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Collaboration: Knotenpunkt für die Kollegen

Fern und doch ein Team: Der Chef ist ständig auf Auswärtsterminen unterwegs und so manches Projekt wird mittlerweile weltweit bearbeitet. Dann kommt es darauf an, ein Wir-Gefühl zu schaffen und für reibungslose Kommunikation zu sorgen. Wie das gelingt und welche Software dabei unterstützt.

Collaboration

Die Praxis zeigt, dass die Zusammenarbeit in virtuellen Teams besser funktioniert, wenn sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich kennen und schätzen.

Weltreisende in Sachen Unternehmenserfolg, das ist für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter längst Normalität. „Wer in der globalisierten Welt mithalten möchte, muss seine Leute da positionieren, wo die Kunden sind. Sie wollen jemand für den Service vor Ort, der ihre Sprache spricht und sich mit den örtlichen Gegebenheiten auskennt“, erklärt Elina Stoll.

Seit 18 Jahren ist sie als Assistentin in Unternehmen der Medizintechnik und IT tätig. Für sie ist es mittlerweile Alltag, Teammitglieder zu unterstützen, die international verteilt sind. Oft ist sie als Einzige im Büro präsent, während Chefs und Kollegen in verschiedenen Zeitzonen unterwegs sind. Das „verteilte Arbeiten“, wie Experten diese Form der Zusammenarbeit auch nennen, stellt besondere Anforderungen an die Beteiligten und hat nicht nur positive Seiten, weiß Johannes Schartau.

Der Hamburger ist als IT-Spezialist und agiler Coach für die Management- und IT-Beratung Holisticon tätig. Schwierigster Punkt ist für ihn das Thema Vertrauensbildung. Viele Manager fokussieren sich auf die technischen Fragen, wenn es darum geht, virtuelle Teams im Unternehmen zu etablieren. Dabei wird jedoch schnell vergessen, dass die Qualität von Teams ganz wesentlich von anderen Faktoren bestimmt wird.

Der Internet-Gigant Google hat das in einer großangelegten Studie mit mehreren hundert Teams untersucht. Johannes Schartau zum Ergebnis der Studie: „Es dauerte überraschend lange, bis man den Schlüssel dafür fand: Auf die psychologische Sicherheit kommt es an. Man kann auch Vertrauen dafür sagen. Vertrauen bildet sich aufgrund vieler kleiner Erfahrungen im Alltag, durch nonverbalen Austausch, Gesten, Mimik, Körpersprache. In virtuellen Teams ist es deutlich schwieriger, diese Sicherheit aufzubauen, weil die räumliche Nähe fehlt.“

Kennenlernen ist einfach wichtig

Die Mitglieder können weder einfach zum Schreibtischnachbarn gehen und ihn etwas fragen noch gibt es eine Kaffeeküche für den kurzen Austausch zwischendurch. Die Kommunikation läuft deshalb in der Hauptsache sachbezogen ab und in Schriftform, was im Endeffekt mehr Zeit kostet und nach Johannes Schartaus Erfahrung häufiger zu Missverständnissen führt als das direkte Gespräch.

Nicht zuletzt, weil wichtige Ausdrucksmittel wie Mimik, Gestik und Stimme wegfallen, die bei der Interpretation von Sachverhalten dienlich sein könnten. Bei multinationalen Teams ist Englisch als Basis der Kommunikation gesetzt. Dabei spielt die Frage, wie differenziert der Einzelne sich in der Fremdsprache ausdrücken kann, eine wichtige Rolle. Auch interkulturelle Unterschiede dürfen nicht vernachlässigt werden. Manchmal sind es ganz banale alltägliche Dinge, die einem vertrauensvollen Miteinander in einem virtuellen Team im Wege stehen.

Zum Beispiel essen Spanier und Griechen deutlich später zu Mittag als Mitteleuropäer. Wer seinen südländischen Kollegen nicht vor den Kopf stoßen möchte, sollte deshalb den Beginn der wöchentlichen Videokonferenz nicht zwingend und regelmäßig auf 15:30 Uhr legen, sonst fühlt der Kollege sich übergangen und verhält sich deshalb weniger kooperativ*.

Auch unterschiedliche Zeitzonen haben ihre Tücken: „Irgendeinen Teilnehmer erwischt es immer mit einer ungünstigen Zeit. Hier sollte man beim Ansetzen von Konferenzschaltungen sehr darauf achten, dass reihum jeder einmal den schwarzen Peter bekommt“, rät Elina Stoll.

Die Praxis zeigt, dass die Zusammenarbeit in virtuellen Teams besser funktioniert, wenn sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich kennen und schätzen. Wer sich von den Teamkollegen und von den Führungskräften respektiert und anerkannt fühlt, arbeitet ganz anders mit. Wichtig sind also mindestens ein Kick-off- und Milestone-Meeting für den fachlichen wie persönlichen Austausch. Kongresse oder Messen sind zum Beispiel Gelegenheiten, das Team live zusammenzubringen.

