden selbstverständlich ausgedruckt und unterschrieben den Mitarbeitern zugeschickt. Dabei ist es wichtig, dass die Briefe „persönlich“ adressiert sind, damit nicht ein Kollege aus der Abteilung den Brief öffnet. Diese Briefe sollen motivieren. Da ist es wichtig, dass sich das Schreiben auch in seinem Erscheinungsbild deutlich von anderen Geschäftsschreiben unterscheidet. Wählen Sie eine Papiersorte, die diesem Anspruch gerecht wird. Ebenso sollten zumindest die Anrede und die Unterschrift von Hand geschrieben werden.

Der Assistentinnen-Handbuch-Tipp: Sorgen Sie unbedingt dafür, dass alle vorgesehenen Empfänger Ihr Schreiben erhalten, und zwar gleichzeitig. Stellen Sie sich vor: Alle erhalten ein Dankschreiben ,aber einer wird vergessen. Auch wenn es nicht Absicht war – dieser Vergessene fühlt sich als Außenseiter. Wenn ein Teil der Belegschaft dieses Schreiben erhalten hat und ein anderer Teil noch nicht, dann führt dies unweigerlich zu Spekulationen, Missverständnissen und zu Missstimmungen – also genau zum Gegenteil von dem, was Sie erreichen wollten. Lob und Anerkennung sind Balsam für die Seele. Jeder kann und soll sich immer wieder mal selbst auf die Schulter klopfen. Aber wenn Ihr Vorgesetzter seinen Mitarbeitern auf die Schultern klopft, dann hat das geradezu heilende Wirkung und gleicht negative Erlebnisse und Gefühle aus. Es ist Wasser auf die Mühlen und treibt Mitarbeiter an, verleiht ihnen neue Energien und bindet sie emotional an das Unternehmen.

 

Musterbrief Dankesschreiben an Mitarbeiter

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

in der Bibel ist die Rede von den sieben mageren und den sieben fetten Jahren. Ich weiß, dass dieses biblische Gleichnis nicht wörtlich zu nehmen ist. Nach zwei relativ mageren Jahren haben wir jetzt wieder ein ziemlich fettes Jahr hinter uns.

Wir hatten in der Phase der Krisenjahre viele unangenehme Entscheidungen zu treffen. Ich bin froh, dass der Betriebsrat diese Entscheidungen mitgetragen hat. Ich danke allen, die auch in diesen kritischen Zeiten nicht die Nerven verloren haben.

Wir haben in diesem Jahr den Durchbruch geschafft und eine Trendwende eingeleitet. Es mag viele Gründe für diese Erfolgsmeldung geben. Die entscheidenden Faktoren waren Ihre Leistungsfähigkeit und Ihre Leistungsbereitschaft. Dafür danke ich Ihnen!

Ich bin zu realistisch, um die kommenden Jahre bereits jetzt als „fette“ Jahre anzukündigen. Aber mein Rückblick auf unseren Erfolg in diesem Jahr gibt mir sehr viel Zuversicht und Optimismus für die Zukunft. Meinen Dank und meine Anerkennung an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter!

Ihr

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