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So sagen Sie nach Initiativbewerbungen freundlich und individuell ab

Auch wenn eine Bewerberin oder ein Bewerber von sich aus auf Ihr Unternehmen zukommt, sollten Sie eine Absage besonders freundlich und möglichst individuell formulieren. Verzichten Sie auf unpersönliche Floskeln, damit der gute Eindruck, den die Person offenbar von Ihrem Unternehmen hat, erhalten bleibt.

Absagen auf Initiativbewerbungen

Hier lesen Sie, wie Sie angemessene Absagen auf Initiativbewerbungen formulieren.

Danken Sie der Bewerberin oder dem Bewerber für die Initiative

Vielleicht haben Sie sich auch schon mal die Zeit genommen, sich „auf gut Glück“ bei einem Unternehmen zu bewerben. Wahrscheinlich war das ein Unternehmen, das Sie besonders interessant fanden und bei dem Sie gerne gearbeitet hätten. Wer ein unpersönliches und nichtssagendes Absageschreiben zurückerhält, wird einen faden Nachgeschmack zurückbehalten. Manche haben sogar das Gefühl, mit ihrer Bewerbung lästig gewesen zu sein.

Sorgen Sie als Assistentin dafür, dass so etwas nicht vorkommt. Initiativbewerbungen sollten nicht lästig sein – im Gegenteil: Für das Unternehmen sind sie sehr wertvoll. Ohne finanziellen und zeitlichen Aufwand erhalten Sie möglicherweise Bewerbungen von talentierten, engagierten Menschen.

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4 Gründe, warum Sie ein Absageschreiben freundlich formulieren sollten

  1. Es kommt immer wieder vor, dass plötzlich Stellen frei werden und neu zu besetzen sind. Wenn sich dann die richtige Bewerberin oder der richtige Bewerber von allein findet, spart sich Ihr Unternehmen Aufwand, Zeit und Kosten, die mit einer Stellenausschreibung verbunden sind.
  2. Initiativbewerber sind Menschen, die von allein aktiv geworden sind und nicht erst auf eine Stellenausschreibung warten. Gerade an solchen engagierten und interessierten Menschen haben Unternehmen großes Interesse.
  3. Hinter jeder Bewerbungsmappe stecken ein paar Stunden Arbeit, die die Bewerberin oder der Bewerber bereits für Sie investiert hat. Schon allein dafür hat diese Person Dank verdient.
  4. Jede Initiativbewerbung ist ein Kompliment an Ihr Unternehmen. Die angemessene Reaktion auf ein Kompliment ist ein „Dankeschön“.

So können Sie beispielsweise Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringen:

Sehr geehrter Herr Pauli,

Ihre Qualifikationen und Erfahrungen als Einkaufssachbearbeiter haben uns sehr beeindruckt. Vielen Dank für Ihre Bewerbung!

Formulieren Sie Absagen auf Initiativbewerbungen positiv

Niemand erhält gerne eine Absage. Sie ist und bleibt eine schlechte Nachricht. Das gilt auch dann, wenn die Bewerberin oder der Bewerber sich noch in einer Festanstellung befindet.

Formulieren Sie also immer mutmachend. Geben Sie der Bewerberin oder dem Bewerber das Gefühl, dass Sie zwar aktuell keine Stelle anbieten können, sie oder er aber sicherlich bald eine passende neue Position finden wird.

Das Wort „Blindbewerbung“ verwenden Sie in Ihrer Absage bitte nicht

Bewerberinnen und Bewerber, die Ihnen unaufgefordert ihre Unterlagen schicken, sind Menschen, die aktiv sind und auf Sie zukommen. Blinde Hühner, die nach einem Korn – hier einem Job – picken, sind sie ganz bestimmt nicht.

Formulieren Sie die Absage nicht zu knapp

Ein allzu kurzes Absageschreiben wirkt lieblos und hinterlässt ein ungutes Gefühl bei der Bewerberin oder beim Bewerber.

So nicht:

Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Leider können wir Ihnen keine Stelle anbieten. Ihre Unterlagen erhalten Sie zu unserer Entlastung zurück.

Diese Absage ist nicht nur zu knapp, sondern auch unhöflich und demotivierend.

