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8 Muster: So sagen Sie Besprechungstermine diplomatisch und freundlich ab

Leider gehört es zum Tagesgeschäft, dass Sie bereits vereinbarte Termine absagen müssen. Wir zeigen Ihnen, wie das freundlich und einfühlsam gelingt – abseits der eingetretenen Formulierungspfade. Inklusive 8 Mustern.

Besprechungstermine diplomatisch und freundlich absagen

Lesen Sie, wie Sie diplomatisch die Besprechungstermine Ihrer Chefin oder Ihres Chefs absagen.

Wenn schon absagen, dann wertschätzend

E-Mail macht’s möglich: „Sorry, der Termin klappt leider doch nicht; müssen ihn vertagen.“ Das sollte man nicht mal Kolleginnen oder Kollegen schreiben, weil es nicht sonderlich wertschätzend klingt.

Absagen an Geschäftspartner verdienen deutlich mehr Aufmerksamkeit. Die richtigen Texte dafür haben wir schon für Sie gefunden.

Weitere praktische Tipps und Muster für Ihre professionelle Korrespondenz finden Sie hier ...

Diese Floskeln sollten Sie beim Absagen vermeiden

Alles, was nach Floskel klingt, nach „habe ich schon tausendmal gelesen“, wirkt oberflächlich und wie eine Ausrede. Vermeiden Sie deshalb sämtliche Floskeln, auch wenn sie noch so schnell von der Hand gehen.

Diese Formulierungen wirken distanziert und beliebigSo formulieren Sie authentisch und herzlich

Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir …

Meine Meinung: Das klingt, als würde eine ganz dramatische Nachricht folgen, auf die man vorbereitet werden müsste.

Es tut uns sehr leid, dass wir den Termin stornieren müssen.

Meine Meinung: Geradeheraus – das ist besser. 

Aufgrund einer Reisetätigkeit unseres Geschäftsführers müssen wir den Termin am … leider stornieren.

Meine Meinung: „Reisetätigkeit“ erscheint mir kein zeitgemäßes Wort. Und „aufgrund“ verkompliziert Sätze ohnehin. 

Peter Meier wird den Termin am 12. Februar nicht wahrnehmen können. Ich muss seine Teilnahme stornieren.

Meine Meinung: Warum Herr Meier nicht teilnehmen kann, müssen Sie nicht thematisieren.

Aufgrund einer anderweitigen dringlichen Verpflichtung …

Meine Meinung: Das klingt distanziert und verkrampft.

Meine Termine haben sich für die kommende Woche orkanartig auf mich zubewegt.

Meine Meinung: Ja, das ist eine durchaus kreative Formulierung. Doch warum nicht? Trauen Sie sich. Schätzungsweise können viel beschäftigte Personen das Bild des Orkans, was Termine angeht, nachvollziehen.

Leider bin ich zum genannten Termin verhindert.

Meine Meinung: Verhindert zu sein, klingt merkwürdig.

Ich kann unseren Termin nicht wahrnehmen. Entschuldigen Sie bitte.

Meine Meinung: Verbunden mit einer Bitte um Entschuldigung, klingt das sehr höflich. 

Wir bedauern die kurzfristige Terminabsage und bitten eventuell entstehende Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Meine Meinung: Sätze, die sich in vielen Absagen finden. Voller Floskeln und deshalb nicht zu empfehlen.

Es tut mir sehr leid, dass ich so kurzfristig absagen muss.

Meine Meinung: Durch kleine Veränderungen in der Formulierung wirkt der Text glaubwürdiger. Wählen Sie eine normale, unverfälschte Sprache, um zeitgemäß zu formulieren.

Warum Sie Absagen besser nicht begründen

Wenn Sie ganz ehrlich für Ihren Chef absagen würden, stünden in Ihren E-Mails vermutlich Formulierungen wie: 

  • Ich habe keine Lust, mir jedes Mal Ihre langatmigen Argumente anzuhören. 
  • Andere Termine sind mir wichtiger.
  • Herr Dr. Meyer hat keine Lust, so weit zu fahren.

Also: Ehrlichkeit in dieser Hinsicht verbietet sich bei einer Absage offensichtlich.

