SMART OFFICE Microsoft Outlook
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SMART OFFICE Microsoft Outlook

MODERN KOMMUNIZIEREN Outlook ist derzeit gefragter denn je. Mit unseren zehn Tipps holen Sie ab sofort noch mehr aus dem Programm heraus: So erleichtern Sie sich mit cleveren Befehlen und verblüffenden Methoden den Alltag!

Outlook ist vielfältig zu nutzen und öfter für eine Überraschung gut. Denn die Software bringt unterschiedlichste Dinge unter einen Hut: Mails, Kontakte, Aufgaben, Kalender, Notizen. Wohl auch deshalb gibt es jede Menge Kniffe zur Verwendung. Wir haben für Sie die besten Tipps rund um das Thema E-Mail gesammelt. Das reicht vom Schreiben, verwalten oder suchen bis hin zum praxisnahen Einsatz diverser Befehle. Holen Sie versteckte Funktionen hervor, passen Sie den Betreff eingegangener Nachrichten an oder behalten Sie beim Verwalten mehrerer Postfächer die Übersicht.

Tipp 1: Antwort automatisch an andere Adresse

Angenommen, Sie sind vor einer längeren Abwesenheit die letzten Augenblicke im Büro. Die Antwort auf die Mail, die Sie gerade verfassen, soll Sie aber unbedingt noch erreichen, selbst dann, wenn der Empfänger auf Antworten klickt. So klappt es: Wählen Sie Optionen, Verlauf und klicken Sie auf den Programmstarter. Unter Übermittlungsoptionen setzen Sie einen Haken bei Antworten senden an und wählen die Adresse. Das könnte Ihre private Adresse sein oder die eines Kollegen.

Tipp 2: Betreff wechsele Dich!

Den Betreff einer erhaltenen Mail an das eigene Ablage-System anpassen? Kein Problem. Öffnen Sie die Mail (nicht nur die Vorschau anzeigen!) und klicken Sie in die Betreffzeile. Der Cursor blinkt und Sie beginnen zu tippen. Mit einer speziellen Ansichtsänderung für das jeweilige Postfach editiert man den Betreff sogar direkt im Posteingang:

  • Wählen Sie Ansicht, Aktuelle Ansicht, Ansichtseinstellungen, Weitere Einstellungen.
  • Setzen Sie einen Haken ins Kontrollkästchen Bearbeiten in der Zelle ermöglichen.
  • Bestätigen Sie alles mit OK.

Die Ansicht im Posteingang verändert sich, Sie klicken jetzt in eine Betreffzeile und ändern Gewünschtes ab. Zum Beispiel ergänzen Sie den Betreff um ein Kürzel, das signalisiert, dass die Nachricht bereits bearbeitet wurde.

Tipp 3: Details zur Mail abrufen

Wussten Sie, dass eine Nachricht mancherlei Informationen preisgibt? Es kostet Sie nur einen Knopfdruck! Markieren Sie die Mail und drücken Sie ALT+Eingabe. Nun öffnet sich der Eigenschaften-Dialog. Dort erfahren Sie einige Details zu der E-Mail: Typ, Größe, Ablage-Ort, Versand- und Eingangsdatum, die Priorität und anderes.

Tipp 4: Nachrichten in Farbe

Farben sind ein Ordnungs-Hilfsmittel und deshalb wie geschaffen für den Posteingang. Doch wie bekommen E-Mails Farbe? Nehmen wir an, Sie erhalten öfter einen Statusbericht, der Ihnen ins Auge fallen soll. Der Bericht wird von verschiedenen Absendern verschickt, hat jedoch stets den Projektnamen im Betreff. Farbe bekennen diese Nachrichten so:

  • Wählen Sie das Register Ansicht, Aktuelle Ansicht, Ansichtseinstellungen.
  • Klicken Sie auf bedingte Formatierung.
  • Im folgenden Dialog drücken Sie oben rechts auf Hinzufügen.
  • Tragen Sie einen Namen für die neue Darstellung ein.
  • Klicken Sie auf Schriftart und gestalten Sie die Ansicht nach Ihren Vorstellungen. Mit OK kehren Sie ins erste Dialogfeld zurück.
  • Nun fehlt noch die Angabe der Bedingung, auf die reagiert wird. Drücken Sie die Schaltfläche Bedingung. Tragen Sie unter Nachricht, Suchen nach, den gewünschten Begriff bzw. Projektnamen ein. Entscheiden Sie eventuell noch zusätzlich, ob nur innerhalb des Betreffs oder zum Beispiel auch im Nachrichtentext nach diesem gesucht wird.
  • Schließen Sie alle Dialogfelder mit OK.

