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Belege nicht vorschnell entsorgen

Das Frühjahr ist ein guter Zeitpunkt, alte Belege, Quittungen und Rechnungen auszusortieren. Ein Steuerberater erklärt, was man entsorgen kann und was man besser aufbewahren sollte.

Das Frühjahr ist ein guter Zeitpunkt, alte Belege, Quittungen und Rechnungen auszusortieren. Ein Steuerberater erklärt, was man entsorgen kann und was man besser aufbewahren sollte.


Das Frühjahr nutzen Unternehmen wie Privatleute, um auf dem Schreibtisch oder in der Ablage für Ordnung zu sorgen. So bleiben wichtige Belege griffbereit und es entsteht Platz für neue Unterlagen. Werden Dokumente allerdings zu früh ausgemistet, drohen für Unternehmen wie auch Privatleute erhebliche Nachteile, warnt die Mönchengladbacher Wirtschaftskanzlei WWS.


Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Unternehmen sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen Zeitraum von sechs oder zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Geschäftsunterlagen erstellt oder empfangen wurden. Jahresabschlüsse des Wirtschaftsjahres 2000 oder früher etwa können in 2012 bedenkenlos entsorgt werden. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach Ende der Vertragsdauer. Nicht immer werden Beginn und Dauer der Aufbewahrungsfrist korrekt bestimmt. Schnell landen Unterlagen zu früh im Reißwolf. Sicherheitshalber sollten Unternehmer alle Geschäftsdokumente zehn Jahre lang aufbewahren.


Vorsicht bei Kontoauszügen

Vorsicht: In bestimmten Fällen sind Unterlagen über die Aufbewahrungsfristen hinaus auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Dies gilt etwa bei einer laufenden Außenprüfung, einem Einspruchsverfahren oder wenn die Steuerfestsetzung noch vorläufig ist. Es ist zudem von Vorteil, Kontoauszüge länger zu archivieren. Sie dienen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen als sicherer Nachweis, etwa wenn GmbH-Gesellschafter Einzahlung oder Erhöhung des Stammkapitals gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.


Aufbewahrungsfristen für Privatleute

Privatpersonen sind von Aufbewahrungspflichten in der Regel nicht betroffen. Lediglich Rechnungen für Arbeiten an Haus und Wohnung sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Dennoch: Auch Privatleute sollten Belege nie leichtfertig entsorgen. Viele Ansprüche sind nicht durchsetzbar, wenn die Belege fehlen. Kaufquittungen sollten für die Dauer der Gewährleistungsfrist aufbewahrt werden, um Ansprüche gegenüber Verkäufern oder Herstellern durchsetzen zu können.


Dokumente für Versicherungen und Rentenversicherungsträger

Rechnungen über größere private Anschaffungen sollten langfristig abgelegt werden, um den Wert des eigenen Hausstandes gegenüber der Hausratversicherung nachweisen zu können. Einige Unterlagen sollten bis zum Rentenalter aufbewahrt werden. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise oder Zeugnisse belegen gegenüber den Rentenversicherungsträgern einen lückenlosen Lebenslauf. Wer die lange Aufbewahrung vermeiden möchte, kann alternativ ein Kontenklärungsverfahren durchführen lassen. Der Rentenversicherungsträger stellt nach erfolgter Kontenklärung die im Versicherungsverlauf wiedergegebenen Zeiten, die länger als sechs Jahre zurückliegen, mit einem Bescheid verbindlich fest.


Ablage nach Jahren

Für Unternehmen wie Privatleute empfiehlt sich eine systematische Ablage von Dokumenten. Oft hilft schon ein einfaches Prinzip: Alle Unterlagen sollten sinnvoll gegliedert und nach Jahren geordnet werden. So werden zusammenhängende Unterlagen nicht vorschnell entsorgt und lassen sich bei Bedarf schnell auffinden.


Thomas Heidberg ist Rechtsanwalt und Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach (www.wws-gruppe.de). Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung und Betreuung von mittelständischen Unternehmen.  

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