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Smarte Tipps für Outlook: So delegieren Sie lästige Routine-Arbeit

Wäre doch schön, wenn man lästige Routine-Arbeit delegieren könnte. Nur – an wen? Outlook nimmt Ihnen tatsächlich mehr ab, als Sie vielleicht vermuten: Checken Sie doch mal die vielen smarten Optionen des Programms.

Outlook smarte Tipps

Der Posteingang ist schnell durch Newsletter o. Ä. überflutet. Es bietet sich an, diese E-Mails automatisch wegzusortieren.

Smarte Tipps für Outlook: So delegieren Sie lästige Routine-Arbeit

Newsletter und Info-Schreiben verstopfen schnell den Posteingang. Es bietet sich an, diese automatisch wegzusortieren.

Das erreichen Sie mit einer ganz bestimmten Regel. Und weil bestimmte Regeln permanent gebraucht werden, hat Outlook manche bereits fertig eingebaut.

 

 

  • Klicken Sie den Newsletter im Posteingang mit der rechten Maustaste an.
  • Wählen Sie Regeln und dann den Befehl: Nachrichten von XYZ immer verschieben.
  • Anschließend bestimmen Sie den Ziel-Ordner und bestätigen.
  • Die Mail wird nun in diesen Ordner verschoben, und künftig neu eingehende Nachrichten vom gleichen Absender landen gar nicht mehr erst im Posteingang, sondern direkt im gewünschten Ordner (Abbildung 1).

Wenn Sie eigene Regeln anlegen möchten, wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Regel erstellen. Darunter wählen Sie aus, was nun noch geschehen soll. Passt die Kurzwahl nicht, klicken Sie auf Erweiterte Optionen: mehr Möglichkeiten werden angeboten.

Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Bedingung zutreffen soll, um die Regel anzustoßen. Zum Beispiel möchten Sie die Nachricht auf bestimmte Schlüsselworte im Betreff durchsuchen. Oder Sie kombinieren mehrere Merkmale, wie Schlüsselworte und Absender. Klicken Sie auf den blauen Link unten im Dialogfeld und ergänzen Sie passend. Drücken Sie dann auf Weiter.

Im zweiten Schritt sagen Sie, was nun geschieht. Beispielsweise möchten Sie die entsprechende Mail mit einer Kategorie versehen. Sagen Sie dem Programm noch, welche das ist. Optional legen Sie nach einem erneuten Druck auf Weiter Ausnahmen fest. Stellen Sie nun die Regel fertig. Den Namen für die Regel ändern Sie eventuell noch. Hier sitzt auch ein praktisches Kontrollkästchen: Wenden Sie die Regel auf Nachrichten an, die sich schon im Posteingangsordner befinden. Mit einem Klick auf Fertigstellen räumt Outlook für Sie auf (Abbildung 2).

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