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Digitale Archivierung

Wie lange sollten E-Mails aufgehoben werden? In welcher Form sollten Sie vorliegen und welche Speichermedien sind sinnvoll? Die wichtigsten Antworten erfahren Sie hier.

Alle steuerlich relevanten E-Mails müssen dem Handels- und Steuerrecht entsprechend archiviert werden. Für E-Mails einschließlich der Anhänge (Attachments) gelten in der Regel Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren, dies macht eine sinnvolle Archivierungsstrategie notwendig. 


Wie die Archivierung erfolgen soll, welche E-Mails archiviert werden und welche Speichermedien ausgewählt werden, bleibt dabei dem Unternehmen überlassen. Als Faustregel gilt: Alle Daten des Rechnungswesens, die einmal beim Steuerpflichtigen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger gespeichert waren, sind auch in dieser Form zu archivieren, um sie der Finanzbehörde bei einer Prüfung vorlegen zu können. Während einer Betriebsprüfung kann ein schneller Zugang auf archivierte E-Mails und Dokumente sehr viel Zeit und Geld sparen.


Sind die Daten nicht auffindbar, kann es zu einer Steuerschätzung durch das Finanzamt kommen. Auch für den Fall von außergerichtlichen und gerichtlichen Streitigkeiten ist die Archivierung von E-Mails und Dokumenten sinnvoll und wertvoll. Gelöschte Daten führen oft zu einer Niederlage des Verfahrens "aus Mangel an Beweisen". In Extremfällen können arbeitsrechtliche Schritte gegen den IT-Leiter eingeleitet werden. 


Weitere Informationen unter ##link0##.

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