Videokonferenz mit Job-Talk

„Die Bedeutung von Smalltalk und von privatem Austausch für das berufliche Miteinander wird immer noch unterschätzt“, findet eine Assistentin aus der Schweiz, die häufig mit Freelancern zusammenarbeitet. Sie versucht, neuen Projekten stets ein persönliches Kennenlernen vorzuschalten. Ist das nicht machbar, müssen Gespräche per Video-Telefonie (zum Beispiel Skype) und Chats den fehlenden persönlichen Kontakt ersetzen. „Mir ist wichtig, auf diese Art und Weise wenigstens ein bisschen ein Gefühl für meinen Kollegen oder Geschäftspartner zu bekommen. Man braucht schon sehr viel Empathie und Fingerspitzengefühl für das soziale Miteinander, um den fehlenden persönlichen Austausch halbwegs auszugleichen.“

Berufskollegin Elina Stoll hat regelmäßige Videokonferenzen zu festen Terminen schätzen gelernt, bei denen am Schluss extra Zeit für Informationen reserviert ist, die zwar nicht das aktuelle Projekt betreffen, aber trotzdem hilfreich für die Arbeit sind, wie ein Wechsel des Ansprechpartners bei Kunden oder der Wegfall eines Projekts bei XY.

Glasklare Zuständigkeiten

Bei einer virtuellen Organisation ist selten allen klar, wer gerade an welchen Themen, Projekten oder Serviceanfragen arbeitet und mit welcher Intensität. In virtuell zusammengesetzten Teams ist es deshalb unverzichtbar, Aufgaben und Verantwortlichkeiten so klar wie möglich zu verteilen. Vorgesetzte können sonst nicht einschätzen, wie und wo Ressourcen verplant sind: Haben Mitarbeiter noch Kapazitäten oder haben sie bereits zu viel auf dem Tisch?

Hilfreich ist auch, den virtuellen Kollegen ein Gesicht zu geben, indem man ein persönliches Profil von ihnen erstellt, schreibt der Change Manager Patrick Vestner zum Thema „Virtuelles Team Building“ **.

Nicht ärgern – anrufen!

Ebenso wichtig wie rollenbasiertes Arbeiten sei eine strukturierte und zielgerichtete Kommunikation. Hierfür sollten klare Kommunikationsregeln gemeinsam im Team vereinbart werden, etwa, wie schnell Fragen von Kollegen zu beantworten sind. Jedes Teammitglied, das eine Information zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt, sollte darauf zugreifen können. Dafür muss festgelegt werden, wer wann mit wem kommuniziert, welche Medien dafür genutzt und welche Inhalte kommuniziert werden.

Kerstin Uebler-Gottschalk, Trainerin und Coach für Assistenzberufe in Nürnberg (Office-Schmiede), beriet einen Verbund von Kliniken bei der Einrichtung eines virtuellen Zentralsekretariats, in dem mittlerweile zwanzig Frauen zusammenarbeiten und sich gegenseitig vertreten. Dabei erweisen sich klare Kommunikationsregeln für das alltägliche Miteinander als Gewinn. Eines der Gebote lautet: „Wir reden nicht übereinander, sondern miteinander.“

Ein anderes: „Im Zweifel erst zum Hörer greifen und bei der Kollegin nachfragen, bevor man sich unnötig über eine missverständliche schriftliche Formulierung ärgert.“ Außerdem plädiert sie dafür, mit einem einheitlichen Kürzelsystem zu arbeiten, das sich in allen Dokumenten niederschlägt, um Suchzeiten zu optimieren.

Auf die richtigen Tools setzen

Es gibt inzwischen eine ganze Reihe von Programmen am Markt, die virtuellen Teams die Arbeit erleichtern, von kleinen Tools für Teilaufgaben bis zu Komplett-Lösungen von Microsoft oder Google, die alle zentralen Aspekte abdecken sollen. So diskutieren Teams per Instant-Messenger, Video- und Audio-Conferencing-Diensten. Im Idealfall kann das Sitzungsprotokoll samt To-do-Liste gleich parallel und gemeinsam geschrieben werden (zum Beispiel mittels Crowd-Editing in Google Docs). Damit spart man sich die sonst übliche, anschließende Freigabe.

Mit Mindmapping-Tools lassen sich die Ideen aller Teammitglieder zeit- und ortsunabhängig sammeln und übersichtlich grafisch strukturieren. Aufgaben innerhalb eines Projektes werden über ein Projektmanagement-Tool verteilt, mit dem dann auch der Projektfortschritt verfolgt werden kann. Wissen lässt sich in Wikis sammeln und erweitern. Und über Kommunikationsdienste kann man nicht nur projektbezogen chatten, sondern auch Dokumente austauschen.

Viele Programme sind zumindest in der Basisversion kostenlos und für kleinere Einheiten auch ausreichend. Ob ihr Einsatz wirklich Sinn macht, ist allerdings im Einzelfall zu klären. Im Zweifel sollten sich Unternehmen vor dem Einsatz komplexer IT-Lösungen von Spezialisten beraten lassen, sagen Experten des i-faz-Instituts, die 2014 und dann noch einmal 2017 eine Reihe gefragter Collaboration-Tools prüften ***.

