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SMART OFFICE Software richtig nutzen

VERSTECKTE HIGHLIGHTS Viele Programme enthalten effektive Funktionen, die wir ein-fach noch nicht entdeckt haben. In Windows, in den Office-Programmen oder in einer Cloud wie OneDrive stecken oft ver-blüffende Möglichkeiten. Einige dieser „Unsichtbaren“ haben wir für Sie aufgestöbert.

Bildbearbeitung kann so einfach sein

Die in Windows enthaltene Foto-App wird oft unterschätzt. Wenn Sie ein Produktfoto für ein Prospekt oder eine Präsentation nachbearbeiten wollen, es zum Beispiel beschneiden oder die Qualität verbessern wollen, kann diese App dabei wirkungsvoll unterstützen. Die vielen Möglichkeiten sieht man ihr auf den ersten Blick nicht an­. Der erste Eindruck lässt auf eine Fotoverwaltung zum Anzeigen oder Teilen von Bildern schließen. Doch das Programm ist verblüffend vielseitig und wunderbar unkompliziert.

Öffnen Sie einmal ein Foto, indem Sie es doppelt anklicken. Dann finden Sie oben den Punkt Bearbeiten und erstellen. Über diesen Punkt erhalten Sie eine erste Auswahl. Hier gibt es bereits erste Überraschungen, zum Beispiel können Sie 3D-Effekte, Zeichnungen oder animierten Text zu dem Foto hinzufügen. Entscheiden Sie sich zunächst einmal für den Punkt Bearbeiten. Nun lässt sich das Bild über die Spalte rechts zuschneiden, ausrichten, drehen, spiegeln oder das Seitenverhältnis ändern. Anschließend können Sie das Foto so platzieren, dass Wichtiges ins Auge springt, ein 3x3-Raster unterstützt dabei. Oben in der Mitte sehen Sie weitere Bearbeitungshilfen, wie Filter oder Anpassungen, zum Beispiel für Schärfe oder Kontrast. Die Intensität regulieren Sie über Schieberegler – die Veränderung sehen Sie sofort. Wenig Aufwand, tolle Ergebnisse. Es lohnt sich, in einer ruhigen Minute die Möglichkeiten dieser Windows-Anwendung auszuloten.

Auf die Sekunde genau

Sich schnell an etwas erinnern lassen, das brauchen wir oft. Statt nun einen extra Outlook-Termin mit Erinnerung anzulegen, greifen Sie einfach zum Zeitgeber. Auch den hat Windows in petto, die entsprechende App heißt Alarm & Uhr. Sie erreichen sie über das Startmenü und die Suchfunktion. Um sich nach einer bestimmten Zeit erinnern zu lassen, klicken Sie ganz oben in der Leiste auf das Symbol Zeitgeber, es steht an dritter Stelle. Klicken Sie nun unten im Fenster auf das Pluszeichen und legen Sie das Zeitintervall fest. Tragen Sie einen Namen ein – etwa 10MinutenErinnerung. Die Erinnerung wird gespeichert und ist beim nächsten Mal wieder aufzurufen. Wenn Sie auf das nach rechts zeigende Dreieck klicken, startet der Countdown. Außer dem Zeitgeber finden Sie in der App weitere Hilfen, unter anderem eine Stoppuhr. Alarm & Uhr können Sie ebenfalls an die Taskleiste anheften – nutzen Sie rechts unten im Programmfenster die Pinnadel.

Ungeahnte Rechner-Funktionen

Trotz Tabellenkalkulation benötigt man immer wieder einmal einen Taschenrechner. Sie besitzen keinen mehr? Dann nehmen Sie den in Windows eingebauten: Windows-Taste drücken, um das Startmenü zu öffnen, dann den Anwendungsnamen tippen. Ein R wie Rechner genügt schon. Nun klicken Sie das Suchergebnis Rechner-App an. Der Clou: Das Werkzeug bietet mehr als das kleine 1x1. Tippen Sie auf die drei Linien oben links, um die Navigation zu öffnen. Sie finden verschiedene Rechnerformen, etwa Wissenschaftlich. In dieser Auswahl ist die Datumsberechnung besonders bürotauglich. Berechnen Sie den Unterschied zwischen verschiedenen Daten oder zählen Sie Tage zu einem bestimmten Datum hinzu („Bitte zahlen Sie innerhalb von 14 Tagen bis zum …“). Praktisch sind auch die Einträge unter dem Punkt Konverter. Sie unterteilen sich in verschiedene Rubriken, etwa Gewicht und Masse. Hier gibt es verschiedenste Umrechnungsmöglichkeiten, wie Gramm in Milligramm. Sie möchten den neu entdeckten Rechenkünstler ab sofort häufiger verwenden? Dann klicken Sie das Suchergebnis rechts an, um die Anwendung an die Taskleiste anzuheften.