„Zu unserer Entlastung zurück“ ist ein No-Go in der Absage

Die Floskel „Ihre Unterlagen erhalten Sie zu unserer Entlastung zurück“ streichen Sie am besten ganz aus Ihrem Vokabular. Initiativbewerbungen sind keine „Belastung“ für Ihr Unternehmen. Zudem ist es unnötig, im Text darauf hinzuweisen, dass Sie die Unterlagen beigefügt haben. Es ist offensichtlich, dass Sie die Bewerbungsmappe mitgeschickt haben. In Zeiten elektronischer Bewerbungen wird dieser Satz ohnehin überflüssig.

Besser so:

Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir haben uns sehr gefreut, dass Sie die Initiative ergriffen haben, sich uns vorzustellen. Leider haben wir derzeit keine freie Stelle im Im- und Export zu besetzen. Ihre Erfahrungen im internationalen Handel, verbunden mit Mehrsprachigkeit, finden wir sehr beeindruckend. Sie werden sicherlich bald eine neue berufliche Herausforderung finden.

Die 3 Kernaussagen eines Absagebriefs

Ein positiver Absagebrief sollte mindestens drei Kernaussagen enthalten:

  • Dank für die Bewerbung oder Dank dafür, dass die Bewerberin oder der Bewerber die Initiative ergriffen hat,
  • eindeutiger Grund für die Absage, zum Beispiel: „Leider sind bei uns derzeit alle Stellen im Marketing langfristig besetzt“,
  • gute Wünsche und Einschätzungen für die Zukunft.

Unsere Empfehlung: Bei guten Kandidatinnen und Kandidaten fügen Sie noch einen Hinweis dazu, wo Sie freie Stellen ausschreiben. Das motiviert zusätzlich.

Reagieren Sie möglichst rasch auf Initiativbewerbungen

Niemand mag es, wenn sich nach einer Initiativbewerbung das Unternehmen mehrere Monate lang nicht meldet. Die Bewerberin oder der Bewerber wird denken, dass Ihnen die Bewerbung nicht wichtig ist oder – noch schlimmer – dass sie in einem Stapel von Unterlagen einfach vergessen wurde.

Reagieren Sie aber auch nicht zu schnell, das macht den Eindruck, als hätte sich niemand Zeit genommen, die Unterlagen zu prüfen.

Binnen einer Woche sollte die Bewerberin oder der Bewerber einen Zwischenbescheid und innerhalb eines Monats eine abschließende Antwort erhalten haben.

Mit folgenden Schreiben reagieren Sie richtig auf Initiativbewerbungen

Eingangsbestätigung: Schicken Sie der Bewerberin oder dem Bewerber eine Nachricht, dass Sie die Bewerbung erhalten haben. Wenn Sie wissen, dass die Prüfung der Bewerbung längere Zeit in Anspruch nimmt, teilen Sie das in der Eingangsbestätigung mit.

Information, dass Sie die Unterlagen einige Zeit behalten wollen: Wenn eine Initiativbewerbung überzeugt und Sie abwarten wollen, ob später eine passende Stelle frei wird, informieren Sie die Bewerberin oder den Bewerber, dass Sie die Unterlagen einige Zeit aufbewahren möchten. Das wird die Angeschriebenen freuen.

Wenn sich nach spätestens einem Jahr noch keine Vakanz ergeben hat, schicken Sie die Bewerbungsunterlagen an die Bewerberin oder den Bewerber zurück.

Absage: Wenn Sie keine passende freie Stelle zu besetzen haben und die Unterlagen auch nicht behalten wollen, sagen Sie möglichst rasch ab. Dann weiß die Bewerberin oder der Bewerber Bescheid und macht sich keine falschen Hoffnungen.

Initiativbewerbungen: Gelungene und weniger gelungene Formulierungen für Ihre Absage im Vergleich

Unsere Empfehlung: Nennen Sie im Betreff Ihrer Absage-E-Mail den Namen Ihres Unternehmens. Dann ist auf den ersten Blick zu erkennen, wer schreibt.

Diese Formulierungen wirken beliebig und ungeschicktSo formulieren Sie wirklich persönlich und herzlich

Betreff: Absage

Unsere Meinung: Vermeiden Sie das Wort „Absage“ im Betreff.

