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Täglich Zeit sparen: 4 Power-Tipps für Microsoft Outlook

Aus unserem neuen Supplement „Screen – Das Special rund um das digitale Büro“: Microsoft Outlook ist das Programm, mit dem fast alle von uns täglich am häufigsten und grundsätzlich am intensivsten arbeiten. Gut, wenn man sich mit diesem Programm auskennt – und ein paar Tipps anwendet, die täglich Zeit sparen.

Vorlagen erstellen, Umfragen durchführen & Co.: Die besten Tipps für Microsoft Outlook.

1. Liste der sicheren Absender automatisch erweitern

In der Standardeinstellung betrachtet Outlook Ihre Kontakte automatisch als sichere Absender. Sie können aber auch alle anderen Personen, denen Sie E-Mails senden, automatisch in die Liste setzen lassen.

Markieren Sie dazu das Kontrollkästchen Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen im Register Sichere Absender.

2. Copy and Paste ade: E-Mail-Vorlagen erstellen

Eine E-Mail-Vorlage erspart Ihnen zeitaufwändiges Tippen, wenn Sie eine Mail mit gleichem Text häufiger versenden. E-Mail-Text und Betreff werden bereits in der Vorlage im Vorfeld erfasst. Die folgenden elf Schritte zeigen Ihnen, wie Sie eine E-Mail-Vorlage als QuickStep erstellen:

  1. Öffnen Sie Outlook 2010/2013.
  2. Klicken Sie auf das Register Start und dort in die Gruppe QuickSteps.
  3. Gehen Sie mit der Maus in die obere Auswahl und klicken Sie auf die Option Neu erstellen.
  4. Geben Sie in der Maske den Namen des QickSteps ein.
  5. Klicken Sie auf den Pull-down-Pfeil bei Aktion auswählen und scrollen Sie dann nach unten.
  6. Wählen Sie im Bereich Antworten die Funktion Neue Nachricht aus.
  7. Erfassen Sie optional im Feld An ... bei Bedarf eine E-Mail-Adresse.
  8. Klicken Sie auf Optionen anzeigen.
  9. Geben Sie im Feld Betreff Ihren Betreff ein.
  10. Erfassen Sie den E-Mail-Text im Feld Text.
  11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen.

So verwenden Sie Ihre E-Mail-Vorlage

Wählen Sie zunächst die von Ihnen erstellte E-Mail-Vorlage aus den QuickSteps aus: Klicken Sie dazu auf das Register Start und dort in die Gruppe QuickSteps. Klicken Sie auf Ihren QuickStep. Ihre erstellte E-Mail-Vorlage öffnet sich. Sie können sie entsprechend ausfüllen und verschicken.

3. Feiertage automatisch in den Outlook-Kalender eintragen

Im Outlook-Kalender gibt es keine Feiertagseinträge. Das können Sie schnell ändern. Mit ein paar Klicks werden die Feiertage des von Ihnen gewünschten Landes oder auch mehrerer Länder automatisch eingetragen. So sehen Sie ungünstige Zeiten für Termine auf einen Blick und erhalten mehr Planungssicherheit.

Mit wenigen Handgriffen fügen Sie Feiertage ein

  1. Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Datei, dann auf der linken Seite auf Optionen.
  2. Klicken Sie den Kalender auf der linken Seite an. Sie sehen nun die Einträge, die für Ihren Kalender automatisch hinterlegt sind. Etwa in der Mitte befindet sich der Button Feiertage hinzufügen. Klicken Sie ihn an.
  3. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Länderliste. Setzen Sie einen Haken bei dem Land, für das Sie Feiertage einfügen wollen, und klicken Sie auf OK. Sie sehen nun den Import. Dieser Vorgang kann einige Sekunden dauern. Sie erhalten eine Meldung, dass die Feiertage dem Kalender hinzugefügt wurden.
  4. Bestätigen Sie mit OK – fertig!

4. Schnell kleine Umfragen erstellen

Sie wollen sich bei Ihren Kolleginnen und Kollegen ein schnelles Meinungsbild einholen, zum Beispiel zur Neugestaltung der Küche? Nehmen wir an, es stehen zwei Ideen zur Auswahl:

  1. Anschaffung einer modernen Kaffeemaschine
  2. Investition in einen größeren Kühlschrank

Damit Ihre Kolleginnen und Kollegen über diese beiden Ideen abstimmen können, senden Sie ihnen einfach eine Umfrage-E-Mail. Die Antworten erhalten Sie praktisch per E-Mail und können sie dann direkt in Outlook auswerten.

So erstellen Sie Ihre Umfrage

  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail in Outlook.
  2. Erfassen Sie die E-Mail-Adressen und formulieren Sie den Betreff. Klicken Sie auf das Register Optionen und dort auf Abstimmungsschaltfläche verwenden.
  3. Alternativ können Sie in der Eingabemaske bei Abstimmungsschaltfläche verwenden auch eigene Antwortmöglichkeiten für Ihre Umfrage erfassen (Benutzerdefiniert ...). Mehrere Abfrageoptionen werden mit Semikola getrennt eingegeben.

Sobald die Mitarbeiter auf Ihre Umfrage geantwortet haben, erscheint in der von Ihnen versendeten E-Mail in Ihrem Ordner Gesendete Objekte eine zusätzliche Schaltfläche Status. Klicken Sie auf diese Schaltfläche. Dort erhalten Sie eine Übersicht, wer auf Ihre Umfrage wie geantwortet hat.

Aus unserem neuen Supplement „Screen – Das Special rund um das digitale Büro“. Das Special erscheint mit der working@office-Ausgabe 02/18 erstmals. "Screen" gibt es künftig zwei Mal pro Jahr.

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