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Mit diesen Vorlagen und Textbausteinen schreiben Sie E-Mails schneller

E-Mails sind praktisch, und doch nehmen sie täglich viel Zeit in Anspruch. Und Ihre Ansprechpartner erwarten immer schneller eine Antwort. Wir zeigen Ihnen mit diesem Beitrag, wie Sie sich Ihr „E-Mail-Leben“ wesentlich erleichtern, indem Sie für die vielen E-Mails, die Sie schreiben, Textbausteine und Vorlagen nutzen.

Zeit sparen durch Vorlagen und Textbausteine

Verfassen Sie Ihre E-Mails schneller, indem Sie unsere Vorlagen und Textbausteine nutzen.

Unterscheiden Sie zwischen E-Mail-Vorlagen und Textbausteinen

Für beide Elemente gilt: Es sind Vorlagen, mit denen Sie Zeit sparen, wenn Sie den gleichen Text immer mal wieder versenden.

Verwenden Sie eine E-Mail-Vorlage, wenn es nicht nur um den E-Mail-Text geht

Angenommen, Sie möchten für Ihren Tag der offenen Tür gelegentlich ein Einladungsschreiben per E-Mail verschicken. Dabei wollen Sie das Veranstaltungsprogramm als E-Mail-Anhang mitsenden.

Hierfür ist eine Vorlage das geeignete Instrument, das es in zwei Varianten gibt: als *.oft-Vorlage oder als QuickStep.

Mit einem QuickStep können Sie neben dem Text auch E-Mail-Adresse und Betreff erfassen, mit der *.oft-Vorlage zusätzlich noch Anlagen.

Für einfachen Text genügt ein Textbaustein

Sie wollen beispielsweise alle Kunden über den Betriebsurlaub während des Jahreswechsels informieren? Hierfür ist der Textbaustein das Instrument der Wahl.

Ab sofort ist jeder Ihrer Briefe, jede Ihrer E-Mails gut. Richtig gut! Denn jetzt gibt es eine einzigartige Hilfe für Ihre gesamte Korrespondenz: Mit dem Profi-Handbuch Kommunikation schreiben Sie in Minutenschnelle den perfekten Brief und die perfekte E-Mail für jeden Anlass.

Alle Varianten, standardisierten Text zu versenden, im Überblick

Outlook 2010/2013/2016 bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, um wiederkehrende Abläufe bei E-Mails zu standardisieren. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten mit allen Vor- und Nachteilen:

TextbausteinVorlage

Alternative 1: Vorlage als *.oft-Vorlage abspeichern

Alternative 2: Vorlage als QuickStep

Vorteile
  • Zeitersparnis; Sie müssen gleichlautende Texte nicht immer wieder neu erfassen.  
  • Texte ohne Rechtschreibfehler. Bei der Erfassung des Textbausteins korrigieren Sie gleichzeitig den Inhalt. Damit haben Sie immer rechtschreibfehlerfreie und korrekt formulierte Texte.

In Vorlagen können Sie den Text für Ihr E-Mail-Anschreiben festlegen und darüber hinaus noch weitere Elemente erfassen:

  • E-Mail-Adresse
  • Betreff
  • Anlagen

Diese Funktionalitäten gibt es bei Textbausteinen nicht.

In QuickStep-Vorlagen können Sie Text für Ihr E-Mail-Anschreiben festlegen und darüber hinaus noch weitere Elemente erfassen:

  • E-Mail-Adresse 
  • Betreff

Diese Funktionalitäten gibt es bei Textbausteinen nicht.

Nachteile

Nur Text kann erfasst werden. 

Kein Einbinden von Datei-Anhängen.

KeineDatei-Anhänge können nicht eingebunden werden.

Textbausteine in Outlook 2010/2013/2016 erstellen und verwenden

Angenommen, Sie möchten Ihre Kunden schnell und unkompliziert über den jährlichen Tag der offenen Tür informieren. Diesen Text können Sie als Textbaustein anlegen.

Diesen Textbaustein können Sie dann für die Einladung zu dieser Veranstaltung verwenden, aber auch für alle anderen E-Mails, die Sie in den Monaten vor dem Ereignis an Kunden schreiben.

Beispiel für einen Textbaustein zum Thema Tag der offenen Tür

Ihr Text: „Treffen Sie uns am ersten Juni-Wochenende zu unserem jährlichen Tag der offenen Tür.“

In fünf Schritten erstellen Sie Ihre individuellen Schnellbausteine für E-Mails:

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail.

2. Verfassen Sie den Text für den Textbaustein.

3. Markieren Sie ihn.

4. Klicken Sie auf das Register EINFÜGEN – SCHNELLBAUSTEINE und im Anschluss auf AUSWAHL IM SCHNELLBAUSTEIN-KATALOG SPEICHERN.

5. Vergeben Sie im nächsten Fenster unter NAME einen Namen für den Textbaustein (dieser dient später beim Einfügen in eine E-Mail als Kürzel) und schließen Sie das Fenster per Klick auf OK.

6. Schließen Sie die E-Mail; ein Speichern des Inhalts ist nicht erforderlich.

Sie haben 2 Möglichkeiten, den gewünschten Textbaustein später einzufügen

Per Textkürzel + ENTER-Taste:

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail und geben Sie den Namen des Textbausteins in das Feld für den E-Mail-Text ein.

2. Drücken Sie die ENTER-Taste. Der hinterlegte Text des Textbausteins wird dadurch in Ihre E-Mail eingefügt.

Verwenden des Menübefehls:

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie in das Feld für den E-Mail-Text.

2. Klicken Sie auf das Register EINFÜGEN und dann auf SCHNELLBAUSTEINE.

3. Wählen Sie den gewünschten Baustein aus. Er wird automatisch eingefügt.

Mein Tipp: Auch Ihre Signatur können Sie wie einen Textbaustein einfügen

Eine E-Mail-Signatur wird speziell in Unternehmen für Ihre persönlichen Kontaktdaten verwendet, die unter einer gesendeten E-Mail stehen müssen. Praktisch: Die Signatur lässt sich ähnlich wie ein Textbaustein einfügen. So erhält der Empfänger immer die für ihn passenden Kontaktinformationen.

1. Legen Sie eine neue E-Mail an.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte NACHRICHT im Bereich EINFÜGEN auf SIGNATUR und im aufklappenden Menü auf SIGNATUREN.

3. Klicken Sie im nächsten Fenster auf die Schaltfläche NEU, vergeben Sie anschließend einen Namen/ein Kürzel für die neue Signatur und klicken Sie auf OK.

4. Tippen Sie den Text ein, den Sie als Signatur verwenden wollen, und formatieren Sie ihn nach Wunsch.

5. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK.

So fügen Sie die fertige Signatur ein:

1. Verfassen Sie den Text Ihrer E-Mail.

2. Platzieren Sie die Textmarke unterhalb des Textes, klicken Sie auf der Registerkarte NACHRICHT, dann im Bereich EINFÜGEN auf SIGNATUR.

3. Wählen Sie zum Einfügen den Namen der gewünschten Signatur aus.

Fazit: Wenn Sie einen Text immer mal wieder in Ihren E-Mails verwenden, sollten Sie ihn als Textbaustein erfassen. Beim Schreiben Ihres E-Mail-Textes fügen Sie den Textbaustein dann blitzschnell per Tastenkürzel ein. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.

Wie Sie eine *.oft-Vorlage erstellen: Für E-Mails mit gleichlautendem Inhalt und Dateianhang

Wenn Sie bei häufig wiederkehrenden, gleichlautenden E-Mails jedes Mal einen Dateianhang mitversenden wollen, nutzen Sie am besten eine E-Mail-Vorlage (*.oft). Diese zuvor erstellte Vorlage erspart Ihnen wertvolle Zeit beim Verfassen dieser E-Mails: Sowohl der Text als auch der E-Mail-Anhang sind bereits in der Vorlage erfasst. Falls Sie also Ihre Einladung in unregelmäßigen Abständen an Firmenkunden verschicken und das Veranstaltungsprogramm anfügen möchten, erstellen Sie Ihre fertigen E-Mails mit wenigen Mausklicks anhand der Vorlage. Sie brauchen in der Folge dann nur noch den Empfänger und die Anrede zu personalisieren.

So geht’s:

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail.

2. Erstellen Sie Ihr Einladungsschreiben oder jeden anderen gewünschten Text.

3. Um eine Datei als Anhang einzufügen, klicken Sie auf der Registerkarte START auf das Symbol DATEI ANFÜGEN und wählen im nächsten Fenster die gewünschte Datei aus.

4.  Klicken Sie auf das Register DATEI und dann auf SPEICHERN UNTER.

5.  Wählen Sie im nächsten Fenster im Feld DATEITYP den Listeneintrag OUTLOOK-VORLAGE (*.OFT) aus.

6. Geben Sie einen Dateinamen für die Vorlage ein und speichern Sie diese in einem für Sie leicht erreichbaren Ordner ab.

Um die fertige Vorlage in Outlook zu öffnen, öffnen Sie einfach im Windows Explorer den zur Ablage verwendeten Ordner und klicken doppelt auf die Vorlagendatei.

 

Wie Sie einen QuickStep erstellen: Für E-Mails mit gleichlautendem Inhalt ohne Anhang

Personalisierte E-Mails sind kundenorientiert, da der Adressat persönlich angesprochen wird. Die Erstellung kann jedoch zeitaufwändig sein: Bei Ihrer Einladung zum Tag der offenen Tür müssten Sie den Betreff und den Einladungstext normalerweise mehrfach in die jeweilige E-Mail kopieren. Eine E-Mail-Vorlage erspart Ihnen diesen Aufwand, da sowohl der Text als auch der Betreff bereits erfasst wurden.

In neun einfachen Schritten erstellen Sie die E-Mail-Vorlage als QuickStep:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe QUICKSTEPS auf das Symbol NEU ERSTELLEN.

2. Geben Sie im nächsten Fenster den Namen des neuen QuickSteps ein.

3. Klicken Sie auf den abwärts gerichteten Pfeil bei AKTION AUSWÄHLEN und scrollen Sie dann nach unten.

4. Wählen Sie im Bereich ANTWORTEN die Funktion NEUE NACHRICHT.

5. Erfassen Sie im Feld AN bei Bedarf eine E-Mail-Adresse. In unserem Beispiel – Einladung zum Tag der offenen Tür – bleibt das Feld leer.

6. Klicken Sie auf OPTIONEN ANZEIGEN.

7. Geben Sie im Feld BETREFF den Betreff Ihrer E-Mail-Vorlage ein. In unserem Beispiel könnte folgender Betreff eingetragen werden: „Wir laden alle unsere Kunden zum Tag der offenen Tür ein – feiern Sie mit uns: Datum.“

8. Erfassen Sie den E-Mail-Text im Feld TEXT.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN.

 

Wie Sie die E-Mail-Vorlage aufrufen

So verwenden Sie die E-Mail-Vorlage aus den QuickSteps:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe QUICKSTEPS auf Ihren zuvor erstellten QuickStep. Daraufhin öffnet sich Ihre E-Mail-Vorlage.

2. Tragen Sie noch den Empfänger und die Anrede ein und verschicken Sie die fertige E-Mail.

 

20 Texte, die Sie für Ihre Schnellbausteine und Vorlagen gut gebrauchen können

Absage auf zugeschickte Unterlagen – klassisch und gut

Sehr geehrte Frau …,

haben Sie vielen Dank für die Unterlagen, die Sie uns per E-Mail zugeschickt haben.

Nach Rücksprache mit dem verantwortlichen Kollegen habe ich keine guten Nachrichten für Sie: Wir haben keinen Bedarf/kein Interesse.

Trotzdem vielen Dank, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, mir Ihre Broschüre per E-Mail zuzusenden.

Freundliche Grüße

Absage auf zugeschickte Unterlagen – klassisch und gut

Guten Tag, sehr geehrte Frau …,

danke schön, dass Sie uns unseren Wunsch erfüllt und uns Ihre Informationen per E-Mail zugeschickt haben.

Wir haben uns Ihr Angebot angesehen und haben dennoch keinen Bedarf.

Herzlichen Dank noch einmal.

Freundliche Grüße

Reaktion/Antwort auf Anfrage wegen Angebot – brauchen noch Zeit – klassisch und gut

Sehr geehrte Frau …,

danke schön für Ihre Anfrage. Wir erstellen Ihnen sehr gern ein Angebot.

Bitte geben Sie uns dafür ein paar Tage Zeit. Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.

Freundliche Grüße

Reaktion/Antwort auf Anfrage wegen Angebot – brauchen noch Zeit – klassisch und gut

Guten Tag, sehr geehrte Frau …,

wir haben Ihre E-Mail, mit der Sie ein Angebot anfordern, erhalten. Danke schön für Ihr Vertrauen.

Bitte geben Sie uns noch etwas Zeit, damit wir ein Ihren individuellen Wünschen entsprechendes Angebot erstellen können. Wir melden uns sobald wie möglich bei Ihnen. Danke für Ihre Geduld.

Freundliche Grüße


Reaktion/Antwort auf Anfrage wegen Angebot – brauchen noch Zeit – kreativ und schwungvoll

Guten Tag, sehr geehrte Frau …,

wir freuen uns, dass wir Ihnen ein Angebot erstellen dürfen. Diese E-Mail dient als kurzer Zwischenbescheid, damit Sie wissen, dass uns Ihre E-Mail erreicht hat, wir verstanden haben, was Sie sich wünschen, und wir noch ein wenig Zeit benötigen.

Wir machen uns flott an die Arbeit und senden Ihnen unser Angebot so schnell wie möglich zu.

Freundliche Grüße

Reaktion/Antwort auf Telefonat – Broschüre/Prospekt verschicken – klassisch und gut

Sehr geehrte Frau …,

danke schön für Ihren Anruf und Ihren Wunsch, unser Unternehmen und unsere Produkte noch besser kennen zu lernen. Ich habe Ihnen einige Informationen zusammengestellt.

Wenn sich Fragen ergeben oder ich irgendetwas für Sie tun kann, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen oder mir eine E-Mail zu schicken. Ganz wie Sie mögen.

Freundliche Grüße

Reaktion/Antwort auf Telefonat – Broschüre/Prospekt verschicken – klassisch und gut

Sehr geehrte Frau …,

nach unserem Telefonat habe ich mich sofort an die Arbeit gemacht. Sie erhalten mit dieser E-Mail unseren Gesamtkatalog, eine Übersicht unserer Referenzkunden und die aktuelle Preisliste.

Bei Fragen bin ich Ihre richtige Ansprechpartnerin.

Es grüßt Sie aus

Reaktion/Antwort auf Telefonat – Broschüre/Prospekt verschicken – kreativ und schwungvoll

Sehr geehrter Herr …,

wir freuen uns sehr, dass Sie uns im Netz „aufgespürt“ haben und unsere Produkte näher kennen lernen möchten. Sie erhalten mit dieser E-Mail unseren Gesamtkatalog als PDF. Wenn Sie Fragen dazu haben, helfe ich Ihnen sehr gern weiter.

Viel Vergnügen beim Stöbern!

Reaktion/Antwort auf Telefonat – Termin bestätigen – klassisch und gut

Sehr geehrte Frau …,

sehr gern bestätige ich Ihnen den Termin, den wir gerade telefonisch vereinbart haben:

Ort:

Zeit/Dauer:

Gesprächspartner:

Es grüßt Sie aus

Reaktion/Antwort auf Telefonat – Termin bestätigen – klassisch und gut

Sehr geehrte Frau …,

sehr gern bestätige ich Ihnen die Terminvereinbarungen, die wir gerade telefonisch getroffen haben.

Sie treffen sich mit Vorname Name

am

um

in

Für das Gespräch haben wir … Stunden angesetzt. Sie erhalten zur Ihrer Orientierung mit dieser E-Mail eine Wegbeschreibung.

Ich wünsche Ihnen eine gute Anreise.

Angebot verschicken – klassisch und gut

Sehr geehrte Frau …,

vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Vertrauen. Sie erhalten mit dieser E-Mail unser Angebot, in dem wir Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen berücksichtigt haben.

Bei Fragen sind wir natürlich sehr gern behilflich.

Freundliche Grüße

Angebot verschicken – klassisch und gut

Sehr geehrte Frau …,

wir freuen uns, dass wir ein Angebot abgeben dürfen für XY. Danke schön für Ihr (erneutes) Vertrauen.

Bei Fragen oder Wünschen melden Sie sich bitte einfach bei mir.

Es grüßt Sie aus

Angebot verschicken – eilig – klassisch und gut

Sehr geehrte Frau …,

Sie hatten um schnelle Erstellung eines Angebots gebeten – sehr gern.

Wir haben alles Ihren Wünschen entsprechend erstellt. Wenn Sie Fragen haben, beantworte ich diese gern. Wenn Sie uns beauftragen möchten, bin ich ebenfalls Ihre richtige Ansprechpartnerin/ist mein Kollege Vorname Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer Ihr richtiger Ansprechpartner.

Freundliche Grüße aus

Angebot verschicken – eilig – kreativ und schwungvoll

Sehr geehrte Frau …,

wir freuen uns, dass wir Ihre eilige Anfrage innerhalb der Frist bearbeiten konnten und Sie heute schon unser Angebot erhalten.

Wenn Sie bereit sind, sind wir es auch: Wenn Sie uns bis zum (Datum) beauftragen, erhalten Sie xy noch in diesem Monat/können wir noch diesen Monat zu Ihnen kommen/können wir schon nächste Woche starten.

Es grüßt Sie aus

Protokoll verschicken – klassisch und gut

Sehr geehrte Damen und Herren der Geschäftsführung,

Sie erhalten mit dieser E-Mail das (vorläufige) Protokoll der Geschäftsführungssitzung vom (Datum).

Bitte teilen Sie mir mögliche Änderungswünsche bis zum (Datum) mit.

Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Protokoll verschicken – klassisch und gut

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie erhalten heute das Protokoll der xy-Sitzung. Ich hoffe, ich habe alle Punkte korrekt wiedergeben. Wenn ich etwas ergänzen oder ändern soll, benötige ich Ihre Änderungswünsche bis zum (Datum). Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Kollegen Termine setzen – klassisch und gut

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

bitte seien Sie so nett und schicken Sie mir bis zum (Datum) xy zu. Der Termin ist verbindlich. Ich verlasse mich auf Sie und werde nicht an die Abgabe erinnern.

Es grüßt euch/Sie

Kollegen Termine setzen – klassisch und gut

Liebe Kollegen des Vertriebsteams,

am (Datum) benötige ich die Zahlen für xy. Bitte seien Sie so nett und schicken Sie mir bis dahin alles zu. Der Termin ist verbindlich.

Herzlichen Dank.

Kollegen an Termin erinnern – klassisch und gut

Liebe xy,

ich hatte mir notiert, dass Sie heute die Unterlagen für xy abgeben wollten. Sind Sie bitte so freundlich und schicken mir xy noch heute zu? Danke schön.

Viele Grüße

Kollegen an Termin erinnern – klassisch und gut

Liebe xy,

Abgabedatum für xy war heute um xy Uhr. Bitte seien Sie so freundlich und schicken Sie mir die Unterlagen so schnell wie möglich zu. Danke.

Freundliche Grüße


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