Menu

Arranging meetings – So vermeiden Sie Fettnäpfe

Ein Meeting zu organisieren zählt zum Office-Alltag. Für einige Office-Professionals sind auch Terminvereinbarungen in englischer Sprache Tagesgeschäft.

Damit Ihnen das immer souverän gelingt und Sie an alles denken, hier eine kurze Checkliste.
Folgende Punkte sollte Ihre Terminvereinbarung beinhalten:

  • Grund angeben, Zielsetzung nennen, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können
  • Nutzen für Teilnehmer nennen, falls möglich
  • Teilnehmer nennen mit Angabe der Funktion
  • Genauen Ort angeben: Ort, Gebäude, Raum
  • Datum angeben: Nicht 2017-11-06 – das sorgt für Missverständnisse. Besser: 6 November 2017
  • Uhrzeit a.m. oder p.m. angeben
  • Voraussichtliche Dauer
  • Welche Unterlagen müssen vorher eingereicht oder mitgebracht werden?
  • Wegbeschreibung, falls nötig, mitschicken
  • Termin von allen bestätigen lassen
  • Eigene, vollständige Kontaktdaten angeben
  • Open punctation beachten: Englische E-Mails haben weder nach der Anrede ein Komma noch nach der Grußformel. Amerikanisches Englisch: Doppelpunkt nach der Anrede, Komma nach der Grußformel
  • Nach der Anrede geht es großgeschrieben weiter

 

So könnte die Terminvereinbarung aussehen, die Sie für Ihren Chef formulieren

 

Dear Mr van Straaten

We are planning to implement team-building activities for middle management and you have been recommended to us as an experienced coach. I therefore hope that we can arrange a meeting in the near future to discuss a possible programme.

As a specialist in this field you will, I am sure, be able to support us in this project.

As a possible date and time for a meeting I would suggest 9.30 a.m. on Friday, 13 October, but if this is not convenient it should be possible to arrange a different time and day.

Our director of Human Resources, Kai Wiesner, will also be present at the meeting, together with his assistant Ralf Berger.

Our main seminar room has all the audio/video equipment you may need and will be an ideal location for the meeting. Please let me know if you need any special facilities for presentations or other purposes.

I am enclosing directions which will help you to find our company. When you arrive the receptionist will show you the way to the seminar room.

Would you be kind enough to confirm if these arrangements will be convenient to you? And of course if the day or time isn't convenient please let me know.

You can contact me or my secretary, Ms Elvira Hubschmidt, on the number shown below.

Yours sincerely


Klaus Thiesen
Head of Finance


Weitere Artikel aus der Kategorie "Office"

career@office

Die Karriere-Messe für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Save the date: Ihre career@office 2018

04.04.2018: Hamburg, Handelskammer

18.04.2018: Frankfurt, Kap Europa

21.06.2018: München, MTC

10.10.2018: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de