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5 clevere Tipps: Wie Sie Ihren Posteingang vor dem Chaos schützen

Haben Sie auch manchmal das Gefühl, von der täglichen E-Mail-Flut überrollt zu werden? Hier kommen für Sie die fünf wichtigsten Tipps, mit denen Sie den Überblick behalten und Zeit sparen.

Überfordert Sie manchmal die Menge an E-Mails, die Sie bekommen? Lesen Sie hier unsere 5 Tipps für einen besseren Überblick.

5 Tipps für ein effizientes E-Mail-Management

1.  Lesen Sie die aktuellste E-Mail zuerst

Der Grund: Eine ältere E-Mail hat sich vielleicht schon durch eine neuere E-Mail erledigt. Antworten Sie dann auf die ältere E-Mail, ist Ihre Arbeit vergeblich und macht keinen guten Eindruck beim Empfänger.

2.  Entscheiden Sie sofort, was Sie mit einer E-Mail machen

Wenn Sie eine E-Mail geöffnet und gelesen haben, treffen Sie sofort eine Entscheidung, was Sie damit machen werden: beantworten, weiterleiten, löschen, markieren zur späteren Bearbeitung oder im Archiv ablegen.

3.  Terminbestätigungen erledigen Sie sofort

Tragen Sie den Termin ein und löschen Sie die E-Mail dann aus Ihrem Posteingang oder verschieben sie in den passenden Unterordner. Alternativ können Sie die E-Mail direkt in Ihren Kalender „ziehen“.

So funktioniert’s:

1. Klicken Sie auf Ihre E-Mail und ziehen Sie die mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf das Kalendersymbol.

2. Im sich öffnenden Fenster tragen Sie ein, wann der Termin beginnt und wann er endet. Sowohl das Datum als auch die Uhrzeit können Sie festlegen.

3. Achten Sie darauf, dass die Erinnerungsfunktion mit einem Häkchen aktiviert ist, damit das Programm Sie rechtzeitig an den bevorstehenden Termin erinnert. Beenden Sie den Vorgang mit Speichern und Schließen.

4. Ihre E-Mail befindet sich noch in Ihrem Posteingang. Entweder Sie löschen die oder Sie schieben die in einen Unterordner, in dem Sie die ablegen möchten.

4.  E-Mails, die Sie später beantworten müssen, schieben Sie in Ihre Aufgaben 

Und so funktioniert’s:

1. Klicken Sie auf Ihre E-Mail und ziehen Sie die mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf das Aufgabensymbol.

2. Im sich öffnenden Fenster tragen Sie bei Beginnt am das Datum ein und aktivieren eine Uhrzeit. Möchten Sie angeben, bis wann die Aufgabe endgültig erledigt sein soll, müssen Sie bei Fällig am ebenfalls ein Datum angeben. Tun Sie das nicht, sind die Daten bei Beginnt am und Fällig am identisch.

3. Legen Sie zusätzlich im Kästchen darunter die Zeit fest, wann der Termin beginnt und wann er endet. Sowohl das Datum als auch die Uhrzeit können Sie festlegen. Achten Sie darauf, dass die Erinnerungsfunktion mit einem Haken aktiviert ist.

4. Beenden Sie den Vorgang mit Speichern und Schließen.

5. Ihre E-Mail befindet sich noch in Ihrem Posteingang. Dort können Sie sie löschen oder in einem Unterordner ablegen.

5.  Markieren Sie E-Mails mit einer Nachverfolgung

Das können Sie mit jenen machen, die Sie beantwortet haben und zu denen Sie am selben Tag oder zu einem späteren fixen Termin noch auf Antwort warten.

Und so funktioniert’s:

1. Klicken Sie in der ungeöffneten E-Mail in der rechten Spalte mit der rechten Maustaste auf das Symbol, das aussieht wie eine Fahne. Es öffnet sich ein Fenster.

2. Klicken Sie auf Erinnerung hinzufügen.

3. Im nun geöffneten Fenster können Sie eingeben, wann Sie erinnert werden möchten und welche Farbe Sie vergeben wollen: Rot beispielsweise für alles, was mit Ihrem Chef zu tun hat, Blau für alles, was mit dem Unternehmen zu tun hat. Überlegen Sie sich eine für Sie sinnvolle Farbzuordnung.

4. Outlook erinnert Sie daran, diese E-Mail zum eingegebenen Termin zu erledigen.

5.  E-Mails, die zu einem Projekt/einem bestimmten Thema gehören, schieben Sie in einen Unterordner zu dem Projekt.

Der einfache Grund: Dort finden Sie die immer wieder.

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