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Dokumentenablage, Transport- und Kommunikationswerkzeug

Standorte in verschiedenen Ländern, Kollegen in deutschlandweiten Filialen oder manchmal auch im Büro nebenan: Arbeitsplatzkonzepte und Teamarbeit haben sich in den letzten Jahren verändert.

Dokumentenablage, Transport- und Kommunikationswerkzeug

Ingenieure, Produktmanager oder Berater sind heute mehr Unternehmensbotschafter als Schreibtischtäter. Dies gelingt aber nur, wenn sie in der Lage sind, an jedem Ort ihrer Geschäftstätigkeit alle Informationen wie in ihrer Firmenzentrale vorzufinden.

Trotz räumlicher Trennung ist es für Teams dank moderner Dokumentenmanagementsystemen wie dem Office Manager (www.officemanager.de) möglich, intensiv zusammenzuarbeiten – ohne Akten oder E-Mails hin- und her zu schicken.

Fragen bleiben gleich

Denn obwohl sich unsere Arbeitsweise vom Papier hin zum Bildschirm verlagert hat, so fallen immer noch die gleichen Arbeiten, der gleiche Kommunikationsbedarf, die immer wiederkehrenden Fragen an, auf die ein Team Antworten sucht: Wo finde ich das? Wer hat diese Änderungen vorgenommen? Hat der Kunde die Version bereits bekommen? Habt ihr das inzwischen erledigt

„Hinzu kommt, dass verschiedenste Dokumententypen, wie Kataloge, Kontoauszüge, Zeichnungen oder Lieferscheine auch heute noch zwischen mehreren Kollegen transportiert werden müssen, um bearbeitet zu werden. E-Mails sind ist dafür denkbar ungeeignet, zumal die E-Mail Flut ohnehin beständig zunimmt“, sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, und betont: „Dokumentenmanagement hat weit mehr als nur mit der Erfüllung rechtlicher Anforderungen an die Archivierungspflichten steuerrelevanter Dokumente zu tun.“

Einsatz eines DMS

Wird im Unternehmen stattdessen ein DMS eingesetzt, werden Informationen aus Dokumenten, E-Mails, Notizen, Zeichnungen, Fotos zentral in einem elektronischen Archiv gesammelt. Dadurch geht einerseits nichts verloren, andererseits haben alle beteiligten Mitarbeiter stets die aktuellste Version einer Datei, beispielsweise von einer Zeichnung oder einem Text.

Archivierung

Archiviert werden Dokumente im Office Manager über die Zuordnung zu Projekten oder Kunden und Volltextindexierung, so dass jegliche Dokumente binnen Sekunden auffindbar sind. Da das DMS die schnelle elektronische Verfügbarkeit der Informationen für autorisierte Mitarbeiter bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Personen ermöglicht, kann jeder Mitarbeiter stets mit den Daten arbeiten, die er braucht. Durch Definition von Zugriffsberechtigungen können unautorisierte Zugriffe zudem vermieden und die Sicherheit empfindlicher Daten erhöht werden. Die einfache Anbindung an andere Softwaresysteme ermöglicht beispielsweise auch die Verwaltung von Terminen oder Aufgaben gemeinsam mit den Dokumenten. 

Zugriff jederzeit möglich

Als Business-Lösung für das Unternehmensnetzwerk steht Office Manager für den Einsatz an mehreren Arbeitsplätzen zur Verfügung. „Da auch der Außendienst eines Unternehmens stets mit den aktuellsten Unterlagen versorgt sein will, können Dokumente mit den entsprechenden Funktionen des Office Manager auch aus der elektronischen Dokumentenablage exportiert und als ZIP-File oder direkt via FTP den Kollegen zur Verwendung auf mobilen Rechnern bereitgestellt werden“, ergänzt Harald Krekeler. Die Office Manager App ermöglicht zudem mit Hilfe des Smartphones jederzeit einen Blick in das elektronische Dokumentenarchiv zu werfen.

Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

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