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Modernes Arbeiten in der Cloud

Cloud-Computing ist derzeit einer der großen Trends innerhalb der Unternehmens-IT. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter der Bezeichnung und welche Aspekte müssen Unternehmen beachten, wenn sie die Cloud in ihre Arbeitsprozesse integrieren wollen?

Was die einen längst als bedeutsame Innovation verstehen, ist für die anderen noch ein Mysterium am IT-Himmel: Cloud-Computing. Gemeint ist die webbasierte Auslagerung firmeninterner Daten auf den externen Server eines Rechenzentrums. Dabei entscheidet das Unternehmen zuvor, ob es a) lediglich die Hardware der Cloud mietet und die eigentliche Administration über die eigene IT-Abteilung läuft ("Infrastructure as a Service" und "Platform as a Service") oder b) die Software vollständig extern verwaltet wird ("Software as a Service"). Beide Modelle ermöglichen, über den Webbrowser personen-, orts- und zeitunabhängig auf gespeicherte Dokumente oder Akten zugreifen zu können, um Geschäftsprozesse ressourcenorientiert zu optimieren. 

 

Wann lohnt sich eine Cloud-Lösung?

Bereits ab einer Unternehmensgröße von fünf Mitarbeitern kann eine Cloud-Lösung sinnvoll sein. Gerade bei dokumentintensiven oder dokumentrelevanten Prozessen wird so die vorhandene IT-Struktur aufgebrochen für einen dynamischeren Ablauf. 

 

1. Die Cloud effektiv in vorhandene Unternehmensprozesse integrieren

Um die internen Prozesse effektiv und langfristig über die Cloud laufen zu lassen, muss diese auf die spezifischen Nutzungsanforderungen des Unternehmens ausgerichtet sein. Konkret: Es bedarf einer idealen Implementierung des Systems in die täglichen Workflows der Anwender, um Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen.  

 

Tipp: Neben dem bereits vorhandenen Netzwerk gibt es die Möglichkeit, Daten auf dem externen Server eines Rechenzentrums auszulagern oder eine hybride Lösung zu nutzen, die beide Serverleistungen kombiniert. Welche Form der Cloud für ein Unternehmen geeignet ist, ist allerdings immer individuell zu bewerten. Dabei müssen auch zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen kalkuliert werden.

 

Wichtig: Neben der eigentlichen Anwendung sollten bei einem persönlichen Beratungsgespräch auch die Faktoren Datensicherheit, Wartung und Nutzen-Kosten-Relation geklärt werden. Beraten werden heißt nicht, sich überreden zu lassen! Die digitale Verwaltung der Unternehmensdaten in die Hände eines Cloud-Anbieters zu legen, erfordert ein hohes Maß an Vertrauen. Daher sollte man sich für erfahrene Spezialisten entscheiden. 

 

2. Hohe Sicherheitsstandards beim gesamten Datentransfer

Beim Arbeiten in der Cloud spielt das Thema Datensicherheit eine sehr wichtige Rolle. Gerade wenn man - beispielsweise bei Behörden, Versicherungen oder Anwälten - mit personenbezogenen, sensiblen Daten arbeitet.

 

a) Datensicherheit durch Cloud-Provider

Cloud-Provider können neben der Datenspeicherung auch das -monitoring sowie Sicherheitsbackups und die Wartung der Hardware nach neusten Erkenntnissen und mit der aktuellsten Technologie übernehmen. Dabei müssen sie hohe Sicherheitsauflagen und Anforderungen an den Datenschutz erfüllen. Für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist es ratsam, einen Cloud-Provider in Deutschland zu nutzen, der z. B. TÜV-zertifiziert ist und die offiziellen Standardzertifizierungen für IT-Sicherheit ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) nachweisen kann.  

 

b) Datensicherheit durch Unternehmen

Doch auch Unternehmen selbst können für die Sicherheit ihrer Daten sorgen: Innerhalb eines so genannten "Virtual Private Network" werden sowohl die Daten als auch die Verbindung zum Server während des gesamten Transfers vollständig verschlüsselt. So entsteht ein sicherer VPN-Tunnel, in dem nur autorisierte Benutzer auf die gespeicherten Daten zugreifen und diese bearbeiten können. 

 

3. Zeit und Kosten sparen

Um Personal und Kosten zu sparen, ist "Software as a Service" eine wirtschaftliche Lösung, wenn es darum geht, wachsende Datenvolumen im Unternehmen effektiv zu handhaben. Dabei werden Software und IT-Infrastruktur nicht vor Ort, sondern extern in einem Rechenzentrum betrieben und vom Cloud-Provider webbasiert zur Verfügung gestellt. Anwender können sie dann einfach und bequem über das Internet nutzen und erhalten einen Rundum-Support - eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis.  

 

a) Mietkosten skalieren

Um anfallende Kosten noch stärker an den tatsächlichen Bedarf anpassen zu können, werden Speicherkapazitäten und Leistungen von Rechenzentren dynamisch vermietet. Der Vorteil: Unternehmen können die externen IT-Ressourcen nach Bedarf variabel erweitern oder reduzieren. Die Mietkosten sind somit eindeutig skalierbar. 

 

b) Mobile Arbeitsplätze fördern  

Zudem ist - neben dem stetig wachsenden Datenvolumen - auch die zunehmende Mobilität von Arbeitsplätzen eine Herausforderung. Sind Abteilungen darauf angewiesen, dass Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig auf firmeneigene Dokumente und Akten in ihrer aktuellen Form zugreifen, ist die Cloud ein flexibel nutzbarer Raum, in dem Kollegen online zusammenarbeiten können. So lässt sich dem vermehrten Einsatz mobiler Endgeräte wie Laptops, Smartphones und Tablets bestens Rechnung tragen.

 

Mehr Informationen hierzu finden Sie unter www.bct.nl/de.

 

 

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