Aber auch Gründe wie diese funktionieren nicht:

  • Für diesen Tag wurde intern ein Meeting angesetzt.
  • Mark Wagner muss zu einem wichtigen Kunden.
  • Eine familiäre Angelegenheit ist dazwischengekommen.

Wenn Sie einen konkreten Grund nennen, müssen Sie damit rechnen, dass der Empfänger der Absage seinen Anlass des Treffens mit dem anderen genannten Anlass, der den Vorrang erhält, vergleicht: „Wegen so was sagt der ab?“

In den Muster-E-Mails in diesem Beitrag erhalten Sie deshalb viele Formulierungsvorschläge, die keinen konkreten Anlass nennen. Das hilft Ihnen auch, die Texte vielseitiger einzusetzen.

Dürfen Sie bei der Absage lügen?

Sie könnten auch einen Grund vorschieben, beispielsweise

  • einen plötzlichen Termin im Ausland,
  • den Besuch eines VIP oder gar
  • eine Trauerfeier.

Doch „Lügen haben kurze Beine“. Am Tag der angeblichen Abwesenheit ruft der Vertröstete vielleicht im Büro an und hat Ihren Chef an der Strippe – ups. Oder bei einem späteren Treffen erkundigt er sich, wie der Flug in die USA war – noch mal ups. Deshalb: Verzichten Sie am besten auf eine konkrete Begründung. Greifen Sie lieber zu den diplomatischen Formulierungen, die wir Ihnen in diesem Beitrag liefern.

Sonderfall Projektabsage oder -Verschiebung

Wenn Sie einen Termin absagen, weil Ihr Unternehmen ein Projekt nicht weiterverfolgt oder eine Zusammenarbeit nicht fortsetzen möchte, sollten Sie das klar und deutlich kommunizieren, statt den Geschäftspartner hinzuhalten. Auch für diese Situation erhalten Sie Formulierungsvorschläge in diesem Beitrag.

Besprechungstermine absagen: 8 Musterformulierungen

Absage eines Termins – für viele Situationen geeignet, Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: Absage Ihres Termins am 27. Juni 20..

Guten Tag, sehr geehrter Herr Völker,

es tut mir sehr leid: Ich muss Ihren Termin mit Jürgen Berger am 27. Juni erst einmal stornieren. Ihm ist, wie man so schön sagt, etwas dazwischengekommen, das keinen Aufschub duldet. Bitte entschuldigen Sie.

Ich werde mich wieder bei Ihnen melden, sobald sich die Wogen bei uns etwas geglättet haben und ich Ihnen einen Ersatztermin vorschlagen kann, den wir nicht wieder absagen müssen.

Auf bald!

Freundliche Grüße

Bartels Bau GmbH

i. A. Sabine Herrmann

Absage eines Termins – wegen neuer Prioritäten, Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: Absage des Termins am 6. Juni 20..

Guten Morgen, Herr Volkmann,

ich starte in den Tag mit einer schlechten Nachricht. Ich muss den Termin am 6. Juni mit Ingo Huber absagen. Sein Terminkalender ist voll mit Verpflichtungen – die Prioritäten mussten neu gesetzt werden.

Das Projekt wird vorläufig hintangestellt, bis er sich wieder voll und ganz darauf konzentrieren kann. Herr Huber meldet sich dann bei Ihnen. Er bittet um Ihr Verständnis und lässt Sie herzlich grüßen.

Freundliche Grüße

i. A. Hannah Elster

Sekretariat Ingo Huber

Absage eines Termins – Projekt wird nicht weiterverfolgt, Assistentin → Geschäftspartner/Dienstleister

Betreff: Absage des Termins am 18. Mai 20..

Sehr geehrter Herr Stürmer,

Sie sind am 18. Mai um 14 Uhr mit Ulrich Weißenfelder verabredet. Herr Weißenfelder hat mich jetzt gebeten, den Termin abzusagen, weil er das Projekt im Augenblick nicht weiterverfolgen möchte.

Er bittet Sie um Verständnis und lässt Sie herzlich grüßen.

Mit freundlichen Grüßen

i. A. Iris Osthoff 

Sekretariat Ulrich Weißenfelder

Absage eines Termins – Projekt wird „auf Eis gelegt“, Assistentin → Geschäftspartner/Dienstleister

Betreff: Termin am 10. Juni – Absage

Guten Morgen, sehr geehrter Herr Petersen,

Sie waren so freundlich, am 10. Juni Zeit für einen Termin mit Ulf Matike zu finden. Und jetzt muss ich eben diesen Termin absagen.