Digital notieren – am PC und auf dem Smartphone

Ein nahezu geniales Tool, wenn es schnell und unkompliziert gehen soll: die Kurznotizen von Windows 10. Suchen Sie die gleichnamige App und heften Sie diese mit einem Rechtsklick am besten gleich ans Startmenü oder die Taskleiste an. Sie werden öfter darauf zugreifen, als gedacht. Die App mit den virtuellen Post-its ist schön übersichtlich. Notizen können unterschiedlich eingefärbt werden, das sorgt für Ordnung. Einfache Formatierungen sind möglich, auch Bilder passen auf die bunten Blätter. Schließt man Zettelchen, bleiben sie bis zum Löschen in einer Liste. Diese kann sogar durchsucht werden. Ist Ihnen die Übersicht zu groß, blenden Sie nur einzelne Zettel ein. Sofern Sie nicht bereits beim ersten Start der Kurznotizen mit Ihrem Microsoft-Konto angemeldet wurden, sollten Sie das über das Zahnrad-Symbol mit den Einstellungen unbedingt nachholen. Denn so haben Sie einen weiteren Vorteil: Synchronisieren Sie Ihre Vermerke mit dem Handy. Dazu muss auf dem Smartphone OneNote installiert sein. Dann finden Sie beim Öffnen unten rechts ein kleines Zettel-Symbol: Kurznotizen. Öffnen Sie diese, sehen Sie kurz darauf alle Ihre Notizen, die am PC erfasst wurden. Umgekehrt werden Notizen vom iPhone oder Android direkt mit dem Computer abgeglichen. Das ist praktisch, zum Beispiel für Vermerke zwischendurch, die haben Sie dann garantiert überall dabei. Ebenfalls sehr hilfreich ist die App, wenn man Inhalte, beispielsweise ein Foto, schnell am anderen Gerät verfügbar machen möchte. Für sehr große Notizsammlungen ist die App nicht gedacht, dafür verwenden Sie besser OneNote.

Eine Zwischenablage, die mehr kann  

Kopieren und Einfügen wird bei der PC-Arbeit häufig verwendet. Besonders bequem gelingen Aktionen, wenn Sie nicht die herkömmliche Zwischenablage nutzen. Sie enthält immer nur einen Eintrag. In den Office-Anwendungen finden Sie einen speziellen Zwischenablage-Arbeitsbereich. Er ist ein wenig versteckt: Klicken Sie zum Aufrufen auf den kleinen Pfeil unten rechts bei Start, Zwischenablage. Nun erscheint eine Zusatzspalte am linken Programmrand. Dort können Sie bis zu 24 Einträge hineinkopieren. Außerdem lassen sich alle auf einmal einfügen oder löschen. Es ist auch möglich, Einträge in beliebiger Folge wiederzuverwenden. Diese Zwischenablage greift jedoch nur, wenn sie links am Rand sichtbar ist – dann aber funktioniert sie sogar programmübergreifend. Verwenden Sie sie beispielsweise, um mehrere Elemente aus Powerpoint nach Word zu übernehmen.

Auch in Windows gibt es inzwischen eine komfortable Alternative. Drücken Sie WIN+V (wie Verlauf). Es erscheint ein kleines Fenster. Wurde die Zwischenablage noch nicht benutzt, werden Sie aufgefordert, sie zu aktivieren. Drücken Sie auf die Schaltfläche Einschalten. Gleich anschließend können Sie mehrere Elemente kopieren, etwa mit STRG+C. Wenn Sie nun den Verlauf aufrufen, sehen Sie die kopierten Posten als Liste. Klicken Sie auf die drei Punkte, die sie oben rechts bei jedem Eintrag sehen. Dort finden Sie passende Befehle. Es ist sogar möglich, Einträge dauerhaft anzupinnen, sodass sie sogar nach einem PC-Neustart wieder verfügbar sind.

Datenverlust muss nicht sein

Wenn eine Datei versehentlich gelöscht wurde, ist das oft richtig ärgerlich. Wenn Sie eine Cloud-Speicherung wie OneDrive nutzen, finden Sie dort nach dem Einloggen in der linken Spalte den Papierkorb. Gelöschte Dateien stellen Sie daraus mit einem Klick wieder her. Wählen Sie die drei senkrechten Punkte hinter dem Dateinamen oder machen Sie einen Rechtsklick auf den Eintrag. Anschließend drücken Sie Wiederherstellen. Eine weitere Methode zur Dateirettung via Cloud: Der Versionsverlauf. Er hilft, wenn Sie versehentlich etwas „verschlimmbessert“ haben, zum Beispiel überschrieben. Sie erreichen diesen Befehl per Rechtsklick auf ein Element. Nun sehen Sie die verschiedenen Varianten. Jede angezeigte ältere Datei ist wiederherzustellen oder herunterzuladen. Dateien werden in der Regel 60 Tage vorgehalten.

Am PC beziehungsweise bei Speicherung auf der Festplatte greifen andere Mechanismen. Zum Beispiel, wenn Sie das Speichern komplett vergessen haben. In den Office-Anwendungen finden Sie über Datei, Öffnen am Ende der Dateiliste eine Schaltfläche: Nicht gespeicherte Dateien wiederherstellen. Sie landen im Verzeichnis „Unsaved files“. Dort wird für vier Tage nicht Gespeichertes vorgehalten. Dazu muss im jeweiligen Programm unter Datei, Optionen, Sichern im Kontrollkästchen „Beim Schließen ohne Speichern die letzte automatisch wiederhergestellte Version beibehalten“ ein Häkchen sitzen.