Menu

Schritt für Schritt in die Cloud

Spezialisierte Software-Lösungen für einzelne Unternehmensbereiche wie CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung oder Buchhaltung bieten eine Vielzahl praktischer Funktionen. Mitarbeiter, die damit regelmäßig arbeiten, wollen zu Recht auf "ihre" Lösungen nicht verzichten.

Schritt für Schritt in die Cloud

Und doch fehlt der Gesamtblick auf die Unternehmensdaten, die Anwendungen arbeiten autark und wertvolle Informationen, die sich erst aus der Verknüpfung einzelner Anwendungsdaten ergeben würden, werden nicht generiert.


Führt man die Einzellösungen über eine Cloud-Anwendung zusammen, entsteht damit ein Mehrwert, der über die Summe der Einzellösungen hinausgeht. Die zentrale, webbasierende Plattform vereint alle relevanten Anwendungen im Unternehmen und schafft eine solide Ausgangsbasis, um vorhandene Prozesse zu optimieren und Mehrwerte zu generieren.


Vorhandenes Know-how nutzen

Nun kann man argumentieren, dass auch eine komplexe Standard-Software diesen ganzheitlichen Ansatz abbildet. Tatsächlich kann sie die bessere Wahl sein, wenn ein Unternehmen beim Aufbau der internen Prozesse noch am Anfang steht. Werden aber schon mehrere Software-Komponenten erfolgreich eingesetzt, überwiegen die Vorteile einer integrierten Cloud-Lösung:


- Vorhandene Systeme mit ihren individuellen Funktionen werden weiter genutzt,

- hohe Investitionskosten sowie aufwändige Schulungen der Mitarbeiter entfallen und

- die einzelnen Komponenten können Schritt für Schritt integriert oder flexibel ausgetauscht werden.


Neben der Möglichkeit, Daten über die Einzelanwendungen hinweg in mehreren Software-Lösungen zu nutzen, bietet die Integration auch die Chance, neue Reporting-Werkzeuge aufzubauen. Damit können aus unterschiedlichen Systemen Informationen zusammengetragen werden, die dann in einer eigenen Auswertung dargestellt werden. Einfach und schnell erhalten Entscheider fundierte Informationen, auf deren Basis sie richtungsweisende Management-Entscheidungen fällen können.


Schritt für Schritt

Anwendungen und Prozesse richtig einzuordnen, zu dokumentieren und zu verknüpfen, steht immer am Anfang einer Integration. Insgesamt lassen sich fünf Schritte definieren, die sich in der Praxis bewährt haben:


1. Analyse der bestehenden Anwendungen

Das Projektteam erfasst alle aktuell genutzten Anwendungen und skizziert deren Einsatzbereiche. Basierend darauf wird entschieden, welche Anwendungen weiterhin genutzt werden.


2. Dokumentation der vorhandenen Prozesse

Um die vorhandenen Prozesse zu optimieren, muss man diese im Detail kennen. Dazu werden alle vorhandenen Abläufe dokumentiert.


3. Optimierung des Workflows

In diesem Schritt geht es darum, die Prozesse zu finden, die sich durch die automatische Nutzung von Informationen aus anderen Systemen optimieren lassen. Systematisch werden alle Abläufe untersucht und Verbesserungen erarbeitet.


4. Umsetzung der Integrations-Lösung und Einführung in einer Testumgebung

Gemäß den Projektvorgaben, die in den ersten drei Schritten ermittelt wurden, werden die Schnittstellen zwischen den einzelnen Komponenten genutzt und ein Integrationskonzept erarbeitet. Im Testbetrieb zeigt sich, ob die Prozesse modifiziert werden müssen.


5. Inbetriebnahme und Schulung der Mitarbeiter

Sobald der Testbetrieb erfolgreich abgeschlossen wurde, wird die integrierte Lösung im Unternehmen als Standard eingesetzt. Da die Einzelkomponenten auch weiterhin genutzt werden, beschränkt sich die Schulung darauf, zusätzliche Funktionen und neue Prozesse zu erklären.


Potentiale erkennen und nutzen

Effizienz und Erfolg hängen immer direkt zusammen, Umleitungen nimmt niemand gerne. Häufig genügt selbst die gezielte Verknüpfung von zwei oder drei Anwendungen, um Prozesse nachhaltig zu verbessern: Eine Meldung von der Zeiterfassung an das Projektmanagement bei der Überschreitung von Zeitkontingenten, eine automatisierte Rechnungsstellung nach Projektende, eine Nachricht über offene Forderungen an das CRM - integrierte Cloud-Lösungen schöpfen vorhandene Ressourcen besser aus und bieten den Vorteil, dass sie individuell skalierbar sind und sich flexibel durch die Integration zusätzlicher Anwendungen erweitern lassen. Eine kritische Betrachtung der eigenen Prozesse zahlt sich zusammen mit einer unabhängigen Beratung für kleine und mittelständische Unternehmen in kürzester Zeit aus.


Manuel Pistner

Manuel Pistner ist Gründer und Geschäftsführer der Firma Bright Solutions GmbH. Innovative Web- und Mobile Anwendungen zur Optimierung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen in mittelständischen Unternehmen stehen im Mittelpunkt seiner Arbeit. Als Spezialist für Open Source Business Lösungen ist er aktiv in der Drupal Community engagiert. Er referiert an der FH Darmstadt sowie auf nationalen und internationalen Veranstaltungen. Weitere Informationen finden Sie unter www.brightsolutions.de.

Weitere Artikel aus der Kategorie "Multimedia"

career@office

Die Messe mit Kongress für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Ihre career@office 2018

04.04.2018: Hamburg, Handelskammer

18.04.2018: Frankfurt, Kap Europa

21.06.2018: München, MTC

10.10.2018: Köln, Congress-Centrum Nord

Weiterbildung

Seminare für Office-Professionals

Starten Sie durch in Richtung Erfolg! Seminare, Kongresse und Fernlehrgänge von A wie Ablage bis Z wie Zeitmanagement.

OFFICE SEMINARE hat garantiert das richtige Weiterbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse. www.office-seminare.de