Betreff: AW: Danke für Ihre Bewerbung als kaufmännische Mitarbeiterin

Unsere Meinung: Klicken Sie auf „antworten“ und ergänzen Sie einen Dank. Das ist freundlich. 

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unserem Hause.

Unsere Meinung: Was ist denn das „Hause“? Das müsste, wenn überhaupt, Firma oder Unternehmen heißen. Aber auch dann klänge es so, als wollte man das Unternehmen kaufen.

Danke für Ihre Bewerbung. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für eine Mitarbeit in unserem Unternehmen interessieren.

Unsere Meinung: Das ist präzise und von einer Phrase weit entfernt.

Wir danken Ihnen für Ihre Mühen.

Unsere Meinung: Das ist zu pessimistisch. Bewerberinnen und Bewerber wollen nicht daran erinnert werden, wie „mühsam“ es war, sich zu bewerben, zumal die Mühen auch noch vergeblich waren. „Bemühungen“ ist natürlich genauso schlecht wie „Mühen“.

Wir haben uns sehr gefreut, dass Sie Ihre Karriere gern als Programmierer bei uns starten wollen. Wir wünschen Ihnen alles Gute bei Ihren weiteren Bewerbungen!

Unsere Meinung: Freundlich, offen, motivierend.

Wir bedauern, Ihnen an dieser Stelle mitteilen zu müssen, dass alle Stellen besetzt sind.

Unsere Meinung: Warum „an dieser Stelle“? Wann, wenn nicht jetzt? Diesen Satz kann man einfacher formulieren.

Leider sind im Moment alle Stellen längerfristig besetzt.

Unsere Meinung: Sie dürfen „leider“ schreiben. Das wirkt mitfühlend.

Absagen auf Initiativbewerbungen: 9 Musterformulierungen

Absage auf Initiativbewerbung mit Aufforderung, sich erneut zu bewerben, Personalsachbearbeiterin → Bewerberin

Betreff: Danke für Ihre Bewerbung als Softwareentwicklerin bei Rubens Softwarehaus GmbH

Sehr geehrte Frau Schulz,

vielen Dank, dass Sie sich bei uns beworben haben. Es freut uns, dass Sie an einer Mitarbeit in unserem Softwareunternehmen interessiert sind.

Momentan sind alle Stellen in der Softwareentwicklung langfristig besetzt. Darum bleibt mir nichts anderes übrig, als Ihnen heute eine Absage zu schreiben.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Suche nach einer Arbeitsstelle, die Sie weiter voranbringt. Ihr Profil ist ebenso interessant wie vielseitig, deshalb bin ich mir sicher, dass Sie schon bald eine passende Position finden werden.

Wenn Sie einmal in der Zukunft eine Stellenanzeige von uns sehen sollten, zögern Sie nicht, sich noch einmal bei uns zu bewerben.

Freundliche Grüße aus Köln

Rubens Softwarehaus GmbH

i. A. Friederike Gärtner

Personalsachbearbeiterin

Absage auf Initiativbewerbung – derzeit keine Vakanz, Assistentin → Bewerber

Betreff: Ihre Initiativbewerbung vom 17. August bei Kartonagen GmbH

Sehr geehrter Herr John,

vielen Dank für Ihre Bewerbung. Ihre Unterlagen sind sehr ansprechend. Wir konnten uns ein überzeugendes Bild von Ihren Qualifikationen und Ihren beruflichen Erfahrungen machen.

Dass ich Ihnen an dieser Stelle trotzdem eine Absage erteilen muss, liegt daran, dass Sie zu einem ungünstigen Zeitpunkt bei uns „angeklopft“ haben. Wir haben derzeit keine Stelle für einen Druckingenieur frei – was ich sehr bedauere.

Eine Absage ist natürlich keine gute Nachricht. Wir sind uns jedoch sicher, dass Sie schon bald die neue berufliche Herausforderung finden werden, die Sie sich wünschen.

Freundliche Grüße

Kartonagen GmbH

i. A. Jana Bertrams

Assistenz Personalabteilung

Absage auf Initiativbewerbung – mit Aufforderung, sich erneut zu bewerben, Assistenz → Bewerber

Betreff: Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Brode Energieservice AG!

