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Serienbriefe zur Weihnachtszeit mit Word: Schritt-für-Schritt-Anleitung

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der Seriendruckfunktion von Word individuelle Weihnachtsbriefe erstellen, die gut bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern ankommen.

So erstellen Sie mit der Seriendruckfunktion von Word individuelle Weihnachtsbriefe.

Serienbriefe zur Weihnachtszeit mit Word: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Weihnachten steht vor der Tür – Zeit für die Weihnachtspost an Ihre wichtigsten Kunden und Geschäftspartner. Doch nichts ist langweiliger als eine unpersönliche Grußkarte mit irgendwelchen Standardtexten. Mit einer persönlichen Anrede und einem fantasievollen Text gestalten Sie Ihre Weihnachtskorrespondenz gleich viel interessanter. Das ist weniger aufwendig als Sie vielleicht denken, denn Sie brauchen dafür nur Word und Ihre Adressdatenbank – und ein kleines bisschen Kreativität bei der Textformulierung.

Die Seriendruckfunktion im Überblick

Warum eignen sich Serienbriefe so gut für Ihre Weihnachtspost? – Ganz einfach: Weil Sie damit den gleichen Brief für mehrere Empfänger versandfertig vorbereiten können. Die individuelle Note geben Sie dem Brief durch „Seriendruckfelder“. Das sind Platzhalter, die Sie an den Stellen im Brief einfügen, an denen Informationen wie der Name, die Adresse oder die Anrede eines Empfängers stehen sollen.

Diese Informationen holt sich Word aus Ihrer Adressdatenbank – zum Beispiel aus einer Excel- oder Access-Datei oder aus Ihrem Outlook-Kontaktordner. Am Ende erstellt Word für jeden Empfänger einen persönlichen Brief, in dem die Platzhalterstellen automatisch durch die Angaben aus der Adressdatenbank ersetzt worden sind.

Serienbriefe zur Weihnachtszeit mit Word: Bevor Sie mit dem Brief beginnen

Grundlage für jeden Serienbrief ist eine funktionstüchtige Adressdatenbank. Normalerweise sollten Sie eine solche Datenbank bereits im Einsatz haben – beispielsweise, um Telefonnummern nachzuschlagen oder um Adressen für Rechnungen herauszusuchen. Word unterstützt eine Vielzahl von Datenbanksystemen. In diesem Beitrag gehen wir aber von einer Excel-Tabelle aus, die Informationen wie Firmenname, Name und Vorname der Serienbriefempfänger, Anrede, Straße, Postleitzahl und Ort enthält.

Die Excel-Tabelle muss Spalten mit den jeweiligen Informationen enthalten und in der ersten Zeile dieser Spalten muss eine passende Beschreibung stehen. Das bedeutet zum Beispiel, dass in einer Spalte alle Nachnamen stehen, in der nächsten Spalte alle Vornamen usw. In der ersten Zeile (über dem ersten Nachnamen oder Vornamen) stehen die passenden Spaltenbeschreibungen – in diesem Fall also Texteingaben wie „Nachname“ und „Vorname“.

 

Wie eine Adressdatenbank in Excel aussehen könnte, zeigt die obige Abbildung. Die Adressdatenbank müssen Sie natürlich nicht für jeden Serienbrief aufs Neue anlegen. Wenn Sie erst einmal eine funktionstüchtige Datenbank haben, können Sie sie mit beliebig vielen Serienbriefen verbinden.

Erste Schritte für den Serienbrief

Den eigentlichen Serienbrief verfassen Sie in Word. Dabei beginnen Sie so wie bei jedem Brief – entweder mit einem neuen, leeren Dokument oder mit einer Briefvorlage, die beispielsweise schon Ihr Firmenlogo, eine Informationszeile oder eine Grußzeile enthält. Geben Sie dann den Brieftext ein, der für alle Empfänger gleich bleiben soll. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und schreiben Sie ein paar freundliche Worte zum Weihnachtsfest.

Sparen Sie nur die Stellen aus, an denen Sie Informationen aus der Adressdatenbank einfügen wollen. Das ist in erster Linie der Bereich der Empfängeranschrift und der Anrede.

