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Aller Anfang ist schwer: Wie beginnen Sie eine E-Mail oder einen Brief?

Prüfen Sie heute mit diesem kleinen Test Ihr Korrespondenzwissen.

Aller Anfang ist schwer: Wie beginnen Sie eine E-Mail oder einen Brief?

Welcher Briefanfang passt zu welchem Anlass?


1. Ein Kunde hat Ihren Chef sehr gastfreundlich empfangen, betreut und bewirtet. Sie setzen eine kurze Dankes-E-Mail an den Geschäftspartner, der Geschäftsführer ist, und an die Bereichsleiterin auf, die ebenfalls an dem Gespräch teilgenommen hat. Wie beginnen Sie die E-Mail?
a.    Sehr geehrte Frau Helling, sehr geehrter Herr Bals, …
b.    Sehr geehrter Herr Bals, sehr geehrte Frau Helling, …
c.    Sie schreiben zwei Briefe.
d.    Sehr geehrter Herr Bals, …    
 

2. Welche Anredeformen sind heutzutage für den Einstieg geeignet?

a.    Sehr geehrte Frau Meyer, …
b.    Guten Tag, sehr geehrte Frau Meyer, …
c.    Liebe Frau Meyer, …
d.    Guten Tag, Frau Meyer, …

3. Ihr Unternehmen lädt zu einer Kundenveranstaltung ein.

Der Geschäftspartner, Rainer Schmitt, mit dem Ihr Chef sich duzt, wird auch eingeladen. Ihr Chef unterschreibt alle Einladungen selbst. Wie sieht die korrekte Anrede für Rainer Schmitt aus?
a.    Sie schreiben in die Einladung „Lieber Rainer“.
b.    Sie schreiben in die Einladung „Sehr geehrter Herr Schmitt, lieber Rainer“.
c.    Sie schreiben „Sehr geehrter Herr Schmitt“.
d.    Sie schreiben „Sehr geehrter Herr Schmitt“ und kleben einen kleinen Notizzettel mit einem handschriftlichen Vermerk Ihres Chefs auf das Angebot: „Lieber Rainer, ich würde mich freuen, wenn du kommen könntest. Gruß Markus Herzig“.    

Richtig sind die Antworten:

1b und 1c: Die Hierarchie entscheidet

In der Geschäftskorrespondenz entscheidet die Hierarchie, wer zuerst genannt wird. Es ist also korrekt, den Ranghöchsten zuerst zu nennen. Hat sich Frau Helling besonders um das Wohl Ihres Chefs bemüht, sollten Sie besser zwei Briefe formulieren: einen an den Geschäftsführer und einen an sie. Die Hierarchieregel gilt selbstverständlich auch für das Anschriftenfeld:
Herrn Bernd Bals
Frau Frauke Helling
Henning AG

2a bis 2d: Sie entscheiden, welche Anrede passend ist

Die Anredeform „Sehr geehrte Frau Meyer“ ist der Standard, sie ist förmlich und korrekt. „Guten Tag, sehr geehrte Frau Meyer“ ist die individuellere Variante der ersten Anredeform. Auch diese Anrede ist geeignet für Personen, mit denen Sie nicht so gut bekannt sind. Verstehen Sie sich mit einer Person besonders gut, könnten diese Formulierungen zu steif erscheinen. Sie bauen damit eine unnötige Distanz auf. Die persönlicheren Anreden sind „Guten Tag, …“ und „Liebe …“, vorausgesetzt, Sie mögen sie und Sie finden, sie passt zu Ihnen, Ihrem Chef oder Ihrem Unternehmen. Schreiben Sie nicht „Guten Abend“ oder „Guten Morgen“ – das ist eher für eine E-Mail geeignet, wenn Sie davon ausgehen können, dass der Empfänger Ihre Nachricht zeitnah liest.

Tipp

Wenn Ihr Korrespondenzpartner zu „Liebe Frau xy“ oder „Hallo, Frau xy“, was ja bevorzugt in E-Mails schnell passiert, übergeht, sollten Sie das ebenfalls tun. Bleiben Sie in diesem Fall beim distanzierten „Sehr geehrter …“, wirkt Ihre Anrede so, als wollten Sie den persönlicheren Kontakt nicht oder als hätten Sie irgendwelche Vorbehalte gegenüber dem Ansprechpartner.
Dies gilt vor allem bei englischsprachigen Geschäftspartnern. Denn bei ihnen ist damit zu rechnen, dass Sie oft schon beim ersten Schreiben mit Vornamen angesprochen werden. Lassen Sie sich bei Ihrer Antwort unbedingt darauf ein. Eine Reaktion auf „Dear Britta“ mit „Dear Mr Evans“ könnte als abweisend empfunden werden.

3a, c, oder d: Sie haben die Wahl!

Nur die Variante 3b ist absolut nicht zu empfehlen. Entscheiden Sie sich bitte, ob der Geschäftsfreund geduzt oder gesiezt wird. Die Anrede „Sehr geehrter Herr Schmitt“ ist für ein rein geschäftliches Schreiben die empfehlenswerte Formulierung. Da es sich hier um eine Einladung handelt, ist die Anrede „Lieber Rainer“ die bessere. Sie wirkt persönlicher und verbindlicher. Auch eine gute Möglichkeit ist die Idee mit dem Klebezettel. Der Vorteil: Der Geschäftspartner kann den Klebezettel entfernen, bevor er die Einladung anderen zeigt. Den Zettel sollte dann aber unbedingt Ihr Chef selbst mit der Hand schreiben, denn schließlich ist er es ja, der den Geschäftspartner duzt.    

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