Sehr geehrter Herr Jahn,

Sie haben die Initiative ergriffen und sich bei uns beworben. Das gefällt uns sehr – und wir hätten Sie auch sehr gerne persönlich kennengelernt.

Leider muss ich hier schreiben „hätte“, denn zurzeit stellen wir keine neuen Mitarbeiter im Vertrieb ein. Ich bedauere es, dass ich auf Ihre interessante Bewerbung mit einer Absage antworten muss.

Ob wir in ein paar Monaten wieder Verstärkung benötigen, kann ich momentan noch nicht abschätzen. Sobald wir eine Vakanz haben, schreiben wir die offene Stelle auf unserer Homepage unter „Personal“ aus und schalten eine Anzeige in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung.

Wir würden uns freuen, wenn Sie sich später noch einmal bei uns bewerben. Ansonsten wünschen wir Ihnen alles Gute bei Ihrer Suche nach einer neuen Herausforderung rund um Vertrieb und Verkaufen.

Es grüßt Sie freundlich

Brode Energieservice AG

i. A. Ulrike Meinertshagen

Assistenz Human Resources

Absage auf Initiativbewerbung, nachdem man sich lange nicht gemeldet hat, Sachbearbeiterin Personal → Bewerber

Betreff: Ihre Initiativbewerbung vom 5. April 20.., GNS Holding GmbH

Sehr geehrter Herr Gause,

Sie hatten damals einen Zwischenbescheid von uns erhalten.

Da in den letzten Monaten keine Stelle im Controlling und in verwandten Bereichen frei geworden ist, haben wir entschieden, Ihnen nun doch eine Absage zu schicken.

Bitte entschuldigen Sie, dass wir uns nicht früher gemeldet haben. Aber vielleicht haben Sie ja mittlerweile schon einen neuen Arbeitsvertrag unterschrieben oder Sie stehen kurz davor?

Wir sind uns sicher, dass Sie durch Ihre jahrelange Erfahrung in der Buchhaltung und im Controlling ein sehr aussichtsreicher Kandidat sind.

Mit freundlichen Grüßen nach Ulm

GNS Holding GmbH

i. A. Lena Weigand

Sachbearbeiterin Personal

Antwort auf Initiativbewerbung mit Bitte, die Bewerbung behalten zu dürfen, Personalreferentin → Bewerberin

Betreff: Ihre Initiativbewerbung als engagierte, kaufmännische Sachbearbeiterin, Gerd Beimer GmbH

Sehr geehrte Frau Jansen,

Ihre Unterlagen gefallen uns sehr gut.

Momentan können wir Ihnen leider keine freie Stelle anbieten, da wir im Bereich kaufmännische Sachbearbeitung und Büroorganisation keine Vakanzen haben.

Aber wer weiß, ob sich daran in den nächsten Monaten nicht etwas ändert? Wenn Sie einverstanden sind, bewahren wir Ihre Bewerbungsunterlagen noch bei uns auf. Sobald eine Stelle frei wird, zu der Ihr Profil passt, werden wir uns bei Ihnen melden.

Sind Sie mit dieser Vorgehensweise einverstanden? Wenn Sie Ihre Bewerbungsmappe lieber zurückhaben möchten, melden Sie sich bitte bei mir unter der Telefonnummer 0231 9937-56 oder schicken Sie eine E-Mail.

Freundliche Grüße

Gerd Beimer GmbH

i. A. Karin Steinfeld

Personalreferentin


Absage auf Initiativbewerbung – ermutigend, Assistentin → Bewerberin

Betreff: Danke für Ihre Bewerbung als Mitarbeiterin im Marketing der Ludwig KG

Sehr geehrte Frau Daniels,

wir haben in unserem Unternehmen nur eine geringe Personal-Fluktuation. Darauf sind wir überaus stolz und wir freuen uns sehr. Für Bewerbende ist dies keine so positive Nachricht. Es reduziert die Chancen erheblich, eine Stelle bei uns zu finden – ganz gleich, welche Voraussetzungen die Kandidaten mitbringen.