Verbindung mit der Adressdatenbank

Sobald das Grundgerüst des Serienbriefs steht, stellen Sie eine Verbindung zur Adressdatenbank her:

  1. Wechseln Sie im Menüband auf das Register SENDUNGEN.
  2. Klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die Symbolschaltfläche SERIENDRUCK STARTEN und im aufklappenden Menü wählen Sie den Befehl BRIEFE an.
  3. Als Nächstes klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die Symbolschaltfläche EMPFÄNGER AUSWÄHLEN. Im aufklappenden Menü wählen Sie den Befehl VORHANDENE LISTE VERWENDEN an.
  4. Word zeigt ein Dialogfenster an, in dem Sie die Excel-Datei mit Ihrer Adressdatenbank öffnen. Dazu wechseln Sie in den Ordner, in dem die Datei gespeichert ist, und doppelklicken auf den Dateinamen.
  5. Im Dialogfenster TABELLE AUSWÄHLEN teilen Sie Word mit, in welchem Tabellenblatt sich die Adressdaten befinden. Für dieses Beispiel gehen wir vom ersten Tabellenblatt aus, weshalb Sie den Listeneintrag „Tabelle1$“ per Mausklick markieren und anschließend auf OK klicken.
  6. Prüfen Sie, ob Word die Informationen aus der Adressdatenbank korrekt lesen kann, indem Sie in der Menübandgruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die Schaltfläche EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN klicken. In dem daraufhin angezeigten Dialogfenster sollten die für den Serienbrief benötigten Empfängerangaben erscheinen, und als Spaltenköpfe sollten die entsprechenden Bezeichnungen („Nachname“, „Vorname“ usw.) zu sehen sein.
  7. Schließen Sie das Dialogfenster SERIENDRUCK-EMPFÄNGER mit einem Klick auf OK.

Platzhalter für individuelle Adressdaten einfügen 

Nachdem Sie die Adressdatenbank mit dem Serienbrief verbunden haben, können Sie Platzhalter für die Informationen einfügen, die für jeden Serienbriefempfänger unterschiedlich sein sollen – etwa Namensangaben, die Anschrift oder Anredeformen. Diese Platzhalter heißen „Seriendruckfelder“.

Standard-Seriendruckfelder

Um einen ganz einfachen Adressblock einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Setzen Sie den Cursor an die Position im Serienbrief, an der die Anschrift beginnen soll.
  2. Auf dem Menübandregister SENDUNGEN klicken Sie in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN. Dadurch öffnet sich eine Liste mit allen verfügbaren Seriendruckfeldern. – Die Namen der Seriendruckfelder richten sich nach der von Ihnen eingesetzten Adressdatenbank.
  3. Klicken Sie in der Liste das Seriendruckfeld an, das Sie einfügen wollen. Beginnen Sie in unserem Beispiel mit dem Seriendruckfeld FIRMA, dem Platzhalter für den Firmennamen. Im Serienbrief wird das Seriendruckfeld anschließend als „Firma“ angezeigt.
  4. Damit der Firmenname in einer eigenen Zeile des Adressblocks steht, fügen Sie hinter dem Seriendruckfeld eine Absatzmarke ein – wie gewohnt mit einem Druck auf die Taste Return.
  5. In der neuen Zeile fügen Sie Seriendruckfelder für den Vornamen und den Nachnamen ein. Dazu wiederholen Sie die Schritte 2 und 3: zuerst für das Feld VORNAME und danach für das Feld NACHNAME. Beachten Sie: Zwischen den Seriendruckfeldern brauchen Sie keine Leerzeichen einzufügen. Darum kümmern Sie sich gleich noch.
  6. Drücken Sie am Ende der Namenszeile auf Return, um für die folgende Adressangabe wieder eine neue Zeile zu beginnen.
  7. Fügen Sie nach dem beschriebenen Prinzip Seriendruckfelder für die Straße, die Postleitzahl, den Ort und, sofern gewünscht, das Land ein, sodass der Adressblock im Serienbrief schließlich etwa so aussieht wie in der folgenden Abbildung:

Leerzeichen zwischen Seriendruckfeldern

Wundern Sie sich, warum Sie auf die Leerzeichen zwischen den Namensfeldern und zwischen Postleitzahl und Ort verzichten sollten? Grund dafür ist, dass „fest eingefügte“ Leerzeichen auch dann im Serienbrief erscheinen, wenn zum Beispiel der Vorname bei einem Empfänger in der Adressdatenbank fehlt. Der Nachname würde in der Zeile dann überflüssigerweise um ein Leerzeichen eingerückt. Damit Leerzeichen zwischen Seriendruckfeldern nur dann erscheinen, wenn sie benötigt werden – das heißt, wenn tatsächlich entsprechende Adressinformationen vorhanden sind, wenden Sie folgenden Trick an:

 

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Seriendruckfeld, hinter dem nur bei Bedarf ein Leerzeichen eingefügt werden soll – im Beispiel etwa auf das Feld „Vorname“.
  2. Im aufklappenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl FELD BEARBEITEN an.
  3. Im rechten Bereich des danach angezeigten Dialogfensters versehen Sie das Kontrollkästchen DANACH EINZUFÜGENDER TEXT: per Mausklick mit einem Häkchen.
  4. Im Textfeld rechts daneben drücken Sie dann die Leertaste, um ein Leerzeichen einzufügen.
  5. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

Dieses Verfahren wenden Sie auch auf das Postleitzahlfeld an.

Vorschau auf die fertigen Briefe

Dem Serienbrief fehlen zwar noch weitere Details wie die persönliche Anrede. Sie können sich aber vorab jederzeit einen Überblick über das Resultat verschaffen. Gleichzeitig kontrollieren Sie damit, ob die von Ihnen eingefügten Seriendruckfelder korrekt funktionieren.

  1. Wechseln Sie – falls nicht bereits geschehen – im Menüband von Word auf das Register SENDUNGEN.
  2. Klicken Sie in der Gruppe VORSCHAU ERGEBNISSE auf die Schaltfläche VORSCHAU ERGEBNISSE. Anstelle der Seriendruckfelder erscheinen jetzt tatsächliche Empfängerdaten aus Ihrer Adressdatenbank.
  3. Klicken Sie in der Menübandgruppe VORSCHAU ERGEBNISSE auf die Pfeilschaltflächen, um zum nächsten, vorherigen, ersten oder letzten Datensatz der Adressdatenbank zu springen. Im Serienbrief ändert sich dabei jeweils die Anschrift.
  4. Um zur Ansicht der Seriendruckfelder zurückzukehren, klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche VORSCHAU ERGEBNISSE.

Die Anrede im Adressblock

Komplizierter als die Seriendruckfelder im Adressblock ist die Anrede, da sie von verschiedenen Faktoren abhängig ist:

Bei der männlichen Anredeform „Herr“ muss ein „n“ angehängt werden:

Herrn Hans Müller

Wenn ein Firmenname vorhanden ist, muss die Anrede direkt vor den Namen gesetzt werden:

Meier Metallwaren KG

Herrn Hans Müller

Wenn ein Firmenname fehlt (= der Brief ist direkt an eine Person adressiert), muss die Anrede in eine eigene Zeile über dem Namen gesetzt werden:

Frau

Gerda Richter 

Auch diese Aufgabe lässt sich mit den Seriendruckfunktionen von Word lösen. Sie setzen dafür spezielle Felder ein, und zwar „Wenn… Dann… Sonst-Felder“. Im Fall der Adressanrede gestaltet sich das wie folgt:

