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Konzentrierter arbeiten: So reduzieren Sie Ablenkungen durch E-Mails

Mit diesem einfachen Outlook-Tipp erledigen Sie Ihre Aufgaben konzentrierter und mit weniger Ablenkung – probieren Sie es aus.

E-Mail-Abruf

Sie arbeiten konzentrierter, wenn Sie diesen Tipp befolgen.

So reduzieren Sie Ablenkungen durch E-Mails

Untersuchungen von IT-Firmen wie IBM und Microsoft zeigen, dass E-Mails zu den größten Produktivitätskillern im Büro gehören. Viele Nutzer neigen dazu, alle paar Minuten „mal kurz“ nachzusehen, ob neue E-Mails angekommen sind – und das kostet viel Zeit. Denn nach einer jeden solchen Unterbrechung braucht man einige Minuten, um wieder in den Arbeitsfluss zu kommen.

 

 

Eine Microsoft-Studie spricht sogar von zwölf Minuten, die eine einzige Unterbrechung kostet. Schon eine kleine Maßnahme kann daher die persönliche Produktivität gewaltig steigern. Ich empfehle, in Outlook den automatischen Abruf von E-Mails abzuschalten. Denn aus eigener Erfahrung weiß ich, was zahlreiche Gespräche mit Outlook-Nutzern bestätigen: Wenn man weiß oder vermutet, dass neue E-Mails im Posteingang liegen, steigt der innere Drang, mal eben nachzuschauen.

Deshalb: Schalten Sie den automatischen Abruf ab und rufen Sie E-Mails nur zu festen Zeiten, etwa um 8, 10, 12, 14 und 16 Uhr, ab. Dazu drücken Sie zu dieser Zeit die Taste F9 oder klicken auf SENDEN/EMPFANGEN.

Zum Abschalten des E-Mail-Abrufs:

  1. Rufen Sie DATEI – OPTIONEN – ERWEITERT – SENDEN/EMPFANGEN auf.
  2. Schalten Sie beide Optionen AUTOMATISCHE ÜBERMITTLUNG ALLE X MINUTEN ab.

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