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Büroarbeiter fordern mehr Flexibilität und Mobilität bei der Arbeitsplatzgestaltung

Das Büro der Zukunft wird sich stärker an die durch Digitalisierung und Globalisierung veränderten Arbeitsabläufe, Kommunikationsbedürfnisse und neue Modelle der Zusammenarbeit anpassen.

61 Prozent der befragten deutschen Büroarbeiter fordern flexiblere Strukturen in der Büroumgebung und möchten in Zukunft nicht mehr auf einen einzigen räumlich festgelegten Arbeitsplatz im Unternehmen festgelegt sein. Bisher sieht das noch anders aus, denn 58 Prozent der Befragten haben aktuell keine Mitsprache bei der Auswahl ihres Arbeitsplatzes im Unternehmen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie Working Spaces 2025, die das Pragma Institut (Reutlingen) im Auftrag der Messe Frankfurt für die Paperworld - als weltweit führende Fachmesse für Papier, Bürobedarf und Schreibwaren - durchgeführt hat.
 
Trotz des Wunsches nach größerer Flexibilität und Mobilität im Büroumfeld lehnt es die Mehrheit der Befragten ab, in Cafés, Parks oder anderen öffentlichen Räumen zu arbeiten (72 Prozent). Umso wichtiger wird es für Unternehmen, ihren Mitarbeitern eine offene Bürolandschaft mit Rückzugs- sowie mit flexiblen Meeting-Möglichkeiten zu schaffen. Klassische Einzelbüros gehören dann genauso wie das Großraumbüro der Vergangenheit an, denn sie schaffen nicht die räumliche Dynamik, die durch intensivierte, spontanere und projekt-getriebene Zusammenarbeit notwendig wird. 36 Prozent der Büroarbeiter glauben, dass die Zusammenarbeit in virtuellen Teams zunimmt, wohingegen aktuell noch 50 Prozent der Befragten überhaupt nicht in virtuellen Teams zusammenarbeiten. Der Wunsch von 70 Prozent der Befragten nach einer künftig informellen Umgebung für Meetings spiegelt diese Entwicklung.

Eines der wichtigsten Studien-Ergebnisse

Derzeit stellt die Büro-Umgebung ein erhebliches Hindernis für Effizienz, Kreativität und Arbeitszufriedenheit in den Unternehmen dar. Insgesamt zeigen sich 41 Prozent der Büroarbeiter unzufrieden mit ihrem aktuellen Arbeitsplatzumfeld und geben fehlende Möglichkeiten der Mitgestaltung sowie unbefriedigende ergonomische, lichttechnische und akustische Bedingungen als Gründe an. Mehr als die Hälfte der Befragten erwarten von ihren Arbeitgebern, dass sich ihr Büroumfeld bis 2025 entweder massiv in der Qualität steigert oder es sogar eine grundlegende Neuorientierung in der Bürogestaltung gibt. Dabei fordern die meisten Büroarbeiter eine individuelle Gestaltung und Optimierung des Arbeitsplatzes (29 Prozent), 26 Prozent sehen eher eine gesundheitliche Optimierung und 22 Prozent eine technische Optimierung im Fokus. Diese Mitgestaltungsmöglichkeiten erachten die Befragten sehr wichtig für die Effizienz und Produktivität (78 Prozent), Kreativität (67 Prozent) und Arbeitsplatzzufriedenheit (60 Prozent).
 
Trotz Digitalisierung: klassische Arbeitsutensilien weiterhin wichtig
Die Digitalisierung, Flexibilisierung und Mobilisierung des Büros der Zukunft ist für die Arbeitsplatzausstattung jedoch keine Einbahnstraße. Die Wichtigkeit nicht-digitaler Arbeitsgeräte im Büro – also klassischem Bürobedarf und Schreibwaren – wird nach 62 Prozent der Befragten zwar weiter abnehmen. 27 Prozent sehen einen weiteren Digitalisierungsdruck. Allerdings glauben 43 Prozent der Befragten an eine neue Balance von digitalen und nicht-digitalen Arbeitsgeräten. 81 Prozent der Büroarbeiter erachten nicht-digitale Arbeitsgeräte neben digitalen Arbeitsgeräten als generell sehr bis eher wichtig. Vor allem weiche Faktoren wie Arbeitszufriedenheit und Wohlbefinden werden durch den Einsatz nicht-digitaler Arbeitsgeräte positiv beeinflusst. Weniger wichtig sind diese Produkte nach Aussage der Befragten jedoch für die Effizienz und Datensicherheit im Büro. Nur neun Prozent finden klassische PBS-Produkte in 2025 überhaupt nicht mehr wichtig oder sehr unwichtig.
 
Balance zwischen digitalen und nicht digitalen Geräten
Die Detailauswertungen zu den einzelnen Produkten innerhalb der Büro- und Arbeitsplatzausstattung zeigen deutlich, wohin sich die neue Balance zwischen digitalen und nicht digitalen Geräten verschieben wird: So werden Akten- und Hängemappenschränke in 2025 an Bedeutung verloren haben. Ebenso Papierordner, Kalender und Adressbücher sowie Briefumschläge und Versandtaschen. Aber auch im IT-Umfeld verlieren Produkte an Bedeutung: allen voran PC und Drucker (mit bis zu 25 Prozent). Sie werden abgelöst durch Laptops und Tablets.