Wir haben Ihre Bewerbung gelesen und festgestellt: Ihre Unterlagen sind keine „Bumerang- Dokumente“. Sie werden nicht immer wieder zu Ihnen zurückkommen. Das war unser Eindruck. Ihre Bewerbungsmappe ist auf jeden Fall zu schade für die Schublade und sollte sich schon bald in einem Unternehmen in Ihrer neuen Personalakte befinden.

Ich sende Ihnen heute eine Absage. Ich tue dies aber mit dem ausdrücklichen Zusatz, dass Ihre Bewerbung ganz sicher gute Aussichten auf Erfolg hat.

Mit den besten Wünschen

Ludwig KG

i. A. Sabine Friedrichs

Assistenz Human Resources

Absage an Bewerberin, Kaufmännischer Geschäftsführer → Bewerberin

Betreff: Danke für Ihre Bewerbung als Stationsärztin, St. Elisabeth-Hospital

Sehr geehrte Frau Weber,

danke schön für Ihr Angebot, unser Team zu unterstützen. Leider können wir Ihnen keine Stelle bei uns anbieten – voll belegt, wie wir hier sagen.

Doch mit Ihrer Bewerbung werden Sie ganz sicher Erfolg haben. Sie haben etwas zu bieten: gute Noten, Ihre Berufserfahrung, das uneingeschränkte Lob Ihrer Vorgesetzten. Sie können mit Selbstbewusstsein auf dem Arbeitsmarkt auftreten.

Wenn ich Ihnen heute gute Chancen für Ihre Bewerbung prophezeie, dann nicht, weil ich tief in eine Glaskugel geblickt habe. Ich habe in Ihre Bewerbungsunterlagen gesehen – und die sind eine realistische, solide Grundlage für beruflichen Erfolg.

Ich kann mit diesen Kommentaren meine Absage nicht zu einer positiven Nachricht für Sie umwandeln. Aber Sie werden sehen: Auf einmal finden Arbeitsplatz-Angebot und Ihre Nachfrage doch zusammen.

Das wünscht Ihnen

Dr. Hermann Schmitz

Kaufmännische Geschäftsführung

Absage an Bewerberin – schlechte Bewerbung, Assistentin → Bewerberin

Betreff: AW: Bewerbung als technische Zeichnerin – Bertrams GmbH

Sehr geehrte Frau Wegner,

mit Ihrer Bewerbung zeigen Sie Initiative und Engagement. Leider können wir dies nicht mit einer Einladung zum Kennenlernen „belohnen“.

Ihre Bewerbung hat uns nicht überzeugt. Vielleicht nehmen Sie sie noch einmal unter die Lupe, bevor Sie sich bei anderen Unternehmen bewerben.

Gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse sind für die meisten Unternehmen sehr wichtig.

Viel Erfolg!

Bertrams GmbH

i. A. Tanja Zuber

Assistenz Recruiting

Absage auf Initiativbewerbung – ermutigend, Assistentin → Bewerber

Betreff: Danke für Ihre Bewerbung als Rechtsanwalt in der Rechtsabteilung, FGN AG

Sehr geehrter Herr Schlomann,

wir mögen Menschen wie Sie, die aktiv sind und die Initiative ergreifen.

Initiativbewerbungen stellen sehr oft eine Win-win-Situation dar: Sie als Bewerber nutzen die Chance, sich dem Unternehmen außer Konkurrenz zu präsentieren – und sichern sich so einen Vorsprung. Umgekehrt profitieren wir als Unternehmen: Wenn sich die richtige Besetzung von allein findet, brauchen wir die Stelle nicht auszuschreiben.

Leider klappt es nicht immer mit der Win-win-Situation. Momentan können wir Ihnen keine Stelle anbieten, denn in unserer Rechtsabteilung sind, vermutlich für mehrere Jahre, alle Positionen vergeben.

Wir sind uns jedoch sicher, dass Sie nicht mehr lange suchen müssen. Initiative, zusammen mit einer überzeugenden Bewerbermappe, führt über kurz oder lang immer zum Erfolg.

Mit unseren besten Wünschen

FGN AG

i. A. Jasmin Wagner

Personalabteilung


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