Ankommen – und durchstarten
Birgitt Hückel, Executive Assistant bei Siemens Healthineers in Erlangen © Siemens Healthineers

Ankommen – und durchstarten

ARBEITSWELTEN Mitten im Veränderungsprozess schon nach der nächsten Herausforderung Ausschau halten: Das ist echte Zukunftsorientierung. Und eine wichtige Haltung für alle, die in ihrem Job gefragt bleiben wollen. Zwei Assistentinnen und eine Wissenschaftlerin erzählen über „next work“.

New Work, dieser ohnehin nicht wirklich neue Begriff*, verheißt längst keine Abenteuer mehr: Immer mehr Firmen erproben neue Strukturen, Regeln, Tools und Techniken, um sich agiler, schneller und moderner aufzustellen. Die Pandemie hat den Wandel noch beschleunigt. Kommunikation über Distanzen hinweg wurde zur zwingenden Notwendigkeit, das Homeoffice ein selbstverständlicher Aspekt veränderter Arbeitsstrukturen. Vielerorts stellte sich dabei heraus, dass das Umdenken und Umorganisieren gar nicht so schwierig ist wie zuvor geglaubt. Doch wie wird es weitergehen nach dem Digitalisierungsschub der letzten Monate, wenn New Work allmählich zum New Normal geworden ist? Aktuell laufe in vielen Unternehmen die Debatte über eine Rückkehr an den Arbeitsplatz, sagt die Wissenschaftlerin Dr. Anne-Sophie Tombeil vom Fraunhofer Institut: „Wir sind noch in einem Nebeneinander von alter und neuer Arbeitskultur. Man dachte, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seien froh darüber, wieder an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Doch manche haben sich zuhause agil aufgestellt und wollen nicht mehr zurück ins Büro. Persönliches Erscheinen wird folglich etwas Besonderes sein. Firmen werden den Schritt begründen müssen.“ Anne-Sophie Tombeil arbeitet am Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart und leitet und moderiert Projekte, in denen es um digitale Transformation geht.

* Der Begriff „New Work“ wurde bereits in den 1970er Jahren von dem Sozialphilosophen Frithjof Bergmann geprägt und avancierte mit der Globalisierung und Digitalisierung zum gängigen Konzept einer neuen Arbeitsweise.


Smart Service als Assistenz-Tool der Zukunft

Von daher weiß sie, dass viele Menschen Angst haben, durch Digitalisierung und selbstlernende Programme (KI) ihren Job einzubüßen. „Jahrelang hieß es, durch Künstliche Intelligenz würden ganze Berufsbilder verschwinden. Dabei wurden aber Zahlen einer frühen Studie fehlinterpretiert, was leider immer noch in vielen Köpfen ist“, erklärt sie. Auch entwickle sich KI etwas weniger dynamisch als es oft dargestellt werde. So wird KI ihrer Einschätzung nach zumindest in den nächsten fünf bis zehn Jahren nur begrenzte Routinetätigkeiten übernehmen, im Office beispielsweise Archivierung oder Abrechnungen. Doch gepaart mit Dienstleistung, einer der absoluten („aber leider immer noch unterschätzten“) Stärken von Assistentinnen, werde KI auch im Büro zum Smart Service der Zukunft.

Sichtbar werden auch in der ersten Reihe

„Schon heute entfallen durch die Automatisierung von Prozessen Aufgaben oder werden einfacher“, beobachtet Birgitt Hückel, Executive Assistant bei Siemens Healthineers in Erlangen, die Entwicklung. Zum Beispiel, wenn die Unterschriftenmappe überflüssig wird, weil die Signatur des Chefs elektronisch erfolgt oder wenn der Vorgesetzte das Buchen von Flügen und Reisekostenabrechnungen per Smartphone selbst erledigt. Birgitt Hückel sieht darin eher eine Chance als eine Gefahr für den Berufsstand – vorausgesetzt Assistentinnen nutzen und gestalten die gewonnene Zeit und Freiräume aktiv: „Es liegt in ihrer eigenen Verantwortung, sich nach neuen Aufgaben umzusehen.“ Ihr Chef, Head of Finance von zwei Geschäftseinheiten, gibt ihr dafür den nötigen Freiraum. Dazu gehöre Offenheit verbunden mit der Bereitschaft, sich in eine neue Materie richtig reinzuknien und sich zusätzliche Kompetenzen anzueignen. Das gelte auch für ältere Kolleginnen: „Wer meint, er könne die Entwicklung aussitzen und bis zur Rente weitermachen wie bisher, täuscht sich.“ Assistentinnen hingegen, die sich entsprechend weiterbilden, könnten viel mehr in die operative Arbeit einbezogen werden. Birgitt Hückel entschied sich deshalb im Alter von 49 Jahren, bei der IHK das Aufbaustudium zum Wirtschaftsfachwirt zu machen, der Abschluss Bachelor Professional of Business (CCI) ist einem Bachelor-Abschluss gleichgestellt. Den Lehrgang zog sie in nur neun  Monaten statt zwei Jahren berufsbegleitend durch, investierte dafür Freizeit und Jahresurlaub. Und verbucht es als eine sehr bereichernde Erfahrung: „Die jüngeren Teilnehmer taten sich zwar leichter beim Lernen, dafür konnte ich auf meiner Berufserfahrung aufbauen. Über meinen Schatten zu springen, etwas Neues zu wagen, gab mir unglaublich viel Auftrieb. Und meine Tätigkeit ist dadurch viel abwechslungsreicher geworden.“

