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PDF erstellen mit Office 2007

Praktisch: aus einem Dokument lässt sich ab jetzt direkt ein PDF erzeugen. Fachautorin Claudia von Wilmsdorff sagt wie.

Mit einem PDF geben Sie Ihre Unterlagen einfach, layouttreu und sicher weiter - unabhängig davon, welche Programme der Empfänger verwendet. Um im PDF-Format speichern zu können, brauchen Sie nur eine kleine Erweiterung für Ihr Office. Sie erhalten das benötigte Add-in kostenlos, etwa bei Microsoft direkt.


Voraussetzungen schaffen

Solange das Add-in noch fehlt, finden Sie eine Suchmöglichkeit danach direkt im Office-Programm: Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche in der oberen linken Ecke, wählen Sie Speichern unter und den Befehl Add-ins für andere Dateiformate suchen. So gelangen Sie rasch zur Download-Site. Alternativ starten Sie eine Internetsuche und geben Sie als Suchbegriff ein: SaveAsPDFandXPS.exe. Haben Sie die Datei gefunden, geht es so weiter:


  • Nach der erforderlichen Gültigkeitsprüfung laden Sie das Tool herunter. Beenden Sie nun alle eventuell noch laufenden Office-Anwendungen. 

  • Anschließend starten Sie per Doppelklick auf die herunter geladene Datei die Installationsroutine. Gegebenenfalls bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage per Klick auf die Schaltfläche Ausführen

  • Im nächsten Schritt akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen. Die Einrichtung startet - nach wenigen Augenblicken erhalten Sie eine Information, dass die Installation erfolgt ist.

Einfach loslegen

Ab sofort sind Sie in der Lage, aus Ihren Dokumenten, Folien oder Tabellen professionelle PDF-Dateien zu erzeugen - und das ganz einfach. So funktioniert das Ganze am Beispiel von Microsoft Word 2007:


  • Starten Sie Word und klicken auf die Office-Schaltfläche in der oberen linken Ecke des Programmfensters.

  • Zeigen Sie hier den Befehl Speichern unter und wählen rechts daneben den Befehl PDF oder XPS. 

  • Der Dialog zum Speichern erscheint. Tragen Sie einen Dateinamen für die PDF-Datei ein und drücken Sie auf die Schaltfläche Veröffentlichen.


Beim Erstellen des PDFs haben Sie weitere Möglichkeiten: Etwa lässt sich die Größe der Datei optimieren oder weitere Details festlegen. Möchten Sie zum Beispiel nur eine bestimmte Seite des Dokuments zu einem PDF umwandeln oder weitere Details festlegen, klicken Sie vor dem Veröffentlichen auf die Schaltfläche Optionen. Ist der Adobe Reader installiert, wird das fertig erzeugte PDF standardmäßig dort angezeigt.


Zusätzlich nützlich

Sie können problemlos auch Dokumente umwandeln, die im Kompatibiltätsmodus - also lesbar für eine ältere Office- bzw. Wordversion - gespeichert wurden.

Ebenfalls praktisch: Im Menü Senden finden Sie nun den Befehl PDF-E-Mail als Anlage. Per Mausklick erzeugen Sie eine Kopie des Dokuments als PDF. Eine neue Mail öffnet sich, die PDF-Anlage ist bereits angehängt.  


Weitere PC-Tipps der Autorin gibt es unter www.von-wilmsdorff.com.

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