Mit diesen Tricks werden Sie aufdringliche Besucher charmant los
Lassen Sie sich von gesprächigen Gästen nicht Ihre wertvolle Zeit stehlen.

Mit diesen Tricks werden Sie aufdringliche Besucher charmant los

Zu den Aufgaben einer Assistentin gehört es auch, Besucher zu empfangen, die einen Termin im Unternehmen haben. Doch wenn der Tag ohnehin schon vollgepackt mit Aufgaben ist, können vor allem gesprächige Gäste wertvolle Zeit stehlen. Mit diesen Tricks werden Sie diese Art von Besucher charmant los, ohne sie vor den Kopf zu stoßen.

Kommen Sie gleich zur Sache

Verkürzen Sie den Small Talk. Fragen Sie nach der Begrüßung freundlich, aber direkt, weshalb der Gast hier ist: „Wie kann ich Ihnen helfen?“ oder „Was kann ich für Sie tun?“. Ist der Besucher angekündigt, bringen Sie ihn direkt zu seinem Termin: „Sie haben einen Termin mit Herrn Dr. Wohlfahrt? Ich bringe Sie zu ihm.“

Vermeiden Sie Wartezeiten in Ihrem Büro

Sind Sie gerade in eine wichtige Aufgabe vertieft und möchten Sie längere Ablenkungen durch Besucher vermeiden, entfernen Sie die Besucherstühle aus Ihrem Büro. So verkürzt sich jedes Gespräch automatisch. Bieten Sie dem Gast lieber an, direkt im Besprechungszimmer zu warten.

Setzen Sie Ihre Körpersprache ein

Signalisieren Sie dem Besucher durch Ihre Körpersprache, dass Sie den Small Talk beenden wollen. Sagen Sie zum Beispiel: „Schön, dass ich Sie nun auch einmal persönlich kennengelernt habe“ und stehen Sie dabei auf. Oder sagen Sie: „Es freut mich, dass wir gesprochen haben“ und machen dabei eine Bewegung in Richtung Tür.

Wenn nichts hilft: Seien Sie offen und ehrlich

Sollte der Besucher sämtliche Signale nicht verstehen und Sie weiterhin in Ihrem Büro in ein Gespräch verwickeln, sagen Sie höflich: „Es tut mir wirklich leid. Ich wünschte, ich hätte mehr Zeit, mich mit Ihnen zu unterhalten, aber ich muss gleich zu einem Termin. Sie dürfen gerne in unserem Wartebereich Platz nehmen.“ Sofern Sie stets freundlich bleiben, kann Ihnen der Besucher das auch nicht übel nehmen.

In jeder Ausgabe von working@office finden Sie einen Text, der von unseren Muttersprachlern bzw. Diplomübersetzern in vier Fremdsprachen übersetzt wurde. So können Sie Ihre Fremdsprachenskills erweitern. Dies ist die deutsche Übersetzung des Texts aus working@office 12/19_01/20.

Wichtige Begriffe und Vokabeln (Deutsch)

  • aufdringliche Besucher
  • vollgepackt mit Terminen
  • Was kann ich für Sie tun?
  • Wartezeiten
  • Körpersprache
  • Es freut mich, dass wir gesprochen haben.
  • in ein Gespräch verwickeln
  • Wartebereich