Am besten werden die Kollegen bei der Einführung digitaler Werkzeuge mit einbezogen. Denn die Praxis zeigt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich oft durch eine Vielzahl an Anwendungen überfordert fühlen oder im Umgang mit den digitalen Werkzeugen nicht ausreichend geschult sind. Britta Herbst, Geschäftsführerin des jungen co-working-Projekts „pioneers club“ in Bielefeld, achtet bei der Tool-Auswahl für ihr vierköpfiges Team plus Freelancern darauf, dass sie sich intuitiv erschließen und dass die Darstellung übersichtlich ist (mehr dazu im Kasten).

Fit for Collaboration: Software, die verbindet

Einerseits erleichtern moderne Vernetzungstechniken die Kommunikation in virtuellen Teams, andererseits können sie zu einer ständigen Ablenkung werden. Wenn Kollegen im Chat wahllos Meldungen absetzen und es dauernd piepst oder klingelt, leidet die Konzentration. Die Teammitglieder sollten deshalb Absprachen treffen, was die Quantität angeht und sich disziplinieren – damit die Programme auch wirklich unterstützen.

Projektplanung

Viele Unternehmen nutzen dafür Sharepoint von Microsoft oder komplexe Programme wie Basecamp, Redbooth, Taskworld und Wrike. Kleinere Einheiten stützen sich dazu auf Trello (ww.trello). Bei dem Produkt des Softwareentwicklers Atlassian erstellt man auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen. Sie können beliebig bearbeitet, mit Checklisten, Anhängen und einem Fälligkeitsdatum (mit Erinnerungsfunktion) versehen werden. Vorteil ist die schnelle Erfassbarkeit und hohe Übersichtlichkeit, unter anderem durch Farbcodes. Neben der webbasierten Version gibt es Apps. Britta Herbst nutzt Trello sowohl im Team wie auch privat.

Mindmapping

Britta Herbst hat Coggle (www.coggle.it) für sich entdeckt, findet es sehr gut selbst erklärend und schön übersichtlich: „Damit kann ich einen neuen Gedanken in wenigen Minuten anschaulich skizzieren, zum Beispiel, wie ich die Rollen in unserem Team definiere.“

Interne Kommunikation

Slack (www.slack.com/intl/de-de) basiert auf Chat-Threads und hat Ähnlichkeit mit Diensten wie Whats-App. Es funktioniert unabhängig von E-Mails und soll helfen, projektbezogene Dialoge zu bündeln. Über die „Raumorganisation“ werden die jeweiligen Projektgruppen bestimmten, voneinander abgegrenzten Räumen zugewiesen, worin sie ausschließlich die für das Projekt relevanten Informationen vorfinden und ablegen können. Zugang zum jeweiligen Raum haben dabei immer nur diejenigen Mitarbeiter, die dazu eingeladen werden. Slack verwendet Hashtags, Emojis oder Kurznachrichten. Auch Dokumente kann man darüber verschicken. Es ist derzeit sehr angesagt, aber nicht jeder kommt damit intuitiv zurecht und fühlt sich angesichts der Fülle von Informationen wohl.

Archivieren

Viele kennen Evernote (www.evernote.com/intl/ de) als „digitalen Aktenschrank“, also als zentrale Ablage aller Dokumente. Vorteil: Das quasi unbegrenzte Datenvolumen und die Archivier- und Recherchierbarkeit der abgelegten Dokumente.

Internes Wiki

Confluence (https://de.atlassian.com/software/ confluence) ist ein Produktplanungs-Programm von Atlassian, das unkompliziert dafür genutzt werden kann, das Knowhow eines Teams zu erfassen, zu speichern und zu pflegen, damit alle Mitglieder des Teams immer auf dem neuesten Stand sind – sozusagen als internes Wiki.

Grafiken

Mit Canva (www.canva.com/de_de) gestalten Freelancer und Blogger gerne Visitenkarten, Flyer, Infografiken oder Zitate für Social Media. Logos können hinterlegt werden. Bei der kostenpflichtigen Version gibt es eine Teamfunktion.

Vertrieb

Pipe Drive (www.pipedrive.com/de) ist eine Art Vertriebs- Pipeline, die mit einem Zeitstrahl und Drag and Drop arbeitet. Sie ist laut Britta Herbst „super Handy-optimiert“. Man kann Erinnerungen darin einstellen. Funktionen wie „gewonnen oder verloren“ haben Fun-Faktor.

* Sonja App, Taschenguide für virtuelle Teams (Hauffe), antiquarisch erhältlich.

** www.i-faz.de/2017/01/27/virtuose-führung-virtueller-teams/

*** www.i-faz.de/2017/03/10/tools-für-virtuelle-teams/

Der Artikel stammt aus working@office 10 | 2018. Hier geht es zum Gratis-Test ...

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