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Checkliste für das Einrichten eines neuen Büros

Ergänzung zu den Expertentipps der working@office Juniausgabe

In der Juniausgabe fragte eine working@office-Leserin unsere Expertin Sibylle May nach eine Checkliste für das Einrichten eines Arbeitsplatzes. Eine Checkliste für diesen Bedarfsfall könnte in etwa so aussehen:


Vor dem ersten Arbeitstag...

In der Vorbereitungsphase sind zwei Dinge wichtig: Einige Wochen bevor Ihr neuer Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt, sollten Sie ihm oder ihr einen Brief zusenden, in dem wichtige Informationen zum Arbeitseintritt stehen. Pünktlich zum Arbeitsantritt sollte der zukünftige Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters eingerichtet sein. Die beiden folgenden Checklisten helfen Ihnen sicher weiter.


Checkliste "Begrüßungsschreiben":


Datum und Uhrzeit des Arbeitsbeginns
Wegbeschreibung
Parkmöglichkeit
Ansprechpartner/innen und Telefonnummern



Checkliste "Einrichtung des Arbeitsplatzes":


Organisation eines Raums
Grundausstattung an Arbeitsmitteln zusammenstellen: Möbel und Geschäftsbedarf
Namensschild anbringen
Schlüssel organisieren
Bestehenden Telefonanschluss ummelden
Neuen Telefonanschluss anmelden
PC und E-Mail-Adresse einrichten
Information über Namen, Arbeitsbeginn, die Aufgaben und Funktion der neuen Mitarbeiter


Checkliste der erste Arbeitstag...


Begrüßung durch den Vorgesetzten 
Übergabe des "Willkommenpakets" der Verwaltung mit allgemeinen Informationsmaterial
Arbeitsvertrag und Arbeitsplatzbeschreibung aushändigen, Belehrung und Vereidigung
Schlüsselübergabe - mit Unterschrift
Arbeitsplatz zeigen
Vorstellen der direkten Kollegen
Ggf. Vorstellen des Startbegleiter
Hinweis auf die Einführungsveranstaltung


Checkliste die ersten 3 Monate...


Einweisung in den Arbeitsbereich und Aufgabenplan (ergänzend zur formalen Arbeitsplatzbeschreibung)
Bürogeräteeinweisung inkl. Ansprechpartner/innen bei technischen Problemen (PC, Telefonanlage, etc.)
Verwaltungstechnische Verfahrensabläufe (Zeichnungsvorschriften, Beschreibung der Dienstwege, etc.)
Hinweise auf Wichtigkeitsstufen (Reihenfolge) bei der Bearbeitung der Aufgaben
Falls vorhanden: Organisation des Ablagesystems erklären
Informationsquellen (Schwarzes Brett, Zeitschriften usw.)
Einweisung in die Sicherheitsvorschriften
Vorstellung in anderen Abteilungen (Post, Vervielfältigung, Haus- und Betriebstechnik, etc.)
Vorstellung bzw. Nennung wichtiger Kontaktpersonen
Erfassung im Vorlesungsverzeichnis/Online-Personalverzeichnis für neue Mitarbeiter


Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für Ihr neues Personal. Darüber hinaus ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter das Gefühl hat, dass ihrerseits oder seinerseits Fragen gestellt werden können und überdies auch erwünscht sind.


 2 Wochen  1 Monat  3 Monate


So erfahren Sie, welche Schwierigkeiten noch bestehen, welche Fortschritte gemacht werden - und Sie lernen daraus für die nächste Einarbeitung. Diese Gespräche sollten in jedem Fall vom Vorgesetzten geführt werden, auch (und gerade!) wenn für die anderen Einarbeitungsthemen Startbegleiter eingesetzt werden.

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