Digitale Tools unterstützen dabei, den Arbeitsalltag zu erleichtern und flexibel zu gestalten.
Digitale Tools unterstützen dabei, den Arbeitsalltag zu erleichtern und flexibel zu gestalten. © besjunior/AdobeStock

Gut gemanagt ist halb erledigt

AUFGABENMANAGEMENT To-do-Listen sind oft komplex und ändern sich ständig. Auch bei den Aufgaben zwischen Assistenz und Führungskraft oder Teams gibt es viel Bewegung. Digitale Tools unterstützen dabei, den Arbeitsalltag zu erleichtern und flexibel zu gestalten.

Die Aufgaben im Büro erreichen uns über die unterschiedlichsten Kanäle, per E-Mail, auf Zuruf, aus Besprechungen oder Telefonaten und aus Projekten heraus. Im laufenden Tagesgeschäft gilt es, diese To-dos immer wieder abzuarbeiten. Doch wie behalten wir den Überblick über die wachsende Aufgabenmenge, wie können wir Aufgaben notieren und teilen: Auf farbigen Post-its, in einem klassisch analogen Notizblock oder doch lieber über ein digitales Tool?

Koordination aus dem Homeoffice

Enisa Romanic hat viele Jahre als Assistenz gearbeitet und ist heute Trainerin für Assistenzkräfte und zudem Autorin der Buch-Trilogie „Geheimwaffe Assistenz“. Besonders der zweite Teil der Buchreihe bietet viele Tipps zum digitalen Arbeiten, auch zum Thema Aufgabenmanagement mit diversen Tools.

Das Aufgabenmanagement verändere sich gerade sowohl für die Assistenz als auch für die Führungskraft und das Team massiv, sagt die Planungsexpertin. Grund dafür sei zum einen, dass die Arbeit nicht mehr täglich im Büro erfolge, sondern vermehrt aus dem Homeoffice heraus erledigt wird. Zum anderen erwarte die neue Generation Führungskräfte von ihren Mitarbeitenden und Assistenzen, mit digitalen Tools umgehen zu können.

Viel Dynamik im Team

Aufgaben werden heute mit einem Klick an Teammitglieder oder an die Assistenz weitergeleitet oder einfach zur Nachverfolgung zugewiesen. „Dafür stehen uns im Office 365 viele verschiedene Tools zur Verfügung. Welches das richtige Tool ist, richtet sich nach der Aufgabe. Ich unterscheide gerne zwischen Aufgaben aus dem Tagesgeschäft und organisierten Aufgaben aus Projekten“, sagt Enisa Romanic.

Kirsten Filgers arbeitet seit zehn Jahren bei der Diebold Nixdorf Deutschland GmbH. Sie ist Administrative Assistant sowohl für ihr Team, für die Bereichsleitung und für die Geschäftsführung. „Mein Arbeitstag ist sehr dynamisch“, sagt Kirsten Filgers. „Meine Prioritäten müssen immer wieder geändert werden.“ Ihr Tätigkeitsfeld umfasst kurzfristige Aufgaben, die sie über verschiedene Kanäle auf Zuruf erreichen, zudem hat sie langfristige Aufgaben innerhalb von Projekten. Sie arbeitet seit der COVID-19-Pandemie komplett vom Homeoffice aus. Ihre  Hauptunterbrechungen sind Anrufe und E-Mails, sie teilt sich ihre Aufgaben jedoch so ein, dass sie immer wieder ungestörte Zeitfenster zum Abarbeiten hat. Ein digitales Tool, mit dem sie für die Zusammenarbeit im Team hauptsächlich umgeht, ist MS Teams. „Ich bin sehr begeistert von MS Teams: Man kann Ordner für bestimmte Themen anlegen und diese für andere freigeben. Das finde ich sehr übersichtlich, außerdem können mehrere Leute zur gleichen Zeit daran arbeiten“, sagt Kirsten Filgers. Für die eigene Aufgabenplanung nutzt sie MS Outlook, was auch Enisa Romanic empfiehlt.

Aufgaben klassifizieren

Für ein effektives Aufgabenmanagement müsse zunächst einmal analysiert werden, aus welchen Quellen Aufgaben in das Tagesgeschäft einfließen. Meist erreichen sie uns per E-Mail oder durch die Kommunikation und den Austausch in MS Teams. „Sobald wir eine Information als Aufgabe identifiziert haben, gilt es, sie in einer Aufgabenliste unterzubringen. Allerdings sollten Aufgaben, die sofort erledigt werden können, gar nicht erst auf der Liste landen“, rät Enisa Romanic. Komplexere Aufgaben, die diverse Unterlagen erfordern oder für die eine längere Frist angesetzt ist, sollten auf keinen Fall im Posteingang verbleiben. Die E-Mails sollten in die Aufgabenliste von Outlook entweder per Drag and Drop oder mit einem Quickstepp übertragen werden. „So behalten wir den Überblick über die Tagesaufgaben als auch über Aufgaben, die morgen, übermorgen, nächste Woche oder nächsten Monat fällig sind. Das ist eine sehr gute Entlastung des Arbeitsalltages und des Kopfes“, sagt die Trainerin. Weitere nützliche Funktionen von MS Outlook in der Zusammenarbeit seien die Ansichtsänderung bzw. Suchfunktion, die Doppelablage vermeide, sowie Zuweisungs- und Vertretungsfunktionen und gemeinsam nutzbare Aufgabenlisten.

Projektplanung mit digitalen Tools

Sarah Heldt hat in einem dualen Studium Mittelständische Wirtschaft studiert, bevor sie als Kundenberaterin und Vertriebsassistenz in einem mittelständischen Unternehmen in Zwickau tätig wurde. Sie unterstützt sowohl ihr Team als auch eine Führungskraft und nutzt unterschiedliche digitale Tools, um ihren Arbeitsalltag zu strukturieren, zum Beispiel Doodle für kurze Abfragen oder MS Outlook für die eigene Planung sowie für übergreifende Themen. Auch mit dem auf Kanban basierenden Aufgaben-Onlinedienst Trello hat sie bereits gearbeitet. „Da ich so viele unterschiedliche Aufgaben habe, nutze ich auch viele unterschiedliche digitale Tools“, sagt Sarah Heldt.

MS OneNote, das digitale Notizbuch von Microsoft, hat sie bei einem Workshop für sich entdeckt und nutzt es gemeinsam mit ihrem Team für größere Projekte. „Damit lassen sich unterschiedliche Teilprojekte sehr gut abbilden, weil man immer weiter untergliedern kann. Alles wird in einem Dokument gesammelt, das sich abteilungsübergreifend nutzen lässt“, erklärt Sarah Heldt. Auch Enisa Romanic empfiehlt MS OneNote: Früher habe sie Aufgaben, die in Meetings für die einzelnen Teammitglieder anfielen, in Excel-Listen zusammengefasst oder in den Terminkalender geschrieben. „Heute geht es viel einfacher: Mit OneNote lassen sich Besprechungen ganz leicht vor- und nachbereiten“. Dort kann ein Protokoll erstellt werden, das Notizbuch den Teammitgliedern freigegeben werden, und mit einer einfachen Markierung im Protokoll lassen sich die Aufgaben mit einem Klick direkt in die Aufgabenliste von Outlook überführen.

Zudem empfiehlt Enisa Romanic MS ToDo, eine mobile App, die alle Microsoft-365-Aufgaben an einer Stelle vereint. Sie ist sowohl für persönliche Aufgaben als auch für gemeinsame Aufgabenlisten geeignet und enthält Schnittstellen zu Aufgaben und Wiedervorlagen in Outlook sowie zum Kanban-Board MS Planner. „Kanban-Boards geben uns eine wunderbare Übersicht über die Projektaufgaben beziehungsweise über den Bearbeitungsstand einer Aufgabe in Echtzeit im Team“, erklärt Enisa Romanic. Aufgaben können nach Themen gebündelt werden, Zusatzinformationen, Anhänge oder Kommentare sind möglich sowie die Zuweisung an Verantwortliche und die Integration in MS Teams. Das heißt, ein Plan kann einem Team zugeordnet werden und somit können die Aufgaben regelmäßig aktualisiert werden. „Natürlich ist es für mich als Assistenz hilfreich zu sehen, welche Aufgaben die Teammitglieder oder die Führungskraft haben. Doch am Ende des Tages möchte ich meine Aufgaben vom Tisch haben. Deshalb gefällt mir die persönliche Ansicht mit den zugewiesenen Aufgaben sehr gut. So kann ich die Aufgaben sofort sehen, die mich betreffen“, so Enisa Romanic.