  1. Schalten Sie gegebenenfalls die Vorschau der Seriendruckergebnisse aus (siehe oben).
  2. Drücken Sie die Tastenkombination Alt + F9. Damit blenden Sie die Feldfunktionen ein, die sich hinter den Seriendruckfeldern verbergen. Anstelle von „Firma“ sehen Sie jetzt zum Beispiel die Feldfunktion „{ MERGEFIELD Firma }“.
  3. Setzen Sie den Cursor ganz an den Anfang der Namenszeile, also direkt vor die geschweifte Klammer der Feldfunktion „{ MERGEFIELD Vorname …}“.
  4. Klicken Sie auf dem Menübandregister SENDUNGEN in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf die Symbolschaltfläche REGELN und wählen Sie im aufklappenden Menü den Befehl WENN… DANN… SONST… an.
  5. In dem nun angezeigten Dialogfenster definieren Sie die Bedingung, die überprüft werden soll. In diesem Fall lassen Sie prüfen, ob in der Adressdatenbank als Anrede der Text „Herr“ eingegeben wurde. Dazu wählen Sie das entsprechende Seriendruckfeld in der Dropdownliste FELDNAME aus, stellen die Option „Gleich“ in der Dropdownliste VERGLEICH ein und geben den Text „Herr“ in das Feld VERGLEICHEN MIT ein.
  6. In die anderen Felder des Dialogfensters geben Sie vorläufige Platzhaltertexte ein, die Sie später noch ersetzen werden: in das Feld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN den Text „XXX“ und in das Feld SONST DIESEN TEXT EINFÜGEN den Text „YYY“.
  7. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.
  8. Im Serienbrief markieren Sie jetzt genau den Platzhaltertext „XXX“.
  9. Fügen Sie wie gewohnt per Menübandschaltfläche das Seriendruckfeld für die Anrede ein, sodass der Platzhaltertext durch eine Feldfunktion wie „{ MERGEFIELD Anrede }“ ersetzt wird.
  10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die soeben eingefügte Feldfunktion des Anredefelds und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl FELD BEARBEITEN an.
  11. Wie beim Einfügen bedarfsgerechter Leerzeichen hinter dem Vornamen oder der Postleitzahl aktivieren Sie auch hier das Kontrollkästchen DANACH EINZUFÜGENDER TEXT. In das Feld rechts daneben geben Sie dieses Mal aber erst den Kleinbuchstaben „n“ und dann ein Leerzeichen ein.
  12. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.
  13. Als Nächstes markieren Sie im Serienbrief den Platzhaltertext „YYY“.
  14. Fügen Sie wieder das Seriendruckfeld für die Anrede ein, sodass der Platzhaltertext ersetzt wird.
  15. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die eben eingefügte (zweite) Feldfunktion des Anredefelds und wählen Sie im Kontextmenü FELD BEARBEITEN an.
  16. Aktivieren Sie erneut das Kontrollkästchen DANACH EINZUFÜGENDER TEXT: Jetzt geben Sie in das Feld rechts daneben aber nur ein Leerzeichen ein.
  17. Bestätigen Sie die Änderung mit OK. 

Damit ist für die korrekte Anredeform im Adressblock gesorgt. Es fehlt noch der optionale Zeilenumbruch nach der Anrede, falls kein Firmenname vorhanden ist. Dieses Problem ist schnell gelöst:

  1. Setzen Sie den Cursor genau vor die öffnende geschweifte Klammer der Feldfunktion „{ MERGEFIELD Vorname …}“.
  2. Klicken Sie auf dem Menübandregister SENDUNGEN in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN auf die Symbolschaltfläche REGELN und wählen Sie im aufklappenden Menü den Befehl WENN… DANN… SONST… an.
  3. Wählen Sie unter FELDNAME das Seriendruckfeld für den Firmennamen aus und stellen Sie in der Dropdownliste VERGLEICH die Option „ist leer“ ein.
  4. Im Feld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN geben Sie vorläufigen Platzhaltertext ein, und zwar „XXX“.
  5. Das Sonst-Feld bleibt leer. – Klicken Sie auf OK, um das Dialogfenster zu schließen.
  6. Im Serienbrief ist das neu eingefügte Bedingungsfeld grau hinterlegt. Markieren Sie darin genau die drei Platzhalterbuchstaben „XXX“.
  7. Drücken Sie Return, um die Platzhalterbuchstaben durch eine Absatzmarke zu ersetzen.

Der Adressblock erfüllt damit alle Anforderungen. Sie können die Ansicht der Feldfunktionen deshalb beenden, indem Sie die Tastenkombination Alt + F9 drücken.

Der Redaktions-Tipp: Die Tastenkombination Alt + F9 funktioniert wie ein Schalter. Sie schaltet die Ansicht der Feldfunktionen je nach aktuellem Zustand entweder ein oder aus.

Die persönliche Anrede im Brieftext

Für die individuelle Note Ihrer Weihnachtspost sorgen Sie schließlich noch mit einer persönlichen Anrede. Anstelle eines wenig ansprechenden „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden Sie Grußformeln, die genau auf den jeweiligen Empfänger abgestimmt sind – zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Moser“ oder „Sehr geehrter Herr Müller“. Dabei gilt es zu beachten, dass bei der männlichen Anredeform ein „r“ an den Text „Sehr geehrte“ angehängt werden muss.

