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6 pfiffige Muster für Dankes-E-Mails an Geschäftspartner nach „freundlichem Empfang“

Es stärkt Ihre Position bei Ihren Geschäftspartnern oder Kunden, wenn Sie nach der Rückkehr Ihres Chefs von Terminen, Messen oder Präsentationen noch einmal ausdrücklich in schriftlicher Form für deren investierte Zeit danken. Lesen Sie hier, was Sie dabei beachten sollten und orientieren Sie sich an unseren 6 Muster-E-Mails.

Beim Gastgeber bedanken

Bedanken Sie sich gekonnt für Ihren Chef bei einem Gastgeber – unsere 6 Muster helfen Ihnen dabei.

Ihr Chef war eingeladen und bedankt sich beim Gastgeber

Ihr Chef war geschäftlich unterwegs. Er hat Kunden besucht oder sonstige wichtige Partner Ihres Unternehmens. Die geschäftlichen Ergebnisse seiner Reise werden sich widerspiegeln in Gesprächsnotizen, Vereinbarungen, Verträgen und Protokollen. Er war auf seiner Geschäftsreise aber nicht nur Gesprächs- und Verhandlungspartner, sondern auch Gast, und seine Gesprächspartner waren seine Gastgeber.

Ihr Chef hat sich ganz sicher schon während seines Aufenthalts bedankt. Aber es ist eine schöne Geste, dies nach der Rückkehr noch einmal ausdrücklich in schriftlicher Form zu tun. Damit stärken Sie die Geschäftsbeziehung.

Außerdem hilfreich: Muster Dankschreiben für gute Zusammenarbeit: 15 Muster gratis

Ihr Chef vermittelt folgende Botschaften mit einem schriftlichen Dank:

  • Ich habe registriert, dass Sie ein guter Gastgeber waren.
  • Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich um mein/unser Wohlbefinden bemüht haben.
  • Sie haben für unsere Geschäftsverhandlungen die passende Atmosphäre geschaffen.
  • Da für alles gesorgt war, konnte ich mich ganz auf die Gespräche konzentrieren.

Empfehlung: Erwähnen Sie konkrete geschäftliche und organisatorische Dinge in diesem speziellen Dankschreiben möglichst überhaupt nicht oder nur beiläufig. Es geht hier nicht um Gesprächsnotizen, Verhandlungsergebnisse oder Protokolle. Es ist bewusst ein Schreiben, in dem solche Aspekte in den Hintergrund treten und nur die Rolle des Gastgebers im Mittelpunkt steht.

Der Dank muss emotionaler sein als ein Protokoll

Dank, Lob, Anerkennung, Beifall erfordern eine gefühlsbetonte Ausdrucksweise. Eine zu sachliche Sprache passt nicht. Wenn Sie Ihren Geschäftspartner wirklich beeindrucken möchten, dann schreiben Sie sehr persönlich, individuell und ehrlich. Hier finden Sie zahlreiche weitere Beispiele für Ihre professionelle Korrespondenz

Beispiele für gelungene und weniger gelungene Formulierungen im Dankschreiben

Diese Formulierungen wirken distanziert und beliebig ...So formulieren Sie wirklich persönlich und herzlich ...

Wir kommen zurück auf den Besuch unseres Herrn Horstmann in Ihrem Hause.

Unsere Meinung: Was soll das heißen „Wir kommen zurück“? Und wer ist „unser Herr Horstmann“. Es ist nicht „Ihr Herr Horstmann“. Es ist Ihr Chef, Abteilungsleiter, Vorstand – was auch immer.

Danke schön, dass Sie sich am 12. April Zeit für das Gespräch mit unserem Vertriebsleiter Dirk Horstmann genommen haben.

Unsere Meinung: „Dirk Horstmann“ wirkt wesentlich freundlicher als das distanzierte „Herr Horstmann“. Nennen Sie immer auch den Vornamen, wenn Sie von Chefs oder Kolleginnen oder Kollegen sprechen.

Ich war am Mittwoch, 14. April, bei Ihnen zu Geschäftsverhandlungen und nun möchte ich mich nach meiner Rückkehr für Ihren freundlichen Empfang bedanken.

Unsere Meinung: An diesem Satz ist eigentlich nichts falsch. Aber er ist zu blass und wirkungslos. Ein wenig mehr sollten Sie schon Flagge zeigen.

Danke schön für Ihre Gastfreundschaft am 14. April.

Unsere Meinung: Kürzer, klarer und authentischer.

