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Papierfreie Ablage: Das klappt in jedem Büro

Die Idee, allmählich immer mehr auf Papier zu verzichten, gefällt vielen Office-Managerinnen und -Managern. Aber wie fängt man das an? Am besten mit einem kleinen Startprojekt, raten Experten. Die besten Tipps.

Papierfreie Ablage

Papierfreie Ablage: Oft hilft schon eine Projektskizze, zum Beispiel zum Start für ein Teilvorhaben.

Es ist noch gar nicht so lange her, da haben wir alle 36er-Filmrollen aus der Kamera gekurbelt und zum Entwickeln gebracht.

Für die meisten ist es inzwischen ebenso selbstverständlich, Bilder für Abzüge digital auf einen Stick zu ziehen oder einen Link zum Bilderordner in der Cloud an die Freunde zu verschicken. So lässt sich jede Erinnerung unkompliziert teilen. Und mit dem Platz-Dilemma für die vielen, vielen Bilder ist auf diese Weise auch bei den meisten Schluss.

 

Was uns beim Umgang mit Fotos schon ganz normal vorkommt, gelingt uns beim Handling von Dokumenten meist nicht so konsequent. Dabei liegen die Vorteile einer digitalisierten Ablage auf der Hand: schneller Zugriff, Platzsparen, Bearbeitungsoptionen etc. Trotzdem verzetteln sich immer noch viele Büros in ihren Unterlagen und Papieren.

Meist hapert es daran, die organisatorischen Abläufe umzustellen. Oft soll sich zu viel auf einmal in den Routinen wandeln. „Ich erlebe täglich, dass gerade die ältere Generation mit den vielen neuen Tools, Apps und Ablagemöglichkeiten überfordert ist“, erzählt Lisa-Katherina Schutter. Sie ist Executive Assistent in der Geschäftsleitung von Continental und hat den Weg zum Lean Office im Unternehmen als Projekt durchgeführt.

Alles in der Cloud

Den Weg zum schlanken Büro hat Lisa-Katherina Schutter schon vor Jahren gewählt. Die Executive Assistant aus der Geschäftsleitung der Continental AG berichtet aus der Praxis.

w@o: Sie arbeiten längst digital im Büro. Was ist aus Ihrer Sicht die Grundvoraussetzung?

Lisa-Katherina Schutter: Ein gemeinsames Laufwerk mit meinem Chef ist seit jeher die Grundvoraussetzung für leanes Arbeiten ohne Loops, Suchzeiten, Doppelarbeit und Fehlerquellen.

w@o: Welche Erfahrungen haben Sie bei der Umsetzung eines digitalen Ablagesystems gemacht?

Schutter: Ich arbeite seit 15 Jahren ausschließlich mit digitaler Ablage, allerdings mit dem Umweg, dass ich vieles scannen musste. Das fällt heute weg, denn wir arbeiten mittlerweile ausschließlich online und digital an den Dokumenten. Es muss im Grunde nichts mehr gedruckt werden. Die IT-Infrastruktur war zu dieser Zeit noch nicht die beste, aber es gab immer Lösungen: gemeinsames Laufwerk, gemeinsame Datenablage, standardisierte Dateibenennung. Weg vom Suchen, hin zum Finden.

w@o: Und wie sieht die digitale Praxis heute bei Ihnen im Büro aus?

Schutter: Dank der Einführung von Sharepoints vor rund zehn Jahren war weltweit an allen Standorten die gemeinsame Kalenderverwaltung, das gemeinsame Dokumentenmanagement etc. problemlos möglich. Es wurden nur noch Links verschickt und keine Anlagen mehr. Heute, mit der Einführung von Office 365, ist dies ein Kinderspiel. Die Daten liegen in einer Cloud, können vom weltweiten Team bearbeitet und geteilt werden. Kein lästiges Freischalten mehr, kein Zeitverlust, keine Berechtigungsprüfung: Teilen – und gut ist es für alle.

Alles auf einmal ist riskant

So ein Projekt lässt sich nur Schritt für Schritt umsetzen. Auf diese Weise lassen sich meist auch die mentalen Hürden nehmen. „Wenn wir den Kollegen und Kolleginnen die notwendige Zeit geben, sich in die neue Welt einzuarbeiten, ist das Doing hinterher ein Leichtes“, weiß Schutter, die auch internationale Trainerin für Lean Administration ist.