Außerdem könnte es sein, dass in Ihrer Adressdatenbank kein persönlicher Kontakt zu einer Firmenadresse vermerkt ist. In diesem Fall müssten Sie doch auf die unpersönliche Anredeform „Sehr geehrte Damen und Herren“ zurückgreifen. Mit einer geschickten Kombination aus Seriendruck- und Bedingungsfeldern erstellt Word automatisch die korrekte Anredezeile für Sie:

 

  1. Geben Sie in Ihrem Serienbrief an der passenden Stelle die in allen Fällen zutreffende Grußformel „Sehr geehrte“ ein. Positionieren Sie den Cursor direkt hinter diesem Text.
  2. Um bei der männlichen Anredeform ein „r“ anzuhängen, wählen Sie auf dem Menübandregister SENDUNGEN in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN die Schaltfläche REGELN und dann den Befehl WENN… DANN… SONST…an.
  3. Im Dialogfenster für das Bedingungsfeld wählen Sie unter FELDNAME das Seriendruckfeld für die Anrede aus, in der Dropdownliste VERGLEICH stellen Sie die Option „Gleich“ ein und im Feld VERGLEICHEN MIT geben Sie den Text „Herr“ ein.
  4. In das Feld DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN tragen Sie ein „r“ und danach ein Leerzeichen ein. Im Feld SONST DIESEN TEXT EINFÜGEN geben Sie nur ein Leerzeichen ein.
  5. Klicken Sie auf OK.
  6. Fügen Sie in gewohnter Weise das Seriendruckfeld für die Anrede ein.
  7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das eingefügte Anredefeld und wählen Sie im Kontextmenü FELD BEARBEITEN an.
  8. Damit Word nach dem Feld ein bedarfsabhängiges Leerzeichen einfügt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen DANACH EINZUFÜGENDER TEXT und im Feld daneben geben Sie ein Leerzeichen ein.
  9. Bestätigen Sie die Einstellung mit OK.
  10. Jetzt fehlt nur noch der Nachname – oder der allgemeine Text „Damen und Herren“, falls in der Adressdatenbank kein Name vermerkt ist. Dazu fügen Sie ein weiteres Bedingungsfeld ein, indem Sie auf dem Menübandregister SENDUNGEN in der Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN die Schaltfläche REGELN und danach WENN… DANN… SONST… anwählen.
  11. Unter FELDNAME aktivieren Sie das Seriendruckfeld für den Nachnamen und in der Dropdownliste VERGLEICH stellen Sie die Option „ist leer“ ein.
  12. Geben Sie im Feld DANN diesen Text einfügen „Damen und Herren“ ein und im Feld Sonst diesen Text einfügen den vorläufigen Platzhaltertext „YYY“.
  13. Klicken Sie auf OK.
  14. Zur weiteren Bearbeitung müssen Sie die Ansicht der Feldfunktionen aktivieren: Drücken Sie Alt+F9, falls die Feldfunktionen momentan nicht angezeigt werden.
  15. Sie sehen jetzt wieder die Seriendruck- und Bedingungsfelder mit ihren geschweiften Klammern. Markieren Sie am Ende der Anredefelder die drei Platzhalterbuchstaben „YYY“.
  16. Ersetzen Sie sie durch das Seriendruckfeld für den Nachnamen. Dazu verwenden Sie wie gewohnt die Menübandschaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN.
  17. Setzen Sie den Cursor schließlich ganz ans Ende der Anredezeile – hinter die letzte geschweifte Klammer – und fügen Sie ein Komma ein.

Nachdem Sie mit Alt + F9 zur normalen Textansicht zurückgekehrt sind, kontrollieren Sie die korrekte Funktionsweise Ihres Serienbriefs mit der Schaltfläche VORSCHAU ERGEBNISSE auf dem Menübandregister SENDUNGEN. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sollten Anschrift und Anrede exakt auf jeden einzelnen Empfänger abgestimmt sein.

Der Redaktions-Tipp: Ob Sie noch weitere persönliche Seriendruckfelder in Ihren Brieftext einfügen, müssen Sie selbst entscheiden. Wie wäre es zum Beispiel mit einem abschließenden Gruß wie „Mit den besten Wünschen nach ...“? Hier könnten Sie das Seriendruckfeld für den Wohnort des Empfängers einsetzen.

Serienbriefe drucken

Sobald die Vorschau des Serienbriefs Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie die Serienbriefe für die Empfänger aus der Adressdatenbank ausdrucken.

