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Assistenz 4.0: Immer einen Schritt voraus

Die Digitalisierung ist in den meisten Büros schon angekommen. Doch was bedeutet das konkret für die Arbeitsabläufe. working@office befragte Dunja Schenk, Expertin für Digitalisierung im Büro, was sich konkret in den kommenden Jahren ändern wird.

Assistenz 4.0: Immer einen Schritt voraus

Frau Schenk, was hat die Digitalisierung für unmittelbare Auswirkungen auf die Arbeit von Office-Professionals in den kommenden fünf Jahren?  
Dunja Schenk: Zunächst einmal ist die Digitalisierung an sich nichts völlig Neues – wir stecken bereits mittendrin. Wir sind über virtuelle Netzwerke mit der halben Welt vernetzt, arbeiten in diversen Clouds und die Kommunikation per Skype und WhatsApp, auch im beruflichen Kontext, ist nichts Ungewöhnliches. Allerdings setzen viele Unternehmen digitale Prozesse und Tools erst nach und nach ein. Für Office-Professonials bedeutet das, dass weiterhin viele technische Neuerungen auf sie zukommen, viele davon sind noch nicht entwickelt – auch darauf müssen wir uns einstellen: Die Geschwindigkeit der wechselnden Arbeitsmittel steigt weiterhin. Wir werden uns auch darauf einstellen, dass Vorgesetzte und Kollegen räumlich und zeitlich flexibel arbeiten werden. Die Kommunikation verlagert sich mehr in den virtuellen Bereich. Dabei entstehen neue Herausforderungen: Wie manage ich meinen Chef, wenn ich ihn immer seltener sehe? Wie leite ich effizient eine Skype-Konferenz? Aber vor allem: Wie schaffe ich es, die weiterhin anwachsende Flut an Daten für mich und meinen Vorgesetzten zu bewältigen? Und zu Guter Letzt: Wie behalte ich einen kühlen Kopf bei der wachsenden Geschwindigkeit?   

Wie können wir uns darauf vorbereiten?
Dunja Schenk: Das Wichtigste ist, dass man den Neuerungen immer offen gegenübertritt. Sich an alten Arbeitsabläufen festzuhalten, nur weil das im ersten Schritt bequemer ist, wird dazu führen, schnell abgehängt zu werden. Ich rate Assistenzkräften immer, technische Neuerungen auszuprobieren und sich über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Dabei reicht es nicht immer aus, das gleiche Tempo wie die anderen zu gehen. Wenn Sie Ihrem Chef immer einen kleinen Schritt voraus sind und ihm zeigen können, welche neuen Tools er im Arbeitsalltag nutzen kann, um seine Effizienz zu verbessern, machen Sie sich unentbehrlich.

Welche Kernkompetenzen sind in Zukunft bei Assistenzkräften besonders gefragt?

Dunja Schenk: Neben der Fähigkeit, digitale Medien und im Unternehmen genutzte Datenbanken aktiv im Berufsalltag zu nutzen und einzusetzen, müssen Sekretärinnen und Sekretäre weiterhin ihr großes Organisationstalent einbringen, um mit ihrer Arbeitskraft für das Unternehmen einen wichtigen Beitrag zu leisten. Daneben sollten Sie keine Probleme haben, über unterschiedliche Kanäle zu kommunizieren und sich zu behaupten. Denn wenn der Chef nicht mehr täglich im Büro sitzt, ist seine rechte Hand umso mehr bei Entscheidungen und Delegation gefragt.
Die Fragen stellte Annette Rompel.

Kostenloses Webinar

„Die Assistentin von morgen: 5 Kompetenzen für das Office 4.0“ mit Dunja Schenk

Dunja Schenk ist ehemalige Chefassistentin, Chefredakteurin der Informationsdienste Mein AssistentinnenCoach und Assistenz & Sekretariat heute und IHK-zertifizierte Trainerin.
Am 20. September 2017 von 16:00 bis 16:30 Uhr wird Dunja Schenk in einem Gratis-Webinar erläutern, wie Sie die Digitalisierung im Büro professionell meistern, nutzen und sich auch in Zukunft unentbehrlich machen können. Für das Webinar können Sie sich ab sofort unter webinar.workingoffice.de anmelden. Um an dem Webinar teilzunehmen, benötigen Sie einen PC/Notebook/mobiles Endgerät mit Lautsprechern und eine stabile Internetverbindung (idealerweise DSL).

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