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Der Weg ins papierlose Büro?

Papierberge, stundenlanges Drucken und Postwege behindern auch heute noch die Unternehmenskommunikation. Doch wie können auf effizientem Weg tägliche Prozesse vereinfacht und gleichzeitig die in Firmen und Büros erforderliche Datensicherheit gewährleistet werden? Diligent Boardbooks setzt hier an und bietet eine sichere digitale Lösung.

Der Weg ins papierlose Büro?

"Der Informationsfluss in Unternehmen wird immer entscheidender für den Erfolg", sagt Gerhard Roggemann, Aufsichtsratsmitglied in mehreren Unternehmen. "Wir müssen in der Lage sein, schnell und effizient zu kommunizieren. Obwohl auch im Top-Management Begriffe wie Smartphone, Tablet, Mobile und Cloud längst keine Fremdwörter mehr sind, wird in den Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen oft noch mit umfangreichen Papierstapeln gearbeitet." Seit einiger Zeit setzt Roggemann auf die Lösung des Unternehmens Diligent Boardbooks. "Schon heute brauche ich nur noch mein iPad für die Aufsichtsratssitzungen." Charlie Horrell, Managing Director Boardbooks EMEA, erklärt, wie die Lösung seines Unternehmens funktioniert:

 

w@o: Was sind die Besonderheiten Ihres Produkts gegenüber anderen Electronic Board Portalen?

 

Charlie Horrell: Das Besondere an unserer Lösung ist, dass sie speziell mit dem Ziel entwickelt wurde, Vorständen, Aufsichtsratsmitgliedern sowie Sekretariaten und Assistenten die Arbeit mit sensiblen Unternehmensinformationen zu erleichtern. Wir haben in unsere Applikation alle Funktionen integriert, die zur Durchführung von Sitzungen in Führungsgremien benötigt werden. Von der Erstellung, Verteilung und Aktualisierung der Unterlagen über die Abstimmungen und deren Auswertung sowie der Zeitplanung wird nur noch ein Programm benötigt. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern bietet auch höchste Sicherheitsstandards, da die Daten nur noch über unsere sichere Infrastruktur versendet und gespeichert werden.

 

w@o: Was sind die Funktions-Highlights von Diligent Boardbooks und wie lässt sich die Arbeitseffizienz dadurch steigern?

 

Charlie Horrell: Administratoren können die Dokumente per Drag-and-Drop vom

Desktop in die Unterlagen einfügen und anschließend mit nur einem Klick allen Betreffenden zur Verfügung stellen. Die Prüfung und Aktualisierung der Inhalte kann bereits während der Erstellung der Unterlagen vorgenommen werden, wodurch sich die notwendigen Freigabeprozesse effizienter gestalten lassen. Gleichzeitig können Meetings innerhalb der Lösung anberaumt und die Teilnahme geprüft werden. Auch die Durchführung von Abstimmungen und die Auswertung der Ergebnisse können innerhalb der Applikation im Handumdrehen vorgenommen werden.

 

w@o: Welche Vorteile in Sachen Datensicherheit bringt die Lösung mit sich?

 

Charlie Horrell: Was passiert beispielsweise, wenn Finanzinformationen im Zug vergessen werden? Unsere Lösung wurde speziell entwickelt, um vertrauliche Informationen in solchen Fällen zu

schützen. Selbst wenn ein Tablet mit der installierten App im Zug vergessen wird, sind die Daten nicht ohne die richtige Authentifizierung, wie beispielsweise das persönliche Kennwort zugänglich. Drei Sicherheitsstufen machen Diligent Boardbooks im Vergleich zu einer Postzustellung oder via E-Mail deutlich sicherer: Die sichere Technologie selbst, der gut geschützte Zugang und frei konfigurierbare Zugriffsrechte.

 

w@o: Wie lässt sich Diligent in Unternehmen einführen und mit welchen Geräten ist diese Lösung kompatibel?

 

Charlie Horrell: Die Lösung besteht aus der Software für den Administrator und der App, die für die Nutzer, also die Vorstände, auf dem Tablet installiert wird. Der Wechsel ist wirklich einfach und dauert bei den meisten Kunden inklusive der Eingewöhnung nicht länger als eine Woche. Es gibt eine Schulung für den Administrator, der die Unterlagen zusammenstellt und verteilt sowie ein Training für die Nutzer der App. Die Diligent Boardbooks App ist für das iPad und jetzt ganz neu auch für Windows Geräte verfügbar, wo sie alle Versionen von Microsoft Surface unterstützt.

 

w@o: Ist die Plattform Diligent Boardbooks die Lösung für ein papierloses Büro? Welche Vorteile bietet der einheitliche Datenzugriff via Diligent Boardbooks?

 

Charlie Horrell: Der Zugriff auf die Unterlagen über Portale wie Diligent Boardbooks ist der einzige Weg,

bei dem wirklich kein einziges Blatt Papier benötigt wird und bei dem sich gleichzeitig, die Sicherheit verbessert. Die Möglichkeit, jederzeit aktuelle und historische Unternehmensinformationen einzusehen, hilft Führungskräften, sich auf Sitzungen vorzubereiten und im Meeting letztlich fundierte Entscheidungen zu treffen. Dank der einfachen Versionskontrolle und der nachvollziehbaren Aktualisierungen sind Corporate Governance Regelungen leichter einzuhalten. Mit nur einer einzigen Anwendung auf sämtliche Daten zugreifen zu können, ist letztlich vor allem sicherer als die Verwendung mehrerer Programme von verschiedenen Anbietern.

 

 

 

Das Interview führte Scarlett Winter.

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