Frau Dieckmann bedankt sich recht herzlich für den freundlichen Empfang am 25. April in Ihrem Hause.

Unsere Meinung: Was ist mit „Hause“gemeint? Das Unternehmen? So entstehen Floskeln.

Barbara Dieckmann hat mich gebeten, Ihnen sehr herzlich für Ihre Zeit zu danken.

Unsere Meinung: Wenn Frau Dieckmann sich nicht selbst bedankt, dann sollte sich der Dank über Dritte verbindlich anhören.

Unser Tipp: Wenn Ihr Chef Sie bittet, ein paar Dankeszeilen an einen Geschäftspartner zu formulieren, verwenden Sie idealerweise die Ich-Form.

Es ist zwar üblich und verbreitet, dass Assistentinnen Dankesschreiben für ihre Chefs formulieren; nur sonderlich höflich und respektvoll ist das nicht. Stellen Sie sich vor, eine Bekannte bedankt sich nach einer Einladung bei Ihnen nicht persönlich, sondern der Partner oder die Partnerin schreibt ein paar Zeilen per WhatsApp: „Mareike fand den Abend bei dir gestern sehr schön und bedankt sich recht herzlich für deine Gastfreundschaft. Sie lässt dich herzlich grüßen.“ Sie fänden das merkwürdig? Ist es auch. Nur im Geschäftsleben wird dies täglich praktiziert. Und nur weil fast alle das so handhaben, macht es das nicht richtiger, besser und wertschätzender.

Deshalb: Schreiben Sie die E-Mail mit dem Account Ihres Chefs.

Für den Empfang danken: Warten Sie nicht zu lange mit Ihrer Reaktion

Ihr Dankschreiben muss gedanklich und gefühlsmäßig in direktem Zusammenhang mit dem Ereignis stehen, für das Sie sich bedanken – ansonsten verliert es seine Wirkung. Eine spontane Reaktion signalisiert Dynamik und Ernsthaftigkeit.

Wenn Sie innerhalb einer Woche reagieren, ist dies noch akzeptabel. Dankesbriefe oder -E-Mails, die erst nach zwei Wochen oder noch später eintreffen, fallen bereits unter die Rubrik „Gedächtnistraining“.

Dankes-E-Mails: 6 Mustertexte

Danke für den „freundlichen Empfang“ – nach Verkaufsgespräch

Lieferant → Firmeninhaber

Betreff: Unser Gespräch gestern

Lieber Herr Röper,

ich hatte eine problemlose Rückfahrt – und bin inzwischen wieder in meinem Büro „gelandet“.

Mit ist es wichtig, dass Sie wissen, wie sehr ich Ihre Gastfreundschaft zu schätzen weiß. Ich danke Ihnen und Ihren Mitarbeitenden, die unseren Termin so perfekt organisiert haben. Es stimmte alles – von der Verpflegung bis zu den Dokumenten und Präsentationsmedien. So konnten wir uns zu hundert Prozent auf unsere Gespräche konzentrieren. Ich habe mich trotz der nicht ganz einfachen Materie unserer Verhandlungen bei Ihnen sehr wohlgefühlt.

Ich sehe dies als guten Start für unsere Geschäftsbeziehungen.

Vielen Dank noch einmal für gestern und beste Grüße aus Dortmund.

Ludwig Kirch GmbH

Ludwig Kirch

Danke für den „freundlichen Empfang“ – nach erfolglosem Kundenbesuch

Chef → Kunden

Betreff: Unser Gespräch am 12. April 20..Guten Tag, sehr geehrter Herr Mertensmeier,

eigentlich müsste ich niedergeschlagen von meinem Besuch bei Ihnen zurückgekehrt sein. Ich konnte Sie nicht von unserem neuen und so innovativen System der Raumkühlung überzeugen. Das bedauere ich natürlich sehr.

Aber ich fand die Atmosphäre unserer Verhandlungen überaus ansprechend und danke vor allen Dingen für Ihr geduldiges Zuhören. Ich hatte die Chance, unser Produkt ausführlich zu präsentieren. Die hervorragende „gastronomische Betreuung“ und die fröhliche Gesprächsrunde beim Mittagessen werde ich so schnell nicht vergessen.

Ich grüße Sie, sage ganz herzlich „Danke“ und lasse schon mal durchblicken, dass ich darauf hoffe, dass wir in Kontakt bleiben.