Neben den klassischen Assistenzaufgaben gehört heute die Arbeit im Change Management dazu. Auf vier unterschiedlichen Ebenen im Konzern wirkt Hückel an der Implementierung von „New Work“ mit. Erste Erfahrungen im Bereich Projektarbeit konnte sie schon in der Vergangenheit sammeln, als sie in ein Lean-Management- Projekt zum Thema „Workflow Bestellwesen“ berufen wurde. Gespräche mit einer Kollegin brachten sie zudem auf die Idee, sich in den Managementtechniken Strukturierte Problemlösung sowie Hoshin Kanri weiterzubilden. Außerdem empfahl diese Kollegin sie für ein exzellentes Frauennetzwerk, in dem Birgitt Hückel selbst ein Projekt starten will, sobald sie sich eingearbeitet hat.

Weiterbildung kostet Zeit und Geld. Mit einer Unterstützung des Unternehmens, etwa in Form eines Zuschusses, geht es etwas leichter. Sich dann nicht abspeisen („Das ist nicht im Budget eingeplant“), aufs nächste Jahr oder eine andere Maßnahme vertrösten lassen, sondern für seinen Wunsch einzustehen und etwas einzufordern, erfordert Mut, gute Argumente und Entschlossenheit. Und noch eine Erkenntnis hat Birgitt Hückel in ihrem persönlichen Entwicklungsprozess gewonnen: „Wer Teil von „New Work“ und daraus resultierend „Next Work“ werden und selbst mehr gestalten möchte, wird sichtbarer, was sehr positiv ist, denn die Assistenz ist oft nicht sichtbar und wird unterschätzt.“ Für Assistenzen, die bisher gewohnt waren, nur hinter und nicht neben dem Chef zu stehen, erst einmal ungewohntes Terrain.

Eigene Projekte anstoßen

„Die Entwickung erfordert einen anderen Typ Assistentin als früher“, sagt auch Linda Christin Düsedau, Senior Assistant bei Hapag-Lloyd. Mit ihren Assistenzkolleginnen arbeitet sie engagiert am gegenseitigen Empowerment. Sucht Referenten und Coaches für Vorträge im Assistentinnen-Netzwerk und denkt ihre Rolle in die Zukunft weiter: „Am besten wäre es doch, wenn wir Assistentinnen auf C-Level ähnliche Trainings wie unsere Vorgesetzten absolvieren könnten. Damit wir wissen, was ihre Themen sind und wo wir sie also künftig proaktiv unterstützen könnten.“ Als sie das  Angebot bekam, den Chief Operating Officer Dr. Maximilian Rothkopf bei Hapag-Lloyd in Hamburg als Senior Assistant zu unterstützen, hatte sie bereits das Scrum Master Zertifikat in der Tasche und überlegte gerade, noch den Agile Coach dranzuhängen. Ihre Neugier, ihr Engagement und Knowhow passen perfekt zur neuen Tätigkeit: Diesen Sommer arbeitet Linda Düsedau das erste Mal in einem WOL-Circle (working out loud) mit. Zwölf Wochen lang geht es wöchentlich eine Stunde darum, Kreativität und eigene Ziele zu fördern, das Silodenken aufzubrechen, die Schwarmintelligenz zu nutzen und verborgene Talente zu finden. Nicht zuletzt durch dieses Projekt weiß sie, dass viele Assistentinnen heute mehr zu bieten haben, weil sie sich aus eigenem Antrieb weiterbilden. „Leider haben noch nicht alle Chefs das Mindset, diesen Mehrwert zu sehen und zu nutzen, sondern denken, es läuft doch alles auch ohne Veränderung gut“, bedauert sie.

Ganz anders ihr Chef: Seit Juni erprobt Linda Düsedau mit seiner Rückendeckung eine Reihe neuer Instrumente, unter anderem, „um das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter wieder zu stärken, welches etwas gelitten hat, als die Menschen wegen Corona abgeschirmt zuhause saßen.“ So lädt sie einmal pro Woche zu einem 30- minütigen Virtual Coffee Break mit ihrem Chef ein. 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können dem Vorstand Fragen stellen. Auf ihre Initiative hin wird nun ein Channel in Microsoft Teams als Q/A-Einheit zum Wissensaustausch genutzt. „Wir sind immerhin 1300 Leute in unserer Division. Wenn jemand eine Frage hat, wird schon ein anderer eine Antwort darauf haben.“ In „#WeAreHL“ (Wir sind Hapag Lloyd), einem dritten Projekt, teilt sich außerdem jeden Monat ein Mitarbeiter 15 Minuten lang den Kollegen mit. „Da sind Leute aus der ganzen Welt mit ihren Lifehacks dabei“, freut sich die Assistentin über das Pilot-Projekt, das vorerst bis zum Jahresende laufen soll und das sie mit Unterstützung ihres Kollegen Samuel Stüber betextet: „Hier sind kulturelle Kompetenz und Feingefühl beim Formulieren gefragt. Keiner soll sich zu irgendetwas genötigt fühlen. Wir wollen das Gefühl vermitteln, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesehen, gehört und wertgeschätzt werden.“ Sehr gespannt ist sie auf das Feedback der Kolleginnen und Kollegen. „Von Kritik und aus Fehlern kann man nur lernen.“

