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Sie benötigen Unterlagen? So formulieren Sie höflich aber bestimmt

Hier lesen Sie, wie Sie Aufforderungen an Kolleginnen und Kollegen bestimmt und trotzdem höflich formulieren.

Bestimmt um etwas bitten

Mit der richtigen Formulierung kommt Ihre Bitte höflich und bestimmt zugleich an.

Wenn man eine Aufforderung besonders höflich formulieren möchte – etwa weil man etwas von einer höheren Hierarchieebene braucht –, greift man schon mal zu umständlichen Formulierungen.

Das liest sich dann so:

Ich möchte Sie bitten, mir die aktuellen Zahlen für den Bericht 4. Quartal zu senden.

Meine Meinung: Sie möchten nicht, Sie tun es ja. „Möchten“ ist an dieser Stelle stilistisch nicht gut.

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Höflich aber bestimmt formulieren: Nutzen Sie diese Alternativen zu „ich möchte“

Alternative 1: Bitte plus Imperativ

Bitte schicken Sie mir die Unterlagen bis zum 14. August, damit ich den Bericht innerhalb der Frist erstellen kann.

Meine Meinung: Das ist eine sehr klare Ansage, die durch den Imperativ sehr fordernd wirkt. Verwenden Sie diese behutsam.

Alternative 2: Die Frage

Sind Sie so freundlich und schicken mir die Unterlagen bis zum 14. August zu?

Meine Meinung: Das ist zwar eine Frage, aber dennoch ist es klar, dass Sie die Unterlagen bis zum genannten Zeitpunkt benötigen.

Alternative 3: Bitte plus Konjunktiv

Bitte seien Sie so freundlich und schicken mir die Unterlagen bis zum 14. August zu, damit ich den Bericht innerhalb der Frist erstellen kann.

Meine Meinung: Die Verwendung des Imperativs „seien“ ist korrekt und nicht altmodisch. Gleichzeitig drückt der Imperativ eine klare, wenn auch freundliche Aufforderung aus. Dies macht den Nebensatz erforderlich, wenn Sie an die nächsthöhere Hierarchiestufe einen Wunsch haben. 

Sie haben nun verschiedene Formulierungen zur Auswahl. Letztendlich hängt es von Ihrem Selbstverständnis, Ihrem Verhältnis zum Empfänger und dem allgemeinen Miteinander in Ihrem Unternehmen ab, wie Sie formulieren. Wägen Sie sorgfältig ab.


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