Freundliche Grüße

Meurers GmbH

Lutz von der Gathen

Danke für den „freundlichen Empfang“ – Klärungsgespräch nach mehreren Pannen

Chefin → Geschäftspartner

Betreff: Unser Termin am 25. April 20..Sehr geehrter Herr Karstens,

ich gebe zu, dass ich mich mit ziemlich großen „Bauchschmerzen“ auf den Weg zu Ihnen gemacht habe. Es war mir natürlich klar, dass mich bei Ihnen ein ziemlich langes „Sündenregister“ erwartete. Das war auch so – und das Gespräch darüber war wahrlich kein Vergnügen für mich. Ich werde die Abmachungen in unserem Unternehmen besprechen und Ihnen schon bald konkrete Verbesserungsvorschläge vorlegen.

Ich danke für dieses klärende Gespräch und vor allen Dingen für Ihre Besonnenheit und Ihr Einfühlungsvermögen in unsere Situation. Ich hatte eigentlich mit einem Gewitter gerechnet, aber Sie haben für eine sachlich-gelassene, verständnisvolle Stimmung gesorgt. Ich fühlte mich bei Ihnen trotz aller Kritik nie auf der Anklagebank, sondern immer als willkommener Gast. Dafür danke ich Ihnen ganz herzlich.

Es grüßt Sie aus der Stiftsstraße

Stettner KG

Sabine Lutz

Danke für den „freundlichen Empfang“ – nach Präsentation eines neuen Produkts

Chefin → Geschäftspartner

Betreff: Danke schön

Lieber Herr Mertens,

Sie haben sich sehr viel Mühe gegeben, mir meine Arbeit am 25. April bei Ihnen zu erleichtern, und mir einen wirklich angenehmen Aufenthalt ermöglicht. Ich habe die vielen kleinen und großen Gesten Ihrer Gastfreundschaft mit großer Dankbarkeit registriert: das Abholen am Bahnhof, das ruhig gelegene Hotel, die perfekte Installation der Präsentationstechnik, das Mittagessen in dem sehr schönen Restaurant.

Dieses Begleitprogramm war ja ein regelrechtes „Wellness-Programm“ für mich. Soll ich jetzt sagen: „Das wäre doch alles gar nicht nötig gewesen!“? Ich werde mich hüten. Das klingt erstens undankbar und zweitens taktisch unklug. Ich komme ja bald schon wieder zu Ihnen. Ich sage lieber „Vielen Dank!“ und lobe ausdrücklich die perfekte Organisation und die freundliche Atmosphäre unseres Treffens.

Für Ihre Entscheidung über meine Vorschläge lassen Sie sich ruhig Zeit. Ich habe ja viele Informationen vermittelt, und es sind aus Ihrer Sicht viele Aspekte zu berücksichtigen.

Sollte Ihnen noch etwas einfallen – ich bin für alle Anregungen offen.

Es grüßt Sie

Heike Friedrich

Danke für den „freundlichen Empfang“ – nach Kundengespräch

Chef → möglichen neuen Kunden

Betreff: Unser Gespräch vom 23. April 20..

Sehr geehrter Herr Haller,

ich kam gestern verdächtig zufrieden von unserem Gespräch zurück. Ich kann als offiziellen Grund für diese gute Laune die Ergebnisse unserer Verhandlungen anführen. Aber das ist nicht der einzige Anlass für meine Hochstimmung. Es war für mich ein überaus erfreulicher Tag. Ich fühlte mich von Anfang an bei Ihnen willkommen und gut aufgenommen.

Es waren sachliche, zielstrebige Verhandlungen in menschlich ansprechender, geradezu fröhlicher Stimmung. Es war für mich auch ein überaus kalorienreicher Tag, ich strotze immer noch vor Energie. Vielen Dank für all das!

Ich werde meine „Hausaufgaben“ so schnell wie möglich erledigen und Ihnen ein umfassendes Angebot zusenden.

Es grüßt Sie aus Hamburg

Karl Schmitt KG

Danke für den „freundlichen Empfang“ – Kundengespräch

Chef → wichtige Kundin

Betreff: Unser Gespräch vom 28. April 20..Guten Tag, sehr geehrte Frau Rinke,

danke schön, dass Sie sich gestern die Zeit für unser Gespräch genommen haben. Ich weiß es sehr zu schätzen, dass Sie mich trotz Ihres sehr vollen Terminkalenders in Ihrer Tagesplanung „unterbringen“ konnten.

Die Ergebnisse unseres Gesprächs habe ich kurz zusammengefasst und Ihnen als Anhang mitgeschickt.

Ich wünsche Ihnen noch eine schöne Woche und grüße Sie aus Köln

ZuberConsulting

Heiner Schäfers

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