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Nachlässigen Umgang mit Backups vermeiden

In einer von Iron Mountain in Auftrag gegebenen Studie* wurden leitende IT-Angestellte in Deutschland, Frankreich, Spanien, Großbritannien sowie in den Niederlanden ausführlich zum Thema Backups befragt. Sie kam zu dem Ergebnis, dass Mitarbeiter aus dem Personal- und Finanzwesen, dem Marketing, dem Vertrieb sowie in der IT sehr nachlässig und unstrukturiert bei der Benennung und Speicherung von Dokumenten vorgehen sowie im Falle eines Datenverlusts einfach die IT anrufen und um Hilfe fragen.

Nachlässigen Umgang mit Backups vermeiden

Vielen sei zudem nicht bewusst, wie anfällig die gesicherten Daten sind, wenn sie unsachgemäß gespeichert werden. „Ein Großteil der Unternehmen setzt mittlerweile auf intelligente Hybrid-Backup-Systeme, die Tape, Festplatte und die Cloud mit einbeziehen. Manche Mitarbeiter sind daher der Ansicht, dass die von ihnen benötigten Daten immer verfügbar sind, auch wenn sie falsch abgespeichert, überschrieben oder gelöscht wurden,“ erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

Fehler bei Backups
Den größten Fehler, den Unternehmen bei der Datenspeicherung auf Tape oder Festplatte machen, ist jedoch, dass sie das Backup anlegen und es dann sich selbst überlassen. Anderen Studienergebnissen zufolge verzichten 34 Prozent der befragten Unternehmen auf ein umfangreiches Testing ihrer Backups; und bei 77 Prozent der Befragten, die Tests durchführen, tauchten Backup-Fehler auf**.
Ein weiterer häufiger Fehler ist das Lagern von Backup-Tapes oder Festplatten in Räumlichkeiten ohne Temperatur- oder Feuchtigkeitskontrolle. Eine solch inadäquate Lagerung kann im Laufe der Zeit zur Datenkorruption führen.

Hans-Günter Börgmann sagt: „Abseits von hochentwickelten Backup-Systemen gepaart aus Cloud-Lösung, Sicherheitskontrollen und ausgeklügelten Data-Recovery-Strategien existiert eine Grauzone. Nur wenige Unternehmen lagern ihre Backups in geeigneten klimatisierten Umgebungen. Dies kann dazu führen, dass dringend benötigte Daten entweder beschädigt werden oder überhaupt nicht mehr funktionieren. Unternehmen müssen ihre Backups wie einen Rauchmelder behandeln: Sie an der richtigen Stelle einsetzen und regelmäßig überprüfen.“

Backup-Tipps

Iron Mountain empfiehlt Unternehmen eine flexible Hybrid-Backup-Strategie, mit der das begrenzte Data-Storage-Budget maximal ausgeschöpft werden kann. Außerdem sollten sich Firmen der Tatsache bewusst werden, dass nicht alle Informationen gleichwertig sind. Geschäftskritische, oft benutzte oder vertrauliche Informationen könnten beispielsweise auf dem firmeninternen Server gespeichert werden während weniger essentielle Informationen als Tape oder Festplatte an einen externen Dienstleister übergeben werden.

Proaktive Maßnahmen
Diese Backup-Maßnahmen müssen darüber hinaus durch proaktive Maßnahmen ergänzt werden, um Datenverluste durch Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. Missgeschicke sind oft die Folge von unzureichenden IT-Kenntnissen. Daher kann es nicht schaden, den Kollegen bei der Benennung und Speicherung von Dateien unter die Arme zu greifen sowie kollaborative Document-Sharing-Plattformen einzuführen, mit der die Versionen verwaltet werden können. Außerdem können Mitarbeiter mithilfe einer solchen Plattform selbst nach ihren Daten suchen, falls sie eine Datei unbeabsichtigt löschen.
 
*Opinion Matters führte im Auftrag von Iron Mountain im April 2014 zehn Interviews mit IT-Profis, jeweils in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Spanien und den Niederlanden durch. Die Interviews fanden in folgenden Branchen statt: Produktion, Gesundheit, Telekommunikation, Finanzdienstleistungen, Professional Service, Gastgewerbe, Medien und Rundfunk, Werbung, Einzelhandel und Software; Die Anzahl der Angestellten: zwischen 50 und 10.000 Mitarbeiter.
** https://www.bostoncomputing.net/consultation/databackup/statistics/
 
Iron Mountain Deutschland GmbH

Iron Mountain ist ein führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Informationsmanagement. Die mehr als 1.100 gesicherten Archivcenter des in 37 Ländern tätigen Unternehmens umfassen 6,5 Millionen Quadratmeter.

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