Das mit Ihnen geplante Projekt müssen wir erst einmal „auf Eis legen“. Sie kennen das vielleicht auch, dass Prioritäten sich wider Erwarten verschieben. Und das ist in diesem Fall leider passiert.

Sobald wir eine Entscheidung wegen der Fortsetzung des Projekts und der Zusammenarbeit getroffen haben, melden wir uns bei Ihnen.

Freundliche Grüße – auch von Herrn Matike

i. A. Jasmin König

Sekretariat Geschäftsleitung

 

Absage eines Termins – wegen Absage eines Projekts, Assistentin → Geschäftspartnerin

Betreff: Absage des Termins am 7. Juni 20..

Guten Morgen, Frau Neumann,

mit dem Betreff bin ich ja schon „mit der Tür ins Haus gefallen“. Was nicht bedeutet, dass es mir nicht unangenehm ist, den Termin ausfallen lassen zu müssen.

Unsere Planungen haben sich in der Zwischenzeit in eine andere Richtung entwickelt – eine Verschiebung kommt deshalb nicht in Frage. Wir werden das Projekt nicht weiterverfolgen.

Ich hoffe, das bringt Ihre Planung nicht zu sehr durcheinander.

Herr Dr. Winkler hat mich gebeten, Sie herzlich zu grüßen.

Freundliche Grüße aus Bielefeld

Profitec GmbH

i. A. Nadja Bertrams

Sekretariat Dr. Holger Winkler

Absage eines Termins – Projekt wird gestoppt, Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: Absage des Termins am 25. Juni 20..

Guten Tag, sehr geehrter Herr Esser,

unsere gemeinsame Fahrt, um das Projekt Nachhaltigkeit gemeinsam zu stemmen, hatte schon begonnen. Jetzt müssen wir leider einen längeren Boxenstopp einlegen.

Bitte streichen Sie deshalb den Termin am 25. Juni aus Ihrem Kalender.

Wann wir in die nächste Runde gehen können, ist noch nicht absehbar. Wir melden uns bei Ihnen, wenn die Weiterfahrt ansteht.

Bitte entschuldigen Sie, dass wir den Termin absagen müssen.

Es grüßt Sie Bollweg KG

i. A. Ute Horstmann

Sekretariat Geschäftsleitung

 

Absage eines Termins – sehr kurzfristig, Chef → Geschäftspartner

Betreff: Absage unseres Termins am 6. Juni 20..

Lieber Herr Strothmann,

wir hatten schon mächtig Fahrt aufgenommen und wähnten uns bereits im Ziel. Und jetzt das: Ich muss unseren Termin übermorgen leider absagen. Unser Projekt wurde, wie man so schön sagt, „auf unbestimmte Zeit verschoben“.

Ich bin mir selbst nicht ganz sicher, was das bedeutet. Für jetzt heißt das erst mal, dass wir beide wieder mehr Zeit für andere Dinge haben.

Entschuldigen Sie bitte, dass ich Sie so kurzfristig informiere. Das ist schlechter Stil. Doch ich habe selbst gerade eben erst von der Entscheidung erfahren.

Mit besten Grüßen aus Karlsruhe

Falkonia GmbH

Holger Behrend

 

Absage eines Termins – wegen neuer Prioritäten, Assistentin → Geschäftspartnerin/Dienstleisterin

Betreff: Absage des Termins am 10. Juni 20..

Guten Morgen, Frau Dr. Hubschmidt,

ich habe mir bislang eingebildet, dass ich den Terminkalender meines Chefs so fest im Griff habe, dass zwar kleine Turbulenzen möglich sind, nicht aber, dass Orkane ihn so durcheinanderwirbeln könnten. Doch da habe ich mich leider getäuscht.

Ein Orkan mittlerer Stärke hat uns erwischt, und ich muss den Termin am 11. Juni absagen. Wann das Tief abklingt, ist nicht absehbar.

Wenn ein Hoch in Sicht ist, melde ich mich sofort bei Ihnen.

Olsen GmbH

i. A. Karin Schmidt

Sekretariat Bereichsleitung Rolf Hahman

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