Ein anderes Feld, auf dem Assistentinnen heute im Einsatz sind, ist die Suche nach geeigneten digitalen Tools für das Team. Weil die Werkzeuge in der Regel selbsterklärend sind, lädt die IT nicht mehr zu Schulungen ein. Hier ist viel Eigeninitiative gefragt, etwa der regelmäßige Blick ins Intranet, welche Tools aktuell zur Verfügung stehen. Die Devise lautet: „Ausprobieren und schauen, was in der Abteilung los ist, was gebraucht werden könnte, es den Kollegen vorschlagen und nicht beleidigt sein, wenn sie das Tool nicht nutzen wollen, sondern sich schnell nach etwas Neuem umschauen“, erklärt Linda Düsedau.

Next Work: Karriere-Chancen entdecken!

Ein neues Tätigkeitsfeld zu finden, ein neues Rollenprofil zu definieren, ist nicht ganz einfach. Ein Weg dahin kann sein, sich mit Scrum zu befassen. „Das ist ein sehr guter strukturierter und werteorientierter Weg“, erklärt Anne-Sophie Tombeil vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. Sie ist selbst als Scrum Product Owner zertifiziert und setzt gerade den Scrum Master darauf. Mögliche neue Einsatzfelder für Assistentinnen sind:

Social Media-Expertin. Kanäle wie Instagram, Facebook und Co. pflegen, regelmäßig mit guten Inhalten füllen und damit etwas für die Marke Chef/ Firma tun – das ist heute wichtiger denn je. Diese Aufgabe landet trotzdem mangels Zeit und Ressourcen oft eher auf einer der unteren Positionen der Prioritätenliste.

Daten-Spezialistin. Gute Assistentinnen sind heute per se fit im Umgang mit digitalen Tools, so die Forscherin. Wer seine Datenkompetenz weiter ausbildet, Lernhilfen systematisch nutzen und sich souverän in der Cloud bewegen kann, vielleicht auch noch in der Lage ist, kleinere Programme selbst zu schreiben, wird zum unentbehrlichen Bindeglied zur IT.

Feelgood-Managerin. Sich ums Teambuilding kümmern, dafür sorgen, dass es den Kolleginnen und Kollegen gutgeht – wem steht das besser an als einer Assistentin? Gehören doch Softskills wie Empathie und ein siebter Sinn für heikle Stimmungslagen quasi zu ihrer DNA. Ihr Job ist dann auch, dem Vorgesetzten zu sagen, welche Punkte dringend auf die Agenda müssen, wenn das Team einmal zusammenkommt.

Ansprechpartnerin fürs Onboarding. Sie begrüßen die neuen Mitarbeiter, führen sie ins Team, in die Struktur und die Gepflogenheiten der Firma ein. Und fungieren damit als Kommunikator nach innen und nach außen. Je seltener die persönlichen Zusammenkünfte, umso wichtiger diese Funktion.

(Co-)Moderatorin für Workshops/ Expertin für digitale Kommunikation. In der virtuellen Welt ist besonders viel Feingefühl beim Formulieren gefragt. Weil die Gestik fehlt und beim virtuellen Meeting oft nur ein Teil der Mimik zu sehen ist, muss mit mehr  Sensibilität kommuniziert werden. Wichtig ist auch, klar zu strukturieren, auf welchem Wege kommuniziert, mit welchen Tools bei welchen Aufgaben gearbeitet und schließlich alles abgelegt wird. Stichwort papierloses Büro: Wenn es das noch nicht gibt, ist es Ihr Job!

Büroflächen-Management. „New Work“ erfordert eine grundsätzlich andere Raumgestaltung. Großraum statt Einzelbüros, Kommunikationszonen für Diskussionen und Austausch, Telefonkabinen, Räume für konzentriertes Arbeiten etc. Hier können Sie sich im Team bei Dingen wie Umgestaltung, Möblierung, Anmietung einbringen.

Projekt-/ Lean Management. Bei der Optimierung von Prozessen ist der Blick über den Tellerrand gefragt. Assistentinnen haben hier gute Einsatzchancen, weil sie über die erforderliche Querschnittkompetenz, verfügen, so Dr. Anne-Sophie Tombeil. Sie haben oft abteilungsübergreifend Einblick in Abläufe und identifizieren damit schnell, wo es in Prozessen und an Schnittstellen „hakt“.