  1. Wechseln Sie – falls nötig – im Menüband auf das Register SENDUNGEN.
  2. Klicken Sie in der Gruppe FERTIG STELLEN auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN.
  3. Wählen Sie im aufklappenden Menü den Befehl DOKUMENTE DRUCKEN an.
  4. Bestimmen Sie, für welche Empfänger Serienbriefe gedruckt werden sollen. Standardmäßig wählen Sie die Option ALLE. Sie können die Auswahl aber auch auf den aktuell in der Vorschau angezeigten Datensatz oder einen Bereich von Datensatznummer X bis Datensatznummer Y beschränken. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
  5. Nun erscheint das Standarddialogfenster DRUCKEN, in dem Sie das Druckermodell und sonstige Druckoptionen einstellen können. Zum Starten des Druckvorgangs klicken Sie auf OK.

  

Alternativ können Sie die Serienbriefe in eine neue Datei ausgeben lassen. Dazu wählen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN den Befehl EINZELNE DOKUMENTE BEARBEITEN an. Word fügt die Serienbriefe dann als einzelne Abschnitte mit Seitenumbrüchen in ein neues Word-Dokument ein. So haben Sie Gelegenheit, einzelne Anschreiben individuell zu überarbeiten.

Wenn es Probleme mit der Excel-Adressdatenbank gibt

Zu Beginn des Beitrags hatten wir darauf hingewiesen, dass die Verbindung zwischen Serienbrief und Excel-Adressdatenbank nicht immer auf Anhieb gelingt. Das kann daran liegen, dass sich die Adressdaten nicht im ersten Tabellenblatt befinden oder dass sie nicht in der ersten Tabellenzeile beginnen. Solche Probleme lassen sich schnell aus der Welt schaffen, indem Sie dem Bereich der Adressdaten einen Namen zuweisen (die Anleitung geht davon aus, dass Sie Excel 2013, 2010 oder 2007 einsetzen):

  1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe mit Ihrer Adressdatenbank in Excel.
  2. Wechseln Sie zu dem Tabellenblatt, in dem sich die Adressdaten befinden.
  3. Markieren Sie die gesamte Adressenliste vom ersten bis zum letzten Datensatz und schließen Sie dabei auch die jeweiligen Spaltenüberschriften ein.
  4. Wechseln Sie im Menüband von Excel auf das Register FORMELN.
  5. Klicken Sie in der Gruppe DEFINIERTE NAMEN auf die Schaltfläche NAMEN DEFINIEREN.
  6. Im danach angezeigten Dialogfenster geben Sie im Feld NAME eine geeignete Bezeichnung ein – beispielsweise „Adressenliste“.
  7. Bestätigen Sie die Namensvergabe mit OK.
  8. Speichern Sie die Excel-Datei.

Jetzt müssen Sie noch den Word-Serienbrief umstellen, damit er die Adressdaten aus dem richtigen Tabellenbereich bezieht:

  1. Öffnen Sie den Serienbrief in Word und wechseln Sie im Menüband auf das Register SENDUNGEN.
  2. Klicken Sie in der Gruppe SERIENDRUCK STARTEN auf die Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN und wählen Sie im aufklappenden Menü den Befehl NORMALES WORD-DOKUMENT an.
  3. Nun wiederholen Sie die Schritte, mit denen Sie eingangs die Verbindung zur Adressdatenbank hergestellt haben: Klicken Sie auf die Schaltfläche SERIENDRUCK STARTEN und wählen Sie den Befehl BRIEFE an. Klicken Sie auf EMPFÄNGER AUSWÄHLEN und wählen Sie VORHANDENE LISTE VERWENDEN an. Öffnen Sie die Excel-Datei mit Ihrer Adressenliste.
  4. Im Unterschied zu dem anfangs genannten Verfahren, wählen Sie an dieser Stelle aber nicht ein Tabellenblatt wie „Tabelle1$“ aus, sondern den Namen, den Sie Ihrer Adressenliste zugewiesen haben – etwa „Adressenliste“.
  5. Nach einem Klick auf OK fahren Sie mit den üblichen Schritten der Serienbrieferstellung fort.

Es sollte nun keine Probleme mehr mit der Adressenliste geben. Word sollte die Spaltenüberschriften als verfügbare Seriendruckfelder erkennen und die eigentlichen Empfängerdaten korrekt zuordnen.

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