Zurück im Posteingang werden Mails, die den Begriff enthalten, direkt umgefärbt. Neu eingehende Elemente erhalten ebenfalls die Farbe. Genauso reagieren Sie auf andere Dinge. Beispielsweise können Sie die Mails von Ihrem Chef rot hervorheben, oder solche mit Priorität. Das Ganze funktioniert auch in Aufgaben, Notizen, dem Kalender und anderen Elementen. Ihre Formatierungs-Regel gilt dabei immer je Postfach bzw. Ordner.

Tipp 5: So machen Sie mehr aus der Mail

Den Griff kennen viele: Zieht man eine Mail auf das Aufgaben- oder Kalendersymbol unten rechts, wird daraus eine neue Aufgabe oder ein neuer Termin. Weniger bekannt ist, dass man dabei statt der linken die rechte Maustaste nutzt. Das hat (praktische) Folgen: Lässt man nach Erreichen des Icons die Maustaste los, erscheint ein Kontextmenü. Dort hat man nun verschiedene Optionen. Zum Beispiel ist es beim Anlegen einer Aufgabe möglich, die Mail als Anlage hinzuzufügen. Der Befehl verlinkt Details der Mail im Notizbereich der Aufgabe. Klickt man dort auf den Link, gelangt man zur Mail – selbst, wenn sie verschoben wurde. Ein weiteres Plus: Zugriff auf eventuelle Anhänge.

Tipp 6: Verstecktes Tool: Baustein-Organizer

Schnellbausteine sparen Arbeitsschritte. Wer viele davon hat, schätzt den Bausteinorganizer. Er zeigt alle Bausteine und ist hilfreich für das Bearbeiten und Verwalten. In Word erreicht man ihn direkt unter dem Symbol Schnellbausteine. In Outlook taucht ein Befehl dafür nirgendwo auf, dennoch gibt es ihn in Outlook. Er ist allerdings gut versteckt: Wenn Sie eine Nachricht verfassen, klappt unter Einfügen, Text,Schnellbausteine ein Katalog auf. Klicken Sie hier statt mit der linken mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag. Es erscheint ein Kontextmenü. Hier stoßen Sie auf den Befehl Organisieren und löschen. Der zaubert den verborgenen Organizer hervor.

Tipp 7: Praktische Suchordner

Ein oft unterschätztes und selten eingesetztes Werkzeug: Suchordner. Das sind visualisierte Suchläufe in Form eines Ordners. Die Suchkriterien bestimmen Sie. Einmal angelegte Suchordner aktualisieren sich später von alleine. So verwendet man die Funktion: Angenommen, Sie arbeiten mit Ihrer Kollegin im Rahmen mehrerer Projekte zusammen. Die Nachrichten Ihrer Kollegin packen Sie in verschiedene Ordner – je nach Projekt. Nun brauchen Sie häufiger eine Übersicht aller mit der Kollegin ausgetauschten Mails. Ein klarer Fall für Suchordner! Auf dem Register Ordner, Neu, klicken Sie auf Neuer Suchordner. Wählen Sie ein Kriterium, in diesem Fall Nachrichten von Personen und Listen und hier Nachrichten von oder an bestimmte Personen. Wo gesucht wird, ist ebenfalls anzupassen. Der Suchordner gilt je Postfach. Wählen Sie die Person aus dem Adressbuch aus und bestätigen alles. Der Suchordner erscheint links im Navigationsbereich. Ist er fett dargestellt, enthält er ungelesene Elemente. Klicken Sie auf den Ordner, sehen Sie den Inhalt, hier also eine Übersicht aller Mails mit Ihrer Kollegin, die im Posteingang, in den Projektordnern, in gelöschten oder gesendeten Elementen abgelegt sind.

