Videokonferenzen einfach organisiert

Videokonferenzen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, weil sie Meetings, Produktpräsentationen oder Mitarbeitergespräche erleichtern. Wenn Ihr Chef Sie bittet, ein virtuelles Meeting zu organisieren, führt diese Checkliste Sie Schritt für Schritt ans Ziel.

Zuerst bereiten Sie die technische Seite vor: Notieren Sie sich, welche technischen Details alle Teilnehmer vor der Videokonferenz für die Teilnahme erledigen müssen, zum Beispiel: Softwareinstallation, Profil anlegen, E-Mail-Adresse bzw. Zugangsdaten bereithalten. Laden Sie Teilnehmer zu einer internen Probe-Videokonferenz ein. Informieren Sie sie, was sie zur Vorbereitung tun müssen.

 

Probelauf

Führen Sie eine Probekonferenz durch, um mit den Abläufen vertraut zu werden und Schwachstellen zu finden. Organisieren Sie dafür einen Raum, am besten den Raum, in dem auch später die echte Konferenz stattfindet, um die Originalbedingungen testen zu können. Dafür ist auch die Tageszeit wichtig, um das Licht im Raum testen zu können.

Bildcheck

Prüfen Sie den gezeigten Bildausschnitt. Ist es hell genug, stimmt die Bildqualität, und ist der Ton gut?

Vorbereitung

Bereiten Sie den Konferenzraum vor. Denken Sie daran, dass Kunden und Kollegen jedes Detail im Video erkennen können, seien es Papierstapel, Kabelwirrwarr oder einen Fleck auf Ihrer Bluse. Denken Sie auch an Namensschilder und eine Tafel mit Namen und Datum der Konferenz.

Fahrplan für eine erfolgreiche Videokonferenz

War der Probelauf erfolgreich, führen Sie ein echtes virtuelles Meeting durch. Bereiten Sie alle Unterlagen wie Teilnehmerliste, Agenda und Handouts vor, wie Sie es von einem Präsenzmeeting gewohnt sind, und mailen Sie diese allen Teilnehmern rechtzeitig zu. Denken Sie daran, die Zugangsdaten zu Ihrem Meeting ebenfalls mitzuschicken.

Wichtig: Planen Sie in der Agenda beim Punkt Begrüßung etwas Zeit für die Technik ein. Möglicherweise klappt es nicht bei jedem Teilnehmer auf Anhieb.

Extra-Tipp

Wir alle kennen den Vorführeffekt. Holen Sie sich daher für Ihre erste Konferenz einen Kollegen aus der IT dazu, der Ihnen zur Seite steht, falls es technische Pannen gibt.



Videokonferenzen, Organisation, Video, virtuelle Konferenz
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