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Gesetzliche Anforderungen an das elektronische Rechnungsmanagement

Der Geschäftsverkehr läuft mittels Internet und E-Mail zunehmend über den Computer. Auch elektronische Rechnungen sind nichts Ungewöhnliches. Unternehmen sollten daher die Vorgaben der Finanzbehörden kennen - vor allem, was die Archivierung von elektronischen Rechnungen betrifft. 


Für den elektronischen Austausch von Belegen schreibt der Gesetzgeber grundsätzlich den Einsatz einer digitalen Signatur vor. Digitale Dokumente müssen auch deshalb mit einer elektronischen Unterschrift versehen sein, damit sie von den Finanzämtern für den Vorsteuerabzug anerkannt werden können. 


Wie lange Unternehmen welche elektronisch gespeicherten Informationen in welcher Form den Betriebs- und Rechnungsprüfern zur Verfügung stellen müssen, darüber herrscht seit eh und je Verwirrung. Klarheit schaffen die vom Bundesfinanzministerium herausgegebenen "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU).  Den Grundsätzen folgend müssen alle im Original elektronisch erstellten, steuerrelevanten Daten und Dokumente innerhalb des gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums in digital auswertbarer Form aufbewahrt werden. Die Unternehmen sind verpflichtet, der Finanzverwaltung für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren den unmittelbaren Zugriff auf die Daten zu gewährleisten. 


Der Betriebsprüfer kann grundsätzlich zwischen drei Möglichkeiten wählen: Beim unmittelbaren Datenzugriff handelt es sich um einen reinen Lesezugriff des Prüfers auf Buchhaltungs- und Stammdaten. Beim mittelbaren Datenzugriff müssen die steuerlich relevanten Daten von Unternehmen in ausgewerteter Form zur Verfügung gestellt werden. Bei der Datenträgerüberlassung schließlich sind die erforderlichen Informationen der Behörde "in maschinell auswertbarer Form", also in der Regel auf CD-ROM, zur Verfügung zu stellen. 


Weitere Infos darüber, was steuerrelevante Daten genau sind und wie lange welche Unterlagen bereitgehalten werden müssen, finden Sie unter ##link0##   

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