Andere nicht-digitale Arbeitsmittel gewinnen in den nächsten 10 Jahren nach Aussage der Befragten weiter an Bedeutung oder behaupten sich: allen voran der Kugelschreiber und Textmarker, aber auch Klebezettel und Ablage- und Organisationsmittel. Besonderen Fokus sollten Hersteller der PBS-Industrie laut Studie auf Präsentationsmittel legen. Flipcharts, Whiteboards und Leinwände gewinnen bis 2025 laut der befragten Büroarbeiter an Bedeutung. Diese Produkte profitieren von den künftigen Trends der Zusammenarbeit in informellen Meeting-Umgebungen.

Produktübersicht
Zu sehen sind die Produkt- und Dienstleistungsneuheiten sowie zukunftsweisenden Bürokonzepte der Branche für Papier, Bürobedarf und Schreibwaren auf der international führenden Fachmesse Paperworld vom 28. bis 31. Januar 2017 in Frankfurt am Main. „Hello tomorrow“ lautet dann das Motto und besonders im Bereich des gewerblichen Bürobedarfs – also bei „The visionary office“ – stehen die Trends für die Arbeitswelt der Zukunft im Mittelpunkt. In den Hallen 3.0, 3.1, 4.0 und 6.0 finden die Fachbesucher auf 45.000 Bruttoquadratmetern eine weltweit einmalige Auswahl an Bürogeräten, Büroeinrichtung und -ausstattung, Organisations- und Präsentationsmittel, Büropapiere, Schreib- und Zeichengeräte, EDV- und Druckerzubehör sowie wiederaufbereitete Druckermaterialien. Ergänzt werden die Ausstellerpräsentationen im Office-Bereich durch eine neue hochwertige Sonderschau zum „Arbeitsplatz der Zukunft“, in der die Ergebnisse der Studie einfließen.
 
Zur Studie
Das Pragma Institut für empirische Strategieberatung hat im Zeitraum von November bis Dezember 2015 insgesamt 772 Personen in einer kombinierten Telefon- und Online-Umfrage danach befragt, wie sie ihr Büroumfeld und ihre Arbeitsplatzausstattung heute und im Jahr 2025 beurteilen. Die Befragten wurden nach ihrem Büroumfeld unterschieden. 39 Prozent der Interviewpartner sind in einer Büro-Umgebung in einem Unternehmen oder einer Behörde tätig, 33 Prozent im Home Office. 28 Prozent der Befragten gehen keiner Bürotätigkeit nach, sondern nutzen einen Arbeitsplatz zu Hause nur für private Zwecke. Die oben genannten Ergebnisse beziehen sich auf die Angaben der Befragten, die in der Büro-Umgebung eines Unternehmens oder einer Behörde tätig sind.

Paperworld – The visionary office and the stationery trends

Nächster Termin: 28. bis 31. Januar 2017
Die Paperworld ist die weltweit wichtigste Informations- und Kommunikationsplattform für die nationale und internationale Papier-, Bürobedarf- und Schreibwarenbranche. Die internationale Leitmesse zeigt jährlich in Frankfurt am Main die neuesten Produkte und Trends der PBS-Industrie - zuletzt präsentierten sich 1.608 Aussteller aus 59 Ländern. Die Paperworld liefert innovative Businessideen für den Groß-, Einzel- und Fachhandel, für Buchhändler, Internet- und Versandhandel sowie für gewerbliche Endverbraucher. Mit 36.733 Einkäufern und Fachbesuchern aus 139 Ländern (69 Prozent kommen von außerhalb Deutschlands) ist die Paperworld die internationalste Messe ihrer Branche. Die Paperworld wartet mit einer Produktbreite und -tiefe von Büro- und Schulbedarf über Geschenkartikel, Verpackungen und Druckerzubehör bis hin zu exklusiven Papeterieprodukten sowie Schreib- und Zeichengeräte für den privaten und gewerblichen Bedarf auf. Zusätzlich bietet sie mit ihrem vielseitigen Event- und Kongressprogramm abwechslungsreiche Inspirationen und Branchen-Know-how.
 
Hintergrundinformation Messe Frankfurt
Die Messe Frankfurt ist mit rund 645* Millionen Euro Umsatz und 2.297* Mitarbeitern eines der weltweit führenden Messeunternehmen. Die Unternehmensgruppe besitzt ein globales Netz aus 29 Tochtergesellschaften und 57 internationalen Vertriebspartnern. Damit ist die Messe Frankfurt in mehr als 160 Ländern für ihre Kunden präsent. An über 40 Standorten in der Welt finden Veranstaltungen „made by Messe Frankfurt“ statt. Im Jahr 2015 organisierte die Messe Frankfurt 132* Messen, davon mehr als die Hälfte im Ausland.
Die 592.127 Quadratmeter große Grundfläche des Messegeländes umfasst zehn Hallen. Weiterhin betreibt das Unternehmen zwei Kongresszentren. Für Events aller Art ist die historische Festhalle einer der beliebtesten Veranstaltungsorte Deutschlands. Die Messe Frankfurt befindet sich in öffentlicher Hand, Anteilseigner sind die Stadt Frankfurt mit 60 Prozent und das Land Hessen mit 40 Prozent.
*vorläufige Kennzahlen 2015


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