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Sprachassistenten: Die machen das schon!

Alexa, Cortana & Co. helfen auf Zuruf, wo sie es schon können. Wir zeigen, wo digitale Assistenten sinnvoll einsetzbar sind und wie eine Zusammenarbeit aussehen könnte: Neue Möglichkeiten für das Berufsbild Team-Assistenz.

Endlich selbst delegieren können: Richtig eingesetzt, wird der Sprachassistent ein hilfreiches Gimmick.

„Solange die Menschheit Probleme hat, werden wir Arbeit haben“, sagt Tobias Spörer, Gründer und Geschäftsführer der Agentur Elbkind. Der digitale Stratege will damit all jene beruhigen, die sich angesichts zunehmender digitaler Assistenz in der Arbeitswelt Sorgen machen um ihren Job.

Tatsächlich ist es in vielen Büros längst üblich, neben dem PC oder Notebook auch das Smartphone regelmäßig einzusetzen. Software für Sprachverarbeitung macht sie in einigen Bereichen zu idealen Assistenten. Das befreit von lästigen Routineaufgaben, nicht jedoch von Problemlösungsaufgaben – dafür ist nach wie vor die leibhaftige Assistentin gefragt. Office- und Digitalexpertin Diana Brandl, seit 17 Jahren Senior Executive Assistant auf Topmanagement-Ebene, ist überzeugt: „Unsere Jobs werden nicht ersetzt. Wir können jedoch einzelne Aufgaben an digitale Assistenten delegieren und werden dadurch entlastet.“ 

Experten-Kommentar

„Eine Assistenz wird in Zukunft mehr als Produktivkraft arbeiten. Das ist möglich, wenn digitale Assistenten mit der Assistentin Hand in Hand arbeiten. So kann der digitale Assistent beispielsweise aufkommende Themen und Trends im Web analysieren und darauf hinweisen. Ein typisches Beispiel wäre der Dieselskandal, der immer noch Thema ist, da immer noch sehr viele Presseartikel dazu erscheinen. Die Assistentin könnte Infos zu diesem Thema zusammenstellen, Fachbeiträge heraussuchen und einen entsprechenden Bericht für den Chef oder den Vorstand vorbereiten. Damit bekommt sie eine Gatekeeper- Funktion. Das macht ihre Arbeit wertvoller. Und die Arbeit ist mit Sicherheit auch noch spannender als reine Routinearbeit.“ Daniel Hammer, Microsoft

Terminplanung 4.0

Typische Themen für Alexa (Amazon), Cortana (Microsoft) oder Siri (Apple) sind Terminplanung, die Reiseplanung und natürlich die Informationsbeschaffung. Der CRM-Anbieter Hubspot hat beispielsweise einen Assistenten namens Growth Bot auf den Markt gebracht. Marketingleiterin Inken Kuhlmann von Hubspot nutzt diesen Bot, um Marktforschung zu betreiben: Wer sind unsere Konkurrenten? Welche Keywords ranken sie? Daraus lässt sich beispielsweise die Content-Strategie eines Unternehmens ablesen. Welche Themen werden derzeit häufig gebloggt? Das zeigt Trends an, die bei den Menschen gut ankommen – oder eben auch nicht. Auch das ist wichtig, zu wissen, um im Marketing die richtigen Maßnahmen zu entwickeln oder als Geschäftsführer eine Entscheidungsgrundlage zu haben. Den digitalen Dialog mit dem Growth Bot pflegt Inken Kuhlmann nicht jeden Tag, sondern immer dann, wenn sie in ein Thema tiefer eintauchen möchte. Wenn das Unternehmen beispielsweise eine Niederlassung in einem anderen Land plant, ist das eine gute Gelegenheit, die Marktlage und die lokalen Gegebenheiten dort mithilfe des digitalen Assistenten zu analysieren. Ja, vielleicht kann ein digitaler Assistent in Zukunft sogar die Geschäftskorrespondenz fehlerfrei übersetzen. 

Und es gibt ein weiteres Einsatzgebiet, bei dem jede Assistenz tief aufatmet, wenn sie von dieser Pflicht befreit wird, erzählt Diana Brandl aus eigener Erfahrung: Viele Chefs nutzen beim Autofahren die Zeit, um im Büro anzurufen, den aktuellen Stand der Dinge zu vermelden und sich dann die E-Mails vorlesen zu lassen und vielleicht schon mal ein paar Antworten zu diktieren. Diese Aufgabe kann mittlerweile Siri übernehmen. Einfach mit der Freisprechanlage verbinden und schon kann man sich die Mails vorlesen lassen und Antworten diktieren. Auch Alexa soll bald in die Autos einziehen. BMW und andere Automobilhersteller arbeiten mit Hochdruck an der Integration von Sprachassistenten in ihre Autos. Für Sie als Assistenz ist das eine echte Entlastung.

In den USA arbeiten heute schon einige Firmen mit Alexa for Business. Jeder Mitarbeiter kann über dieses System einen Meetingraum buchen, die Heizung ein- oder ausschalten und ähnliche organisatorische Tätigkeiten erledigen. Das geht dann so: „Alexa, bitte buche das Besprechungszimmer ‚Sternenhimmel‘ für Montag, 5. Juni um 14 Uhr. Schicke eine Einladung an Herrn Müller und an Herrn Meier.“ Auch für Bewerbungsprozesse bietet sich ein digitaler Prozess an. Der kann lernen, Bewerbungsunterlagen zu prüfen und fehlende Unterlagen anzufragen.

Diese Tools sollten Sie kennen!
  • Slack: Messenger, der eine schnelle Kommunikation in verschiedenen Gruppen und Teams ermöglicht. Es gibt private und öffentliche Chats, in denen auch Links oder Dateien ausgetauscht werden können. Daten lassen sich archivieren und über Hashtags wiederfinden. Perfekt zur Einbindung von Homeoffice-Kollegen oder Mitarbeitern an anderen Standorten.
  • Yammer: Das Pendant zu Slack von Microsoft. Yammer führt virtuelle Teams zusammen. Die App von Microsoft funktioniert wie ein soziales Netzwerk. Dokumente und Projekte können in offenen oder geschlossenen Gruppen bearbeitet werden. Gute Anbindung an die MS Office-Welt und an SharePoint. www.yammer.com
  • Trello: Vereinfacht das Projekt-Management und die Projektplanung: Auf einer Art Pinnwand können Projekte geplant und beschrieben werden, Mitarbeitern Aufgaben zugewiesen, Deadlines festgelegt und To-do-Listen erstellt werden. trello.com
  • Factro: Aufgaben und Projekte lassen sich von jedem Ort der Welt koordinieren. Geeignet für mehrere Team-Mitglieder. www.factro.de
  • Google Drive: Praktisch, um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und freizugeben. Kollegen können zudem gleichzeitig an dem Dokument arbeiten und es kommentieren. www.google.com/drive
  • Dropbox: Google-unabhängiges Pendant zu Google Drive. Ermöglicht den Austausch von Dokumenten und den gemeinsamen Zugriff. Zeigt Dokumentenversionen an. www.dropbox.com
  • Toggl: Zeiterfassungstool für Smartphone und PC. Mitarbeiter können die Zeit messen, die sie für ihre Tätigkeiten und Projekte brauchen. Die Daten werden in der Cloud gespeichert und können in Trello exportiert werden. toggl.com

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