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Arbeiten mit PDF: Ein Universal-Genie im digitalen Workflow

Eins für alle Fälle: Ob plattformunabhängige und sichere Dateinutzung, digitaler Workflow, papierarmes Büro oder der Einsatz smarter Werkzeuge: Das PDF-Format macht all das möglich. In Office und Acrobat gibt es viele Möglichkeiten, mit einem PDF professionell zu arbeiten.

PDF

PDF-Dateien mit Passwörtern schützen oder mit einem Eilt-Stempel versehen: Diese und weitere Profi-Tipps machen die Arbeit mit den Dateien effizienter.

Ursprünglich als Werkzeug für Druckereien geschaffen, hat sich das PDF-Format kontinuierlich fortentwickelt. In vielen Programmen, mit denen wir täglich arbeiten, ist es implementiert, etwa in den Office-Anwendungen. Es gibt kaum einen Ort, an dem es nicht verwendet wird, um Dateien weiterzugeben oder Arbeitsabläufe zu vereinfachen.

Mit Acrobat oder einer vergleichbaren Anwendung lassen sich neben den bekannten, überall lesbaren PDF-Dateien noch eine Reihe weiterer praktischer Funktionen nutzen. PDF bedeutet „Portables Document Format“. Über den bloßen Format-Status ist es aber längst hinausgewachsen. Es setzt Standards, unter anderem in dem Bereich digitaler Signaturen. Bis heute ist es das am meisten benutzte Format für den elektronischen Dokumentenaustausch und der Produktion von Druckvorlagen.

Urheber der Seitenbeschreibungssprache ist die Firma Adobe Systems Inc., die das Format in den frühen 1990er- Jahren entwickelte. In Zeiten fortschreitender Digitalisierung ist ein sicheres, von Plattformen unabhängiges und noch in Zukunft lesbares Format wichtiger denn je, um Wissen langfristig zu archivieren. Hier greift das spezielle PDF-A-Format (A steht für Archiv). Das PDF ist weit verbreitet, auch deshalb, weil das Programm zum Darstellen der Dateien kostenlos und eigentlich auf jedem Gerät zu finden ist. Die Rede ist vom PDF-Reader von Adobe.

Möchte man PDFs aufwendig bearbeiten oder etwa elektronische Formulare erstellen, braucht es jedoch spezielle, kostenpflichtige Applikationen. Es gibt viele PDF-Programme, das wohl umfänglichste ist aber nach wie vor Adobe Acrobat. Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, PDF-Dateien seien nicht zu verändern. Sind die Dateien nicht entsprechend geschützt, ist das problemlos möglich: Man benötigt nur das passende Programm.

Mit Acrobat lassen sich PDF-Dateien sehr einfach verändern. Es gibt Werkzeuge für Text oder Bilder, Sie können Seiten hinzufügen oder entnehmen, mehrere PDFs zu einem verschmelzen, mit multimedialen Inhalten wie Video arbeiten oder am PC auszufüllende Formulare erstellen.

Konvertieren mit Microsoft Office

Erstmals bot Word 2007 Gelegenheit, Dateien in das PDF/ XPS-Format zu exportieren. Das war eine kleine Sensation! Beim XPS-Format handelt es sich ebenfalls um eine Seitenbeschreibungssprache, die allerdings von Microsoft entwickelt wurde.

Seit 2007 hat sich einiges getan: Mittlerweile kann Word PDF-Dateien sogar öffnen und anschließend bearbeiten. Sie wählen dazu in Word Datei, Öffnen und navigieren zur gewünschten Datei. Dabei muss man wissen: Word konvertiert die Datei anhand komplexer Regeln in das eigene Format und versucht, das ursprüngliche Layout zu erhalten.

Bei aufwendig gestalteten Dokumenten klappt das nicht immer. Enthält die Datei zum Beispiel viele Diagramme oder Grafiken, kommt es vor, dass alles komplett als Bild angezeigt wird. Auch Tabellen, Seitenränder, Positionsrahmen oder Schrifteffekte sind heikel, ebenso End- oder Fußnoten. Statt am Seitenende landen letztere unerkannt als regulärer Text mitten im Dokument.

Ein anderes Manko: Wandelt man eine Word-Datei über Datei, Exportieren, Schaltfläche PDF/XPS Dokument erstellen um, kann man sie nicht detailliert schützen. Zwar können Sie ein Passwort zum Öffnen vergeben, aber Feinheiten, wie das Kopieren von Text zu unterbinden, sind nicht möglich. Das gelingt nur mittels PDF-Programm.

Haben Sie eines installiert und wollen aus Word heraus darauf zugreifen, verwenden Sie den Druckertreiber des Programms. Sie wählen Datei, Drucken und stellen statt dem realen Drucker das PDF-Programm ein, beispielsweise Adobe PDF. Andere Office-Programme wie Excel oder Powerpoint arbeiten ebenso.

Die Befehle zum Umwandeln einer Tabelle oder der Präsentation liegen unter Datei, Exportieren oder Datei, Freigeben, etwa zum Mail-Versand als PDF. Der Druckertreiber ist ebenfalls nutzbar.

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