Tipp 8: Klasse Kombination: Suchordner und Favoriten

Verwalten Sie mehrere Postfächer und möchten den Posteingang der umfangreichen Liste zuverlässig überwachen? Die Lösung: Kombinieren Sie Suchordner und Favoriten. Favoriten stehen an oberster Stelle im Ordnerbereich. Sehen Sie hier keine, überprüfen Sie die Anzeigeeinstellung unter Ansicht, Layout, Ordnerbereich. Vor Favoriten muss ein Haken sitzen. Die Favoriten nehmen viele verwendete Ordner auf. Sehr nützlich, vor allem, wenn Sie eine tief verzweigte Ordnerstruktur angelegt haben und bestimmte Unterordner direkt sehen möchten. In Kombination mit einem Suchordner ergibt sich auch eine tolle Möglichkeit für die Verwaltung mehrerer Postfächer:

  • Legen Sie im zu überwachenden Konto einen neuen Suchordner an. Wählen Sie im Dialog Neuer Suchordner den untersten Eintrag Benutzerdefinierten Suchordner erstellen.
  • Der Trick: Sie geben keine Kriterien ein! Ein Hinweis erscheint, dass der Suchordner nun sämtliche Nachrichten auflistet. Das ist genau Ihre Absicht: Bejahen Sie die Frage nach der Fortsetzung.
  • Jetzt ziehen Sie den Suchordner mit der Maus in die Favoriten ganz oben. Veränderungen, wie einen Posteingang, sehen Sie nun an oberster Stelle. Damit haben Sie das Geschehen gut im Blick.

Tipp 9: Suchfunktion mit Ergebnis-Garantie

Bei einer Suche wird eine Mail nicht gefunden – Sie wissen aber genau, dass die Nachricht da war. Schuld könnten die Sucheinstellungen sein. Überprüfen Sie diese: Klicken Sie ins Suchfeld. Das Register Suchen erscheint. Gehen Sie zu Optionen, Suchtools, Suchoptionen. Fehlt im Abschnitt Ergebnisse im Kontrollkästchen Nachrichten aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ in allen Datendateien beim Durchsuchen aller Objekte berücksichtigen vielleicht der Haken? Dann haben Sie eine schlüssige Erklärung für das Verschwinden der Mail: Die Nachricht wurde versehentlich gelöscht, der Papierkorb wird aber nicht mit durchsucht – also negatives Suchergebnis. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und bestätigen Sie alles. Damit sind Sie in Zukunft eine Sorge los.

Tipp 10: Nach einem bestimmten Anhangs-Typ suchen

Die Suchfunktion in Outlook erlaubt es, Mails zu finden, die Anhänge haben. Wenn Sie über das Register in der Gruppe Verfeinern auf „Hat Anlagen“ klicken, werden diese gefunden, und zwar alle, also PDFs, Excel-Dateien oder Präsentationen. Was jedoch, wenn Sie ausschließlich Word-Anhänge finden wollen? Dafür gibt es einen Trick: Gehen Sie in das Suchfeld oben. Klicken Sie hinter den darin stehenden, automatisch erzeugten Suchcode hatanlagen:ja. Nach einem Leerzeichen geben Sie einen weiteren Suchcode ein: ext:docx. Dann drücken Sie die Eingabetaste. Outlook merkt sich Suchdetails in einer Auswahlliste für die erneute, spätere Verwendung. Präsentiert werden Ihnen als Ergebnis nur Mails mit Word-Anhang. Übrigens: Um ältere Word-Dateien einzubeziehen, ergänzen Sie den Suchcode um den Text OR doc.

Tipp 11: Die Outlook-Suche richtig konfigurieren

Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Sie durchforsten Ihr Postfach nach einer Mail, von der Sie wissen, dass Sie ganz bestimmt vorhanden war. Nichts ist zu finden. Schließlich bemühen Sie die Outlook-Suche, die vermeldet aber ebenfalls keinen Treffer. Der Grund: Möglicherweise sind die Suchoptionen falsch eingestellt. Am besten, Sie überprüfen die Einstellungen.

  • Klicken Sie ins Suchfeld. Das Register Suchen erscheint.
  • Wählen Sie hier ziemlich weit links in der Gruppe Optionen die Suchtools.
  • Darunter öffnen Sie die Suchoptionen.
  • Checken Sie die Kontrollkästchen, vor allem eines. Etwa in der Mitte unter Ergebnisse finden Sie den Punkt Nachrichten aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ in allen Datendateien beim Durchsuchen aller Objekte berücksichtigen.

Sitztdort der Haken? Falls nicht haben Sie eine schlüssige Erklärung fürs scheinbare Verschwinden der vermissten Mail: Die Nachricht wurde versehentlich gelöscht, der Papierkorb wird jedoch nicht durchkämmt – also erhalten Sie ein negatives Suchergebnis. Damit Ihnen das in Zukunft nicht mehr passiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und bestätigen Sie alles.

Noch mehr praktische Handgriffe rund um Outlook stellen wir im aktuellen Beitrag in der w@o vor.