working@office stellt 5 wichtige Strategien vor, die Ihnen beim Planen und Organisieren Ihres Tages helfen.
working@office stellt 5 wichtige Strategien vor, die Ihnen beim Planen und Organisieren Ihres Tages helfen. © Vanz Studio/AdobeStock

5 wichtige Zeitmanagementstrategien für einen organisierten Tag

Gut geplant ist halb gewonnen, das gilt auch für Routinen im Arbeitsalltag. working@office stellt 5 wichtige Strategien vor, die Ihnen beim Planen und Organisieren Ihres Tages helfen.

Kennen Sie Nolwenn, die Team-Assistenz des bretonischen Kommissars Dupin? Der Commissaire liebt sie, weil sie ihn so effizient unterstützt. Wer den Überblick über seine Aufgaben auch in turbulenten Zeiten und komplexen Abläufen behält, stärkt das Vertrauensverhältnis zu seinem Team. Sich auf jemanden immer verlassen können wiederum ist eine Kernkompetenz und kann gerade heute ein prima Türöffner für Ihre Karriere sein.

Die folgenden 5 Strategien helfen Ihnen dabei, den Überblick immer zu behalten.

Tipp 1: Abhaken – fühlt sich gut an

Klingt einfach, ist aber so: Eines der wichtigsten Mittel für effektives Zeitmanagement sind To-do-Listen. Sie helfen dabei, Aufgaben zu organisieren und Prioritäten zu setzen, was zu einer verbesserten Effizienz im Alltag führt. Denn Kleinkram wie eine E-Mail hier oder ein Telefonat dort gehen in der Alltagshektik schnell unter. Auf die To-do-Liste kommen die Aufgaben, die an Sie gestellt werden, Termine, Besprechungen, wichtige Dokumente, Geburtstage etc.

Um den Alltag besser zu strukturieren, sind Haken-dran-Listen eine super Lösung – so werden kein noch so kurzes Telefonat und keine noch so kleine E-Mail mehr vergessen. Ganz gleich ob Sie digitale Tools nutzen, jeden Tag einen Zettel aus der Schublade ziehen oder Journaling betreiben und in einem Notizbuch farbenfroh Ihre To-do’s aufführen: Sie können auf Ihrer Liste auch sehr kleinteilige Aufgaben notieren und abhaken. So bekommen Sie mit jedem Haken das Gefühl, etwas geleistet zu haben. Dabei wird verschiedenen Forschern zufolge Dopamin ausgeschüttet – das hebt die Laune.

Zugleich können Sie mithilfe von To-do-Listen große Aufgabenblöcke in feine Häppchen unterteilen – dann fällt auch das Abarbeiten leichter. To-do-Listen tragen somit dazu bei, Stress zu reduzieren und überwältigende Aufgaben in kleinere, leichter zu bewältigende Schritte zu unterteilen. Tool-Tipp: Versuchen Sie es mit Microsoft To Do. Die App ist im Office 365 Paket enthalten und dort fließen auch Aufgaben aus Outlook und Planner zusammen.

Tipp 2: Perfekte Mail-Organisation

Mit Outlook und den Nachverfolgungsfähnchen lassen sich Aufgaben wunderbar priorisieren. Viele Team-Assistenzen pflegen in der Regel Mails erst einmal zu überfliegen, damit keine wichtige Nachricht durchrutscht. Sie überlegen kurz, bis wann die Mail bearbeitet werden muss – sie bekommt dann ein Fähnchen mit dem entsprechenden Zieltermin. Hilfreich ist zudem, einen Suchordner einzurichten, der alle markierten Mails filtert und nach Zieldatum gruppiert und sortiert. Überzogene Termine werden automatisch rot eingefärbt.

Tipp 3: First things first

Prioritäten! lautet das Zauberwort in unserer überfrachteten Arbeitswelt. Beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie die wichtigsten Aufgaben identifizieren, die erledigt werden müssen. Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben oder mit einer Deadline gesegnet sind. Hilfreich sind Deadlines, weil die Aufgaben dadurch verbindlicher werden – und dringlicher. Berücksichtigen Sie die Fristen für jede Aufgabe. Gibt es keine Deadline, legen Sie eine fest. Aufgaben mit nahenden oder festgelegten Fristen sollten höhere Priorität haben, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig abgeschlossen werden – auch wenn sie anstrengender erscheinen und mehr Zeit erfordern als andere Aufgaben, die Ihnen leichter von der Hand gehen.

Berücksichtigen Sie dabei die verfügbaren Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt werden. Soll beispielsweise die nächste Hausmesse geplant werden, planen Sie frühzeitig ein Meeting mit Menschen, die Ihnen Input liefern können und sprechen Sie das zur Verfügung stehende Budget ab. Gerade bei solch komplexen Prozessen sollten Sie berücksichtigen, ob eine Aufgabe von anderen abhängt oder andere Aufgaben beeinflusst. Priorisieren Sie Aufgaben, die als Voraussetzung für andere Aufgaben dienen oder den Fortschritt anderer Aufgaben behindern können.

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