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Outlook-Termine mit gleichem Betreff automatisch einfärben

Übersicht im Kalender – dafür sorgen unter anderem Farben, die gleichartigen Terminen zugeordnet sind. Das Beste: Überlassen Sie die Farbgebung einfach Outlook! Nutzen Sie das Werkzeug „Bedingte Formatierung“. So geht's. (Outlook 2013, 2016, 2019, 365)

Outlook-Termine mit gleichem Betreff automatisch einfärben

So nutzen Sie in Outlook das Werkzeug „Bedingte Formatierung".

Nehmen wir an, Sie möchten alle Termine, die den Namen „Assistentinnenzirkel“ tragen, lila färben.

  • Rufen Sie im Kalender das Register Ansicht auf und wählen Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht die Ansichtseinstellungen. 
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
  • Rechts wählen Sie Hinzufügen, um die Regel zu erstellen.
  • Geben Sie der neuen Formatierungsregel einen Namen, etwa „Assistentinnentreffen“. Im selben Fenster selektieren Sie die Farbe.
  • Drücken Sie auf die Schaltfläche Bedingung. Der Dialog Filtern erscheint.
  • Auf dem ersten Register Termine und Besprechungen hinterlegen Sie den Suchbegriff, auf den Outlook reagieren soll. Im Beispiel ist es das Wort Assistentinnenzirkel. Darunter sagen Sie Outlook, wo es suchen soll. Wir suchen innerhalb des Betreffs. Outlook kann auf Wunsch auch andere Orte durchforsten. 
  • Bestätigen Sie alle offenen Dialogfenster mit OK, um sie zu schließen.

Zurück im Kalender sehen Sie das Ergebnis: Die entsprechenden Termine sind jetzt farbig. Fügen Sie einen neuen Termin mit demselben Betreff hinzu, reagiert Outlook umgehend und färbt diesen.

Auf die gleiche Art ließen sich auch Termine hervorheben, die besonders wichtig sind (hohe Priorität) oder zum Beispiel Anlagen besitzen. Die benötigten Befehle sind auf den weiteren Registerkarten im Dialog Filtern verteilt.

Weitere Zeitspartipps für Outlook-Power-User lesen Sie in working@office 07.2019. Hier geht es zum Gratis-Test.

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