Eine durchdachte Planung wie bei Continental ist optimal. Für den Start gerade auch in KMUs hilft aber auch schon eine Projektskizze, zum Beispiel zum Start für ein Teilvorhaben. In der Regel kristallisieren sich beim Loslegen konkrete und firmentypische Anforderungen heraus. Wer beispielsweise Post fast nur noch per Mail erhält, kann hierbei die Umstellung durchspielen: die Mails nach Zuständigkeit weiterleiten und eine Kopie gleich in den jeweiligen digitalen Ordner, keine Ausdrucke mehr für die Umlaufmappe.

Es kommen noch Berge von Eingangspost per Briefträger? Dann müssen zunächst andere Maßnahmen greifen: Erst einscannen und dann das digitalisierte Schreiben in den Verteiler geben oder ablegen, zudem Kontakt mit den Geschäftspartnern aufnehmen, um den Austausch mit ihnen auf Mails umzustellen.

Die Erfahrungen lassen sich sukzessive auf andere Bereiche übertragen, zum Beispiel im nächsten Schritt auf alle Vorgänge rund um die Geschäftsreisen, die Kundenakquise oder das Projektmanagement selbst. Jeder Aufgabenblock lässt sich als Teilprojekt strukturieren, in Portionen gliedern und nach und nach umsetzen.

Wer sein Büro digitalisieren möchte, braucht also auf jeden Fall ein kleines Startprojekt wie die Reisekostenabrechnungen: erst einmal in einer Abteilung alle Belege digitalisieren, etwa mit dem Smartphone auf der Geschäftsreise abfotografieren und per App direkt in die Buchhaltung schicken, dann mit den Reiseanträgen und der Abrechnung digital zusammenführen. Das klappt auch, wenn alles mit Word-Dokumenten und in Excel läuft. Später lässt sich vielleicht eine Geschäftsreise-Software installieren, die die Abläufe gleich noch mit digitalisiert.

So wird das Büro digital
  • Grundüberlegungen zu Hardware und Software: Speicherkapazitäten aufbauen oder Cloud-Lösung, Dokumenten-Scanner oder Scan-Dienstleister, Dokumentenmanagement-System oder Strukturbaum des Betriebssystems, Software-Tools, eventuell Tablets für Notizen etc.
  • Umsetzung: Schritt für Schritt, beispielsweise mit dem Posteingang starten.
  • In der Praxis digital gestalten: Zum Beispiel Rechnungen als PDF, Stundenzettel für die digitale Erfassung aufbereiten, Notizen & Co. lassen sich ebenfalls digital erfassen und übersichtlich, zum Beispiel im Projektordner, ablegen – mit Zugriff fürs Team.

Eingangspost komplett digitalisieren

Ein guter Anfang ist auch das Digitalisieren grundsätzlicher Basics, zum Beispiel das Einscannen von Dokumenten. Christian Schulte, Geschäftsführer beim Scanservice Dropscan, erzählt von der Digitalisierung des Kunden re:cap, einem Investmentfonds in der Schweiz: „Ein relativ kleines Team verwaltet dort über eine Milliarde Euro an Fondsvolumen.“

Möglich sei dies nur, weil re:cap von Anfang an auf das Thema Digitalisierung gesetzt habe. „So wird die Eingangspost für alle Gesellschaften (über 50!) vollständig von Dropscan digitalisiert und dann automatisiert in das DMS von re:cap übertragen.“ Dort werden die Dokumente mithilfe von digitalen Workflows automatisiert verarbeitet und den verantwortlichen Stellen zugängig gemacht.

Egal, wie groß oder klein das Projekt ist: Immer geht es los mit einer Bestandsaufnahme. Welche Quellen, Infos und Beteiligten sind einzubeziehen? Hier lohnt es sich womöglich auch, ein wenig zu entrümpeln.

Den Aufwand einschätzen

Nach der Bestandsaufnahme lässt sich in der Regel auch abschätzen, wie groß der Aufwand sein wird, um den jeweiligen Teilbereich papierlos umzugestalten. „Letztlich geht es darum, die unterschiedlichsten Dokumente wie Verträge, Notizen, Buchungsbelege, Visitenkarten, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, also alles, was auf Papier ist, zu digitalisieren“, schreibt Thomas Ottersbach auf seiner Plattform digitales-unternehmen.de.

Klingt alles sehr komplex. Glücklicherweise gibt es Dienstleister, die beraten können – und jede Menge nützlicher Tools und Services für den digitalen Wandel im Büro. Mehr über diese Helferlein in der nächsten Ausgabe von working@office. Hier gratis testen!

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