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Professionelle Ablage: Schritt für Schritt digital

Sind Sie noch voll auf Papier? Sicher denken auch Sie schon länger darüber nach, wie die zahlreichen Unterlagen um Sie herum endlich digital werden. Und vielleicht brauchen Sie nur jemanden, der mit Ihnen gemeinsam einfach mal anfängt: Experten geben Tipps.

digitale Ablage

Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Ablage Schritt für Schritt digitalisieren können.

Neu ist die Idee vom papierlosen Büro nicht. Trotzdem hat sich die Vision von der elektronischen Dokumentenablage noch nicht in allzu vielen Unternehmen durchgesetzt. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen haben ihre Dokumente bislang kaum digitalisiert, oft herrscht noch dazu eine kunterbunte Zettel-Vielfalt vor.

Digitale Rechnungen sicher aufbewahren

Beim Reifenhersteller Continental hat man sich allerdings schon vor mehr als einem Jahrzehnt davon verabschiedet: „Ein digitales Ablagesystem ist für mich nichts Neues. Ich arbeite seit 15 Jahren ausschließlich mit digitalen Ablagen“, erzählt Lisa-Katherina Schutter. Sie ist Executive Assistent in der Geschäftsleitung und hat den Weg zu Lean Office im Unternehmen als Projekt durchgeführt.

„Digitalisierung ist nicht mehr wegzudenken“, erklärt die Assistentin, die auch Vorträge zum Thema Digitalisierung im Office hält. „Sie ist beschlossen und wir stecken mittendrin. Wegducken hat keinen Sinn.“

Das sehen mittlerweile die meisten Unternehmen so, auch kleine und mittlere Betriebe, wie Studien belegen. TNS Emnid etwa hatte 2016 im Auftrag der Sage GmbH 800 Büroangestellte in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. Fast drei Viertel (71 Prozent) halten „die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren“ für sinnvoll und mehr als zwei Drittel (67 Prozent) beurteilten sie bereits vor zwei Jahren als machbar.

Weniger Platzbedarf, mehr Suchtreffer

Ein digitales Archiv bietet nicht nur eine einfache und platzsparende Möglichkeit der Aufbewahrung, es verbessert auch die Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen. Die praktischen Suchfunktionen heutiger Office-Programme durchkämmen das elektronische Archiv nach dem gesuchten Schriftstück oder einer Formulierung darin im Nullkommanix.

„Dokumente zu digitalisieren ist für jedes Unternehmen sinnvoll. Die Flexibilität und Möglichkeiten der Weiterverarbeitung und auch die Tatsache, dass räumliche Ressourcen sukzessive reduziert werden können“, listet Thomas Ottersbach, Betreiber der Plattform digitales-unternehmen.de, die Benefits auf. Ein wichtiges Pro: Der Zugriff ist jederzeit von überall möglich.

So wird das Büro digital
  • Bestandsaufnahme: Bereiche, Quellen und Ziele von Daten; welche Strukturen hat das vorhandene Ablagesystem?
  • Rechtliche Checks: Was muss auch weiter in Papierform vorliegen, zum Beispiel als Original mit Unterschrift, wie bei manchen Vertragsformen? Steuerunterlagen, eventuell Datenschutz-Aspekte klären, zum Beispiel für elektronische Adressdateien.
  • Ziel-Definition: Was soll alles digitalisiert werden?
  • Ordnerstruktur aufbauen: einheitliches System für die Benennung von Dateien einführen.

Teamwork in der Cloud

Als weiterer Pluspunkt digitalisierter Projekt-Infos gelten die vielen Optionen des virtuellen Zusammenarbeitens in Teams. „Wir arbeiten gemeinsam an Präsentationen oder Kalkulationen, alles direkt in der Cloud“, erzählt Schutter. „Somit haben alle immer und überall den selben letzten Stand. Dadurch lassen sich Fehlerquellen, Wartezeiten, Suchzeiten und Doppelarbeit vermeiden.“

Prinzipiell lässt sich jeder Vorgang, jedes einzelne Blatt im Büro digitalisieren und in elektronischer Form ablegen, was jede Menge Ausdrucke spart. Allerdings gibt es je nach Dokument und Inhalt möglicherweise rechtliche Aspekte. „Die Hardcopy-Ablage beschränkt sich auf diejenigen Dokumente, deren Aufbewahrungsregularien eine Originalunterschrift vorsehen, etwa Aufsichtsratssitzungen, Beschlüsse, Verträge“, erzählt Executive Assistent Schutter. „Dennoch gibt es diese jederzeit auch elektronisch eins zu eins gespiegelt.“

Nachteile sieht sie eher keine, höchstens technische Herausforderungen, wie etwa Internet-Breitband, das überall verfügbar sein müsse. Manchen fehlt womöglich die Haptik. „Und es erfordert technisches Know-how und Investitionen in Hard- und Software“, erklärt Christian Schulte, Geschäftsführer beim Scanservice Dropscan, der als Experte in Sachen papierloses Büro gilt.

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