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Aufbewahrungsfristen 2018: Das darf weg! Mit Download von A bis Z

Wegwerfen und löschen befreit. Sorgen Sie wieder für mehr Übersicht: Mit den Tipps in diesem Beitrag und der Übersicht über die aktuellen Aufbewahrungsfristen stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu früh auf „löschen“ drücken.

Aufbewahrungsfristen 2018: Das können Sie unbesorgt entsorgen.

Aufbewahrungsfristen 2018: Das darf weg! Mit Download von A bis Z

Ob Papier oder elektronisch – Sie müssen Dokumente aufbewahren. Die elektronische Nachricht genauso wie eine Rechnung, die Sie per Post erhalten haben. Mit den Tipps in diesem Beitrag und der Übersicht über die aktuellen Aufbewahrungsfristen stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu früh auf „löschen“ drücken. Weitere zeitsparende Profi-Tipps für Ihren Arbeitsalltag gibt Ihnen Expertin Claudia Marbach hier.

Aufbewahrungsfristen 2018: Unterlagen, die Sie nach dem Handels- und Steuerrecht aufbewahren müssen

Leserinnen und Leser fragen immer mal wieder nach den Aufbewahrungsfristen: „Wie lange muss ich Beschwerdebriefe von Kunden aufbewahren?” Oder: „Wie lange bewahrt man Angebotsanfragen auf?”

Beachten Sie: Für solche Unterlagen gelten keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, da sie nicht steuer- oder bilanzrelevant sind. Bewahren Sie sie so lange auf, wie es sinnvoll für Sie und Ihr Unternehmen ist.

Welche Unterlagen Sie aus steuer- oder bilanzrelevanter Sicht nicht aufbewahren müssen, sehen Sie in der Aufstellung von A bis Z in diesem Download.

Die Aufbewahrung kann aber trotzdem sinnvoll sein, beispielsweise bei Betriebsratsunterlagen, Bewerbungskorrespondenz, Erbscheinen oder Garantieunterlagen, damit Sie im Fall der Fälle die notwendigen Nachweise erbringen können.

Meine Empfehlung: Denken Sie daran, die Dokumente in Ihrer elektronischen Ablage ebenfalls zu löschen. Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für E-Mails und Dokumente, die Sie gespeichert haben. Die in diesem Beitrag genannten Aufbewahrungsfristen beziehen sich nur auf Unterlagen, die einen Bezug zu Angaben in Steuererklärungen oder Bilanzen haben oder anderweitig steuerrelevant sind.

Aufbewahrungsfrist abgelaufen? Warum Sie Unterlagen trotzdem aufbewahren müssen

Selbst wenn eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dürfen Sie Unterlagen nicht vernichten, wenn diese

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung,
  • für laufende steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder
  • zur Begründung von steuerlichen Anträgen Ihrer Firma benötigt werden.

Meine Empfehlung: Auch wenn eine Betriebsprüfung abgeschlossen ist, sollten Sie die relevanten Unterlagen noch eine Weile aufbewahren. Falls die Prüferin oder der Prüfer sich geirrt hat, möchte Ihr Unternehmen möglicherweise Einspruch einlegen. Warten Sie also, bis der Vorgang endgültig abgeschlossen ist.

Wann genau Sie etwas wegwerfen dürfen

Wenn die Steuerfestsetzung für das Jahr 2015 erst im Jahr 2017 erfolgt ist, beginnen für die Belege des Jahres 2015 die Aufbewahrungsfristen erst mit dem Jahr 2017 zu laufen.

Beispiel: Die Steuerbescheide für das Jahr 2015 ergehen am 15. August 2017. Die Unterlagen aus dem Jahr 2015 sind bis zum Ablauf des Jahres 2027 aufzubewahren. Erst am 1. Januar 2028 dürfen die Unterlagen aus dem Jahr 2015 vernichtet werden.

Verträge sollten Sie länger aufbewahren

Ein langfristiger Vertrag wird schon einmal um einen oder mehrere Einzelverträge ergänzt. Das bedeutet: Selbst wenn die Aufbewahrungsfrist für den Originalvertrag schon abgelaufen ist, dürfen Sie ihn nicht vernichten, da die ergänzenden Vereinbarungen später getroffen wurden. Sie benötigen den Originalvertrag als „Basis“ für die später geschlossenen Einzelverträge.

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für einen Vertrag beginnt, wenn der Vertrag abgelaufen ist.

Reicht es, wenn alle Unterlagen elektronisch verfügbar sind?

Nach der Abgabenordnung (AO) sind Sie verpflichtet, ursprünglich erstellte digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen die Daten nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahren.

Wichtig: Wer seine steuerlich relevanten Unterlagen per Computer erstellt, bearbeitet und digital versendet, ist zur elektronischen revisionssicheren Archivierung verpflichtet. Nur so ist sichergestellt, dass auch nach zehn oder mehr Jahren eine strukturierte und systemunabhängige Auswertung der unveränderlichen Daten möglich ist.

Mit anderen Worten: Was Sie elektronisch erstellt und bearbeitet haben, müssen Sie auch elektronisch revisionssicher archivieren.

Wo Sie die Unterlagen aufbewahren müssen

Grundsätzlich ist es Ihre Entscheidung, wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren. § 146 Abs. 2 AO schreibt jedoch vor, dass zumindest die Steuerunterlagen in der Regel nicht im Ausland aufbewahrt werden dürfen. Es gibt jedoch Ausnahmen. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) müssen Sie innerhalb angemessener Zeit sich selbst und einem sachverständigen Dritten einen Überblick über die Geschäftsvorfälle jederzeit ermöglichen können. Damit ist ein weit entfernter Ort ebenfalls auszuschließen.

Wie Sie die Unterlagen aufbewahren müssen

Nur Weniges müssen Sie im Original aufbewahren: Auch beim „Wie” dürfen Sie die Form der Aufbewahrung frei wählen.

Im Original müssen Sie aufbewahren

Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse. Sie können empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege im Original aufbewahren. Es reicht jedoch aus, wenn sie originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können. Alle übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Aufzeichnungen müssen lediglich so aufbewahrt werden, dass eine inhaltliche Wiedergabe ermöglicht wird.

Sonderfall Bewerbungen: Bewerbungsunterlagen nach fünf Monaten vernichten und löschen

Bewerbungen unterliegen nicht den Vorschriften für Aufbewahrungsfristen. Sie sind nicht steuer- oder bilanzrelevant. Allerdings: Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) kann die Bewerberin oder der Bewerber innerhalb von zwei Monaten nach Ablehnung der Bewerbung den Vorwurf der Diskriminierung geltend machen. Die Klagefrist beträgt weitere drei Monate. Also: Nach fünf Monaten können Sie Bewerbungsunterlagen vernichten.

Müssen Sie E-Mails aufbewahren?

Für E-Mails gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente. Fragen Sie sich, um welche Art Dokument es sich bei einer E-Mail handelt.

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