Mehr Compliance durch mehr Freiheiten
Seit Anfang 2019 verantwortet Eugen Triebelhorn als Geschäftsführer das Deutschlandgeschäft von TravelPerk. Das Unternehmen bietet eine Management-Plattform zur Buchung, Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen.

Mehr Compliance durch mehr Freiheiten

Unternehmen haben letztes Jahr so viel für Geschäftsreisen ausgegeben wie noch nie. Doch Kosten zu senken, ist nicht so einfach, da vor allem junge Geschäftsreisende völlig neue Ansprüche haben. Wie Travel Manager beide Seiten – Geschäftsleitung und Mitarbeiter – zufrieden stellen können.

Sie müssen Reisebudgets rechtfertigen, Extrawünsche erfüllen und sich um Probleme und Notfälle kümmern – Office- und Travel Manager haben es nicht leicht bei dem Versuch, es bei Geschäftsreisen allen recht zu machen. Vor allem Millennials haben ganz eigene Ansprüche an die Geschäftsreise. Von Verbraucherreise-Tools wie Booking.com und Airbnb sind sie Komfort und Benutzerfreundlichkeit gewohnt. Dies erwarten sie nun ebenso bei der Abwicklung von Business-Trips. Nicht selten werden deswegen Geschäftsreise-Buchungen außerhalb der Unternehmensvorgaben wie Budget oder Hotelwahl getätigt, während Vorgesetzte auf die Einhaltung der Compliance-Richtlinien bestehen. Das hat Folgen.

Laut einer aktuellen VDR-Studie steigen die Kosten für Geschäftsreisen kontinuierlich an und sind momentan auf ihrem Höchststand. Wie können Office- und Travel Manager Mitarbeiter dazu bewegen, die Compliance einzuhalten, also auch Kosten zu senken, ohne beim Komfort Abstriche zu machen und zu riskieren, dass die Kollegen sich beklagen?

Geschäftsreisen so einfach planen wie private Urlaube

Das A und O: Die Mitarbeiter müssen das Tool zur Buchung von Geschäftsreisen akzeptieren, das zeigt das Business Travel Barometer von American Express Global Business Travel. So gaben nur 5 Prozent der befragten Unternehmen an, dass ihr Geschäftsreise-Tool von den Mitarbeitern voll angenommen wird. Laut Phocuswire buchen 64 Prozent deshalb woanders und somit vermutlich außerhalb der Unternehmens-Richtlinien.

Um das zu verhindern, sollten sich Office Manager einen Ruck geben und Management-Prozesse neu denken. Langfristig kommen sie nicht drum herum, einen Teil der Planung abzugeben. Geschäftsreise-Verantwortliche sparen Zeit und Nerven, wenn sie die Mitarbeiter selbst buchen lassen. Natürlich muss das in einem gewissen Rahmen geschehen, der Richtlinien und Budget-Grenzen enthält. Doch in diesem Rahmen kann es durchaus Spielraum für eine individuelle Reiseplanung seitens des Business Travelers geben, zum Beispiel, wenn er auch in einem hippen Airbnb-Apartment übernachten darf.

Verbraucherportale bei der Geschäftsreise-Planung zu berücksichtigen, erfreut nicht nur die Mitarbeiter, sondern kann auch Kosten senken. Denn die Plattformen bieten meist günstige Konditionen an und sind sehr benutzerfreundlich. Können Mitarbeiter in einem Tool selbst Hotel, Flug, Zug oder Mietwagen wählen, ohne dabei in Vorkasse zu gehen und im Nachhinein Rechnungen zusammenzusuchen, haben sie weniger Grund, sich zu beschweren, Compliance-Richtlinien werden automatisch eingehalten und Office Manager können sich besser ihren anderen Aufgaben widmen.

Über den Autor

Seit Anfang 2019 verantwortet Eugen Triebelhorn als Geschäftsführer das Deutschlandgeschäft von TravelPerk. Das Unternehmen bietet eine Management-Plattform zur Buchung, Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen. Eugen Triebelhorn bringt mehrere Jahre Erfahrung in der B2B-Geschäftsentwicklung verschiedener Startups mit. Zuletzt war er Teil des Vorstands der Ground-Transport-Technologieplattform Distribusion Technology. Fünf Jahre lang war er für die Geschäftsentwicklung bei Getyourguide zuständig, wo er den globalen B2B-Vertrieb aufgebaut hat. Seine Karriere begann er im Gründerteam der Delivery Hero Holding.