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Alles schon erledigt!

Am Umgang mit dem Posteingang zeigt sich der Profi: Geht es schnell und effektiv oder liegen noch am Nachmittag unerledigte Briefe auf dem Schreibtisch oder im PC? Die sieben goldenen Regeln für eine der wichtigsten Aufgaben im Büromanagement.

Am Umgang mit dem Posteingang zeigt sich der Profi: Geht es schnell und effektiv oder liegen noch am Nachmittag unerledigte Briefe auf dem Schreibtisch oder im PC? Die sieben goldenen Regeln für eine der wichtigsten Aufgaben im Büromanagement.

 

Betrachten Sie die Bearbeitung der täglichen Post und E-Mails als Gradmesser dafür, wie sehr Sie sich von Ihren anderen Arbeiten ablenken lassen beziehungsweise wie konzentriert Sie vorgehen.

 

 

 

Jeden Tag: Post und E-Mails

Sie werden sehen: Wenn Sie die Postbearbeitung im Griff haben und Ihnen die entsprechende Vorgehensweise in Fleisch und Blut übergegangen ist, werden Sie auch Ihre sonstigen Arbeiten schneller und professioneller bewältigen.

 

Sieben goldene Regeln für schnelle Postbearbeitung

 1. Sorgen Sie dafür, dass Sie während der Postbearbeitung nicht gestört werden. Übertragen Sie den Telefondienst an die Zentrale, eine Mitarbeiterin oder wechseln Sie sich mit einem Kollegen, einer Kollegin ab.
 2. Entscheiden Sie sofort, was mit den einzelnen Schriftstücken zu tun ist. Nehmen Sie jedes Dokument nur einmal in die Hand und entscheiden Sie bei jeder E-Mail sofort, in welchem Ordner sie abgelegt wird.
 3.  Werfen Sie alles weg, was Sie sich jederzeit wieder beschaffen können – nutzen Sie sowohl den realen wie auch den virtuellen Papierkorb.
 4. Delegieren Sie, mit einem kurzen Vermerk, was zu tun ist. Löschen Sie alle E-Mails, die für Kollegen bestimmt sind und die Sie weitergeleitet haben.
 5. Halten Sie den Stapel in Ihrem Aufgabenkorb so niedrig, dass Sie alle darin enthaltenen Aktivitäten jeden Morgen schnell überschauen können.
 6. Achten Sie darauf, dass Ihr E-Mail-Posteingang jeden Abend leer ist.
 7. Ablagekörbe verführen dazu, Schriftstücke hineinzulegen. Benutzen Sie Ihren Ablagekorb konsequent ausschließlich für die vorübergehende Aufbewahrung von erledigten Vorgängen.

 

 

Mehr lesen

Warum Sie den Papierkorb als Ihren Freund betrachten sollten, wie das Sofort-Prinzip funktioniert und wie Sie zum E-Mail-Profi werden, beschreibt Trainerin und Coach Brigitte Jahn in der